Системный анализ и теория систем

Оглавление

 

ВВЕДЕНИЕ 1

Задание 1. Предпроектное обследование. Создание организационной модели 2

Задание 2. Предпроектное обследование. Создание функциональной модели 4

Задание 3. Предпроектное обследование. Создание информационной модели 7

Задание 5. Проектирование информационной системы. Выделение бизнес-процессов 11

Задание 6. Проектирование информационной системы. Анализ и оптимизация бизнес-процессов 13

Задание 7. Проектирование информационной системы. Проектирование базы данных 15

Задание 8. Проектирование информационной системы. Проектирование интерфейса системы 18

Заключение 22

Список  литературы 23

 

Введение

С ростом численности различных организаций сферы услуг стремительно усиливается и конкуренция, что неизбежно приводит к необходимости эффективно и рационально использовать имеющиеся ресурсы. В этих условиях для успешного ведения своего дела и поддержания требуемого уровня конкурентоспособности необходимо производить инвестиции в инструменты поддержания и развития бизнеса. Один из инструментов развития бизнеса автосервиса  – это  разработка и внедрение  системы по учету, хранению, анализу информации о персонале автосервиса, поставках автозапчастей, клиентах, заказах, а также информацию о услугах, предоставляемых автосервисом и сроках их выполнения.. Актуальность автоматизированных систем управления в первую очередь определяется корпоративными целями, такими как рост предприятия, получение прибыли, обеспечение непрерывности деятельности, увеличение рыночной стоимости компании. Экономические цели состоят в увеличении количества и качества оказываемых услуг, достижения оптимальной доли прибыли, обеспечения рентабельности, снижении расходов в большей степени за счет эффективности работы.

Целью данной курсовой работы является анализ предметной области автосервиса  для дальнейшего проектирования информационной системы. Для этого  необходимо выполнить моделирование   деятельности организации, выявить, так  называемые, «узкие» места в структуре  построения, функционирования предприятия,  выделить и проанализировать бизнес-процессы  и предложить пути их оптимизации. Следующим  этапом становится моделирование данных организации, проектирование базы данных и разработка приложений.  Предметом  детального анализа была выбрана  деятельность по обслуживанию клиентов автосервиса, так как работа этого подразделения является основой деятельности организации.

1. Предпроектное обследование. Создание организационной модели

 

При создании ИС должны быть выполнены действия по изучению  
деятельности предприятия. Вначале производится сбор информации о предприятии, его целях и задачах, структуре и финансово-хозяйственной деятельности. Также изучаются внешние процессы, взаимодействующие с предприятием, и среда, в которой предприятие осуществляет свою деятельность. В целом, до момента непосредственного проектирования ИС, должно быть получено комплексное описание предприятия и его бизнеса.

На первом этапе необходимо полностью  описать предметную область, в которой функционирует предприятие, определить его бизнес-правила, а также создать организационную схему предприятия, которая должна содержать:

• уровень руководства (верхний уровень схемы);
• уровень подразделений предприятия (средний уровень);
• нижний уровень, на котором детализируется структура подразделений предприятия (перечень должностей в подразделении, численный состав сотрудников каждой должности).

Подразделения и должности на схеме изображаются в виде прямоугольников с названием подразделения (должности) внутри. Связи между подразделениями должны отражать отношения административной подчиненности подразделений. Описание перечня обязанностей каждой должности приводится на естественном языке.

Целью деятельности автосервиса является диагностика и ремонт автомобилей.

Процесс оказания автосервисных услуг состоит из трех взаимосвязанных элементов

• Прием заказов на услуги от населения
• Выполнение заказов
• Реализация услуг.

В организационной структуре автосервиса  четыре подразделения — отдел по обработке заказов, мастерская по диагностике и ремонту автомобилей, бухгалтерия и отдел поставок. Отдел обработки заказов занимается приемом и обработкой заявок от  клиентов, записью их на очередь, а также ведет расчеты с клиентами.  Мастерская  состоит из специалистов различного профиля, которые диагностируют и обслуживают автомобили и рабочих, которые им помогают. Бухгалтерия занимается расчетами с поставщиками и выплачивает зарплату сотрудникам. Склад  занимается закупкой  автозапчастей и расходных материалов. На основе полученной информации можно сделать вывод о том, что организационная структура данного предприятия является линейно-функциональной.

Выполнение отдельных функций  по конкретным вопросам возлагается  на специалистов, то есть каждый орган  управления (либо исполнитель) специализирован на выполнение отдельных видов деятельности. Упрощенная организационная схема предприятия приведена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Организационная модель автосервиса

2. Предпроектное обследование. Создание функциональной модели

 

Цель работы. Получить представление о функционировании предприятия.

Функциональная  модель предприятия состоит из следующих  компонентов

• Первая часть схемы должна содержать информацию о взаимодействии предприятия с внешней средой (партнеры, клиенты и т.д.), «продукт», создаваемый компанией, и ресурсы, которые использует предприятие.
• На второй части схемы должно быть представлено взаимодействие отделов предприятия в ходе производственной деятельности. На схеме должно быть продемонстрировано, как ресурсы, полученные извне, превращаются в продукцию предприятия.
• Третья часть схемы состоит из подсхем, иллюстрирующих работу каждого отдела предприятия. Допускается не описывать работу отделов, не имеющих отношения к автоматизации.
• Блоками на схеме выделяются организации, отделы и сотрудники.
• Связи и товарно-денежные потоки между блоками отображаются стрелками. Видом и толщиной стрелок можно выделять различные типы и интенсивность связи. Стрелка должна содержать пояснение на схеме или в «Условных обозначениях» схемы.

Начнем  построение функциональной модели со внешних связей. Автосервисное предприятие получает заказы от клиентов на ремонт и техническое обслуживание автотранспортных средств. По выполнении заказа отремонтированные автомобили возвращаются клиентам. Для осуществления ремонта автосервис арендует помещения (гаражи, мастерские, офис) у организации-арендодателя и приобретает автозапчасти, расходные материалы, а также необходимое оборудование у фирм-поставщиков. Кроме того, предприятие взаимодействует с налоговой службой. Внешняя часть функциональной модели работы автосервиса может быть представлена в виде «черного ящика» следующим образом:

Рисунок 2 - Функциональная модель автосервиса (внешняя часть)

 

Рассмотрим  внутреннюю часть функциональной модели автосервиса.  Начальник автосервиса осуществляет руководство и планирование деятельности предприятия. Отдел обработки заказов принимает заявки на техническое обслуживание от клиентов, предает их в автомастерскую, устанавливая очередность выполнения заказов на основе данных о свободных местах и специалистах, полученных из автомастерской. Также этот отдел принимает оплату от клиентов и передает данные о полученных доходах в бухгалтерию. Автомастерская выполняет заказы в порядке очереди, при этом подает заявки на необходимые автозапчасти и расходные материалы на склад. Склад заказывает материалы, запчасти и оборудование и передает данные в бухгалтерию для расчетов с поставщиками. Бухгалтерия ведет учет доходов и расходов на основе  данных, полученных от других подразделений, и осуществляет внешние взаиморасчеты. Внутренняя часть функциональной модели автосервиса приведена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Функциональная модель автосервиса (внутренняя часть)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Предпроектное обследование. Создание информационной модели

 

Автосервис  поддерживает тесный информационный обмен  с клиентами, поставщиками автозапчастей  и расходных материалов для автомобилей  и арендодателями. Отдел по обработке заказов, общаясь с клиентами, формирует информацию о заявках на ремонт автомобилей, осуществляет запись клиентов  и передает эту информацию в автомастерскую. На базе информации, полученной от поставщиков, снабженцы формируют заказы на расходные материалы и запчасти, а бухгалтерия оплачивает счета. Владелец автосервиса, общаясь с арендодателями, осуществляет найм помещений для ремонта, взаимодействует с федеральными и муниципальными службами,  осуществляет функцию контроля всех подразделений организации, а также получает информацию от бухгалтерии (в виде текущих и итоговых отчетов, операционных данных и т.д.)В соответствии с этой информацией владелец осуществляет анализ и управление работой предприятия через организацию нисходящего информационного потока, содержащего приказы, распоряжения по организации, обязательные для исполнения подразделениями автосервиса.

Информационная  модель автосервиса представлена на рисунке 4.

 

Рисунок 4 - Информационная модель автосервиса

 

 

 

 

 

4. Предпроектное обследование. Определение миссии, выделение критических факторов успеха и проблем предприятия. Определение целей и задач системы

 

Миссия автосервиса

«Качественное и своевременное  оказание услуг населению по ремонту и техническому обслуживанию автотранспортных средств».

Критические факторы успеха

«Необходимые и достаточные  условия» выполнения миссии — критические факторы успеха:

1. Повышение производительности — максимум числа выполненных заказов в единицу времени за счет автоматизации ряда технологических операций.
2. Повышение качества обслуживания -  минимизация потери времени для клиентов, индивидуальный подбор и своевременная доставка  автозапчастей и расходных материалов.
3. Сокращение времени на выполнение всех технологических операций
4. Снижение затрат на основные технологические операции

 

.Структурные проблемы предприятия

1. Недостаточная скорость обслуживания – например, простой и ожидание клиентов из-за отсутствия свободных мест  и сотрудников автомастерской, приостановка ремонта из-за несвоевременной  доставки запчастей и т.д..
2. Обмен информацией с внешними организациями (вышестоящие организации, поставщики, удаленные клиенты)  ведется устно (лично или по телефону), либо по переписке, что может привести к потере  данных и дает дополнительную  нагрузку на персонал.
3. Недостаточная эффективность работы с документами: низкая скорость, дублирование и противоречивость.

Цели информационной системы

Для осуществления  миссии организации принято решение  разработать информационную систему, позволяющую повысить эффективность работы организации.

Задачи информационной системы

1. Повысить скорость и качество обслуживания клиентов путем внедрения электронного учета заказов.
2. Увеличить  производительность работы подразделений автосервиса за счет  автоматизации документооборота и финансовой отчетности – расчетов с клиентами, поставщиками и арендодателями
3. .Исключить противоречия,  дублирование  информации путем создания единой базы данных организации, доступной все составляющим системы управления.

Задание 5. Проектирование информационной системы. Выделение бизнес-процессов

 

 

 

Бизнес-процесс — логическая последовательность взаимосвязанных действий, которые используют ресурсы организации, для создания и получения в обозримом будущем полезного для заказчика выхода, такого как ПРОДУКТ или УСЛУГА. В отечественной литературе по менеджменту аналогом бизнес-процесса является организационно-производственный или финансово-хозяйственный процесс. Бизнес-процессы делят на основные, производящие основные выходы, получаемые клиентами организации, и вспомогательные, выход которых используется другими подразделениями организации. Процедуры измерения и управления процессами самостоятельными бизнес-процессами не являются. Например, при рассмотрении работы ресторана можно выделить основные бизнес-процессы: организация поставки продуктов, приготовление блюд, непосредственно обслуживание клиентов и вспомогательные бизнес-процессы: работа склада, бухгалтерии. Бизнес-процессы имеют более высокий уровень, чем технологические операции. Технологические операции — это составляющие бизнес-процесса. Бизнес-процессы отвечают бизнес-целям (эффективность с точки зрения получения прибыли, прямой или косвенной), а технологические операции — целям технологии (эффективность с точки зрения производства).

Правило выделения бизнес-процесса заключается  в следующем. Для выявления бизнес-процессов  необходимо составить перечень технологических  операций и выявить из этого списка группы операций, связанных между  собой бизнес-целью. Бизнес-процесс должен иметь поставщика и потребителя – внешний объект или другой бизнес-процесс.

В работе автосервиса можно выделить три основных бизнес-процесса: «Регистрация заказов», «Ремонт и обслуживание автомобилей», «Поставка автозапчастей и расходных материалов». В результате первого бизнес-процесса формируется очередь заявок на обслуживание. В результате эти заявки выполняются. В результате третьего бизнес-процесса пополняется склад автозапчастей и расходных материалов по мере необходимости.