Разработка автоматизированной информационной системы учета продаж фармацевтических препаратов

В результате вышеописанного положения дел управление организацией не может осуществляться в полном объеме. И выражается  это в том, что руководитель организации (равно как и руководители всех ее уровней) самостоятельно (без помощи заместителей, ответственных за те или иные направления деятельности), не владеют информацией в режиме реального времени и в случае необходимости не смогут оперативно ответить даже на такие вопросы: какие документы и по каким проблема находятся в работе; какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов и т.п.; а следовательно, оперативно среагировать на изменившуюся конъюнктуру рынка и принять верное решение.

«Источник причин большинства  проблем документооборота - изначальное  противоречие между требованием  централизованного управления документацией  и децентрализованной технологией  учета». Традиционный (каталожно-карточный, либо журнальный) учет работы с документами  на бумажных носителях ведется автономно  в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния  исполнения конкретного документа  состоит в последовательном сборе  данных о нем на всех этапах, требует  существенных трудозатрат и времени, а также зависит от квалификации сотрудников служб управления. Для  обеспечения эффективного централизованного  учета и контроля исполнения всех документов организации, службе документооборота необходимо оперативно отслеживать  и дублировать информацию об исполнении и движении каждого документа  в отдельности, получая ее из соответствующих  подразделений и централизованно  фиксировать (регистрировать) ее в своём  отделе. Это требует огромных накладных  расходов, строгой регламентации  работы всех структурных подразделений  и ее сотрудников, наличия квалифицированного персонала, больших трудовых и временных  затрат на проведение рутинных технологических  операций по поиску, сбору, обобщению  и анализу распределенной информации. На сегодняшний день, практически  ни одна организация не может позволить  себе проведение вышеперечисленных  работ в полном объеме.

Учитывая существующую тенденцию  увеличения количества поставщиков, объема товара и объема документооборота вопрос об автоматизации документационного  обеспечения управления, внедрения  в работу новых информационных технологий встает весьма остро.

При принятии решения об автоматизации  документооборота пред руководителем  неизбежно встанут вопросы:

Какие цели преследуются при автомтизиации и какие задачи должны быть решены?

Где проходит граница документооборота организации и что должно быть автоматизировано?

Цели автоматизации документооборота всех организаций, вне зависимости  от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

повышение качества и оперативности  управления, и как следствие этого  обеспечение конкурентоспособности  предприятия на рынке;

объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений  организации, включая территориально-удаленные;

обеспечение оперативного, и  в то же время разграниченного  доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

снижение трудовых и временных  затрат и накладных расходов, и  как следствие, получение экономического эффекта;

заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения  задач автоматизации документооборота организации, которые условно можно  систематизировать по следующим  областям:

Подготовка и оформление документов.

повышение качества и оперативности  подготовки документов, создаваемых  в организации;

унификация процесса работы с документами на всех этапах его  существования;

Организация документооборота и исполнения документов.

исключение дублирования ввода информации о документе  на различных этапах работы с ним (процесс регистрации);

исключение возможности  потери документа (создание документальной базы организации);

упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов – маршрутизация);

повышение оперативности  и качества работы исполнителей с  документами;

сокращение сроков исполнения и прохождения документов;

своевременное информирование сотрудников и руководства о  поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над  одним и тем же документом);

Организация  контроля исполнения документов.

объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных);

оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте  нахождения любого документа;

обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения);

Организация хранения документов, поисковая система.

обеспечение централизованного  хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических  образов и материалов к ним;

обеспечение возможности  оперативного поиска и организации  логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов;

Таким образом, суммируя все  вышесказанное можно сделать  вывод: автоматизация документационного  обеспечения управления организации, вне зависимости от ее организационно-правовых форм, ввиду комплексного подхода  к решению проблем документооборота,  повышает оперативность управления, эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно, приводит к повышению  конкурентоспособности на рынке.

 

1.3. Программная и  техническая архитектура ИС предприятия

 

В рассматриваемой нами аптеке уже внедрен программный продукт  М-аптека и ЦЕЗ, а бухгалтерия  использует Эскейп.

М-аптека и ЦЕЗ является платформой для построения приложений автоматизации управленческих и  документных процессов. Особенностью системы является объектно-ориентированная  архитектура, благодаря которой  возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу со сложноструктурированными данными и неформализованными динамическими процессами. В составе программного продукта содержатся базовые функции, позволяющие организовывать работу распределённых рабочих групп и создавать приложения автоматизации процессов. М-аптека и ЦЕЗ принято считать законченной системой автоматизации деятельности предприятия.

 

1.3.1. Основные функции

 

Основной функцией являются постоянный документооборот;

Просмотр прайс-листа, просмотр архива и просмотр отчета по забракованным  сериям ;

Работа с накладными –  постановка на товар, выгруз отмеченных накладных, формирования сообщения в офис о постановке товара;

Формирования отчетов  по родовым сертификатам;

Формирования отчетов  по товару за месяц;

Формирования ежедневного  отчета по товару;

Формирования заказа на товар;

Прием электронных документов и занесение их в реестр;

Просмотр наличия товара;

Дефектура по отделу;

Переработка готовых фрорм;

Но увы в эти программы не входит запись и регистрация информационных бюллетеней на новые препараты,  бюллетеней о продлении сроков годности препаратов и изъятии из аптечной сети. Нет договоров с обслуживающим персоналом. Таким образом, связь между поставщиками и аптекой становится  не постоянной   и нерентабельной. Требует улучшения и автоматизации.

Этим главным недостатком  и обусловлена задача разработки и внедрения новой информационной системы документооборота в организации.

 

1.3.2. Анализ существующих  разработок и выбор стратегии  автоматизации делопроизводства  взаимоотношении поставщиков лекарственных препаратов с аптекой

 

Обзор рынка программных  средств данного класса систем позволил проанализировать возможные финансовые затраты и соответствие функций, требуемых данной организации. Произведем сравнение нескольких самых крупных  ИС документооборота рынка программных  средств.

 

Таблица 2 – Сравнительные характеристики систем документооборота

	ЕВФРАТ - Документооборот	DocsVision	КАДО
Регистрация документов	+	+	+
Ведение регистрационной карточки	+	+	+
Ведение номенклатуры дел	+	+	+
Сканирование	+	+	+/-
Распознавание документов	+	+	+
Связанные документы	+	+	+
Прикрепленные файлы	+	+	+
Работа со словарями и справочниками	+	+	+
Сроки поручений	+	+	+
Поиск по реквизитам, по виду регистрационной  карточки	+ +	+ +	+ -
Списание документа в архив	+	+	+
Ведение архивов	+	+	+
Генерация отчетов	+	+	+
маршрутизация	+	+	+
Возможно ли внедрение собственными силами	да	нет	нет
Web-доступ	+	+	+/-
Классифика-ция ИС	Автоматизиро-ванная информационная система; Информационно-поисковая  система; Клиент-серверная ИС; Организационного управленя; Модельная.	Автоматизирован-ная информационная система; Информационно-поисковая  система; Клиент-серверная ИС; Организационного управления; Модельная.	Автоматизирован-ная информационная система; Информационно-поисковая  система; Клиент-серверная ИС; Организационного управления; Модельная.
Соответствие требованиям организации	+	+	+
Стоимостные оценки	7200$	9200$ + покупка СУБД	14700$ + покупка СУБД
Надежность ИС	+	+	+

 

 

Выводы

В данном разделе произведено  исследование предметной области. Предметом дипломного проекта является Аптека Ригла, которая является учреждением здравоохранения по лекарственному (Медикаментозного) обеспечению населения, учреждений здоровья, других учреждений, предприятий и организаций.

Основной целью деятельности Аптека Ригла является обеспечение населения, учреждений здравоохранения и других учреждений, предприятий, организаций продукцией медико-фармацевтического назначения (лекарственные средства - лекарства, лекарственные вещества, лекарственное растительное сырье, минеральные воды лечебные, иммунобиологические препараты, изделия медицинского назначения - перевязочные материалы и лейкопластыри, резиновые изделия санитарии и гигиены, аптечная посуда и рецептурное стекло, дезинфекционные средства, прочие медицинские товары; химреактивы).

Аптека Ригла в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и своим Уставом.

Таким образом, суммируя все  вышесказанное можно сделать  вывод: автоматизация документационного  обеспечения управления организации, вне зависимости от ее организационно-правовых форм, ввиду комплексного подхода  к решению проблем документооборота,  повышает оперативность управления, эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно, приводит к повышению  конкурентоспособности на рынке.

 

2 СПЕЦИАЛЬНЫЙ РАЗДЕЛ

2.1 Разработка проекта базы данных  аптеки «Ригла»

2.1.1 Инфологическая модель

В аптеке хранится препаратов, услугами аптеки пользуются тысячи клиентов. Для обеспечения  оперативности ведения информации о препаратах, с такими сведениями как способ применения, показания  к применению, фармакологические  свойства, производитель и т.д., информации о фирмах, поставляющих данные товары, цены, поставляемых препаратов  необходима автоматизированная система, основанная на современной базе данных. Использование  базы данных и автоматизированной системы  для работы с базой данных существенно  упростит, а главное вся информация, касающаяся препаратов в данной аптеке, будет храниться в одном месте. Если предоставить данную базу для  общего пользования, то клиенты, даже не имея специальной подготовки, смогут самостоятельно заказывать необходимые.  Время работы фармацевтов и провизоров значительно сократиться.

В аптеке необходимо хранить разнообразную информацию о препаратах, чтобы оперативно можно  было определить информацию о  том, для каких заболеваний необходимо принимать препарат, о его  форме  выпуска, типе препарата (витамин, биологически-активная добавка (БАК), лекарство, косметические  препараты), способ применения данного  препарата, показания к применению, фармакологические свойства, производитель. Необходимо учесть, что препараты  в аптеке могут присутствовать в  нескольких экземплярах, что препараты  могут поставляться одной фирмой, могут иметь одинаковое название, поэтому препаратам необходимо присваивать  некоторые уникальные шифры.

Также может  быть такое, что несколько препаратов лечат одно и тоже заболевание, и один препарат может лечить несколько заболеваний, поэтому и заболеваниям даны уникальные шифры.

Форма выпуска  у препарата может быть также  различной.

Информация  о фирмах должна быть полной и достаточной  для отправления заявки на препарат, то есть мы должны иметь почтовый адрес, индекс, или адрес электронной  почты, должны знать цену препарата  для каждой фирмы, номер телефона. При оплате клиентам необходимо знать  номер лицевого счета, банк, в котором  он зарегистрирован. Необходимо учесть, что среди названий фирм также  могут быть повторения для этого  у каждой фирмы должен быть уникальный шифр.

Работать  с базой данных «Аптека-препараты» будут следующие пользователи:

зав. аптеки;

фармацевты;

оператор  ЭВМ,

клиенты аптеки.

Пользователи базой данной «Аптека» должны иметь возможность  систематизировать список имеющихся  препаратов, т.е. распределять препараты  по типу, добавлять новые  и списывать  старые, иметь возможность быстро найти необходимый препарат, поставляющую его фирму, добавить фирму, удалить  фирму, иметь возможность заказать препарат.

База данных «Аптека» выполнит задачи повышение оперативности  пополнения аптеки медпрепаратами, сокращение времени учета препаратов в аптеке, поиск необходимых препаратов или  их заменителей (фармацевты), формирование заявки на препараты (фармацевты), формирование ведомости препаратов, необходимых  в аптеке (зав.аптеки).

В результате в БД аптеки «Ригла» используются следующие входные данные:

– информация о товарах,

– информация о заказах,

– информация о поставщиках,

– информация о сотрудниках,

– информация об аптеках.

Выходными данными являются запросы. Информация выводится на экран  в специальных формах, упрощающих работу с записями таблиц БД.

В дипломном проекте в  БД аптеки «Ригла» пользователю ограничен ввод даты из будущего. Также присутствует целостность таблицы, т. е. поддерживаются:

– уникальность строк таблицы. Определен первичный ключ таблицы, и значение его определено;

– все уникальные ключи, выявленные в ходе анализа предметной области. Эти ограничения реализуются в командах создания и модификации таблиц.

Проанализировав предметную область, мы можем сказать, что разработка базы данных для аптеки актуальна. Целью разработки базы данных «Аптека» и автоматизированной системы  для работы с ней является повышение  качества и скорости обслуживания клиентов, а также при общедоступном  пользовании самостоятельному выбору и заказу лекарств клиентами на прямую через фирму.

Эти цели могут  быть достигнуты за счет сокращения времени  поиска необходимых препаратов по определенным критериям, за счет снижения времени  поиска информации о фирмах.