Формирование штатного расписания и ведение личного досье персонала в организациях с использованием средств интегрированного пакета при

Тема: Формирование штатного расписания и ведение личного  досье персонала в организациях с использованием средств интегрированного пакета прикладных программ или на основе профессиональных прикладных информационно-ориентированных  систем.

 

 

Содержание

Введение

1. Методологическая характеристика проблемы
2. Обоснование выбора проектируемой задачи (задач) в управлении персоналом организаций

2.1. Характеристика проектируемой  задачи в управлении персоналом  организаций 

2.2. Организационно-экономическая  сущность проектируемой задачи  в управлении персоналом организаций 

2.3. Информационное обеспечение  решения задач в автоматизированном  режиме

3. Практическая реализация  задачи (задач) в автоматизированном  режиме

3.1. Разработка алгоритма  (процедур) решения автоматизированной  задачи в управлении персоналом  организаций 

3.2. Использование выбранного  программного обеспечения персонального  компьютера

4. Машинная программа  реализации проектируемой задачи  на компьютере и выходные форматы  проектирования

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

 

Введение

Ни одна организация не может существовать без наличия  в ней персонала, выполняющего функции, необходимые для ее корректной и  полноценной жизнедеятельности. Для того, чтобы руководитель всегда мог контролировать рабочие процессы в организации ему необходимо иметь полную базу данных о сотрудниках, их личной и профессиональной деятельности.

Первичная общегосударственная  стандартизация документации приема, увольнения и ведения личных дел  сотрудников принесла положительные  результаты,в том числе и уменьшение случаев недостатка информации об определенных сотрудниках и их деятельности, однако, оформление личных дел и составление штатного расписания вручную может занимать длительное время, которое могло быть потрачено сотрудником кадровой службы на более важные операции. Поэтому многие компании стремятся автоматизировать процесс учета кадров, составления штатного расписания и иных действий с базой данных кадрового состава сотрудников.

Актуальность тематики курсового  проекта «Формирование штатного расписания и ведение личного  досье персонала в организациях с использованием средств интегрированного пакета прикладных программ или на основе профессиональных прикладных информационно-ориентированных  систем.» можно связать напрямую с тотальной компьютеризацией и автоматизацией различных процессов, протекающих внутри компании.

Целью курсового проекта  является создание унифицированной  системы формирования штатного расписания и ведения личных дел сотрудников  в автоматизированном режиме посредством  выбранного программного комплекса  профессионально прикладной информационно-ориентированной  системы AиТ:Управление персоналом/Кадры.

Для выполнения цели следует  выполнить следующие задачи:

1. Сбор информации по организации для создания базы данных
2. Изучение теоретических аспектов тематики и определение необходимости использования программных комплексов для решения задач кадрового учета
3. Изучение программного комплекса АиТ:Управление персоналом для работы с базой данных
4. Практическое применение программного комплекса для создания личных карточек сотрудников и составления штатного расписания. 
   
1. Методологическая характеристика проблемы

Ни одна организация, вне  зависимости от ее размеров, сферы  деятельности и типа юридического лица, не может обойтись без персонала, выполняющего определенные функции, необходимые  для бесперебойной работы организационных, производственных и операционных процессов.

Для того чтобы сотрудники могли выполнять свои функции  не только качественно, но и максимально  быстро, почти каждый процесс в  компании можно автоматизировать. Естественно, все зависит не только от размера  фирмы, но и от ее вида деятельности. Различные производственные компании автоматизируют преимущественно производственные процессы, в то время как компании операционного характера автоматизируют процессы ведения учета, а также  выполнения части операционных функций, которые отнимают большой объем  времени, но могут быть полностью  или частично перенесены на программное  обеспечение.

Руководитель компании должен иметь постоянный доступ к данным о сотрудниках организации. Эти  данные должны своевременно вноситься  и обновляться отделом кадров, бухгалтерией и иными отделами, имеющими отношение к изменению данных о сотрудниках. Кроме того, руководителю необходима возможность оперативной  постановки задач менеджерам отделов. Для этого обычно используются почтовые программы и специальные модули программных комплексов, позволяющие  своевременно оповещать сотрудников  о поставленных задачах. По мере выполнения задач сотрудники обязаны отчитываться перед руководителем подразделения, либо компании, для чего также может  быть использован программный комплекс.

В организациях, которые  можно отнести к социально-трудовой сфере, используется различное программное  обеспечение, которое позволяет  систематизировать наиболее важную информацию и совершать операции с данными, в случае необходимости.

Наиболее сложными и трудоемкими  являются процедуры, связанные с  ведением личных дел сотрудников, заполнением  их личных карточек и составлением штатного расписания, в котором отражается полная картина занятости каждого сотрудника компании.

Первым шагом в автоматизации  учета этих данных была унификация и стандартизация бланков документов, подшиваемых в личное дело. Стандартизация помогла уменьшить затраты времени, затрачиваемые на обработку данных о сотрудниках, однако, для дальнейшей их обработки приходилось совершать  множество трудоемких и, главное, затратных  по времени операций.

Именно в этот момент самым  логичным путем оптимизации процессов  учета стала автоматизация.

Для автоматизации операций, проводимых с документами бухгалтерского, кадрового и иных видов учета, возможно при помощи прикладных продуктов, программ и информационно направленных программных комплексов. 

К таким комплексам, представляющим собой готовое решение в области автоматизации документооборота, постановки задач, стратегического и оперативного управления, а также оперативного учета данных и иных операций управления в социально-трудовой сфере можно отнести следующие:

• «Атлант кадры» (разработчик компания Информ);
• «Бизнес кадры» (разработчик компания Галактика);
• «Босс-кадры»;
• «Дело»;
• «Евфрат»;
• «Кадры» (разработчик компания  Soft SB); 
• «Крон»; «Летограф»;
• «Оптима»; «Рекрутер»;
• «Сотрудники предприятия» (разработчик компания  Ara XGroup);
• «Управление кадрами» (разработчик компания Infin);
• «Управление персоналом» (разработчик компания  Парус);
• «Учет личного состава» (разработчик компания Инфософт);
• «Фараон»;
• 1С: предприятие;
• АиТ: кадры.

Каждая из вышеперечисленных  программ либо представляет собой готовое  решение в области управления персоналом, либо имеет инструменты, необходимые для разработки такого решения. Некоторые компании обращаются к программированию и специалистам в этой области, чтобы иметь возможность самостоятельно ставить задачи, которые должна выполнять та или иная программа.

Большая часть таких решений  – платная, однако, есть бесплатные, а также урезанные аналоги, предназначенные  для обслуживания процессов автоматизации  в небольших компаниях.

Наиболее сложной и  затратной является процедура систематизации и автоматизации обработки личных данных сотрудников, а также составления штатного расписания компании, в котором должны быть учтены не только постоянные сотрудники, но и сотрудники, работающие по совместительству, фрилансеры, работающие на компанию и иные лица, связанные с компанией в качестве персонала.

Первично необходимо автоматизировать ведение личных карточек сотрудников, которые заносятся в форму  Т-2, регламентированную трудовым законодательством  РФ. После чего личные данные обрабатываются выбранным программным комплексом и с ними можно совершать различные  операции.

Наиболее важными аспектами  делопроизводства компании можно назвать  управленческий оборот, а также оборот бухгалтерских счетов. Именно по этой причине многие компании используют программные комплексы, позволяющие  сочетать несколько видов учета  в одной программе. К этим программам можно отнести:

- 1С. Масштабный программный  комплекс, имеющий в каждй своей ветке единый формат и позволяющий использовать данные, введенные при помощи одного программного продукта, в другой базе данных, используемой в данной компании. Продукты 1С больше подходят для обеспечения жизнедеятельности крупных и очень крупных организаций, так как подразумевают использование сложной системы структурных подразделений, не имеют ограничения в количестве сотрудников и численности выполняемых задач, а также имеют множество надстраиваемых модулей и могут быть дополнительно запрограммированы.

- АиТ. Менее развитый проект, нежели «гигант учета» 1С, созданный для облегчения работы небольших компаний, в которых используются системы автоматизации учета кадров, бухгалтерской и финансовой документации и иных документов. Для оперативного управления небольшой компанией подобный программный комплекс будет практически не заменимым, так как в нем удобно работать с небольшими объемами данных. Кроме того, комплекс имеет программируемую часть, которую можно настроить на выполнение определенных операций.

В компании НПО «СТАРТ» численность персонала достаточно мала, однако, штат сотрудников расширяется, в связи с чем возникла необходимость автоматизации учета данных о сотрудниках, а также составления учетного расписания, согласно общей структуре подразделений компании

Для выполнения этой задачи была выбрана программа АиТ: Кадры, которая позволяет не только систематизировать и стандартизировать данные о сотрудниках в автоматическом режиме, но и имеет встроенные модули расчета заработной платы по нескольким схемам, а также позволяет составить табель учета рабочего времени, графики отпусков, штатное расписание и другую документацию, необходимую для оперативного управления. Кроме того, программа поддерживает работу в многопользовательском режиме, в том случае, если установлена на серверную станцию, что позволяет использовать введенную информацию не только непосредственно руководителю компании, но и персоналу, отвечающему за ввод этих данных и операции с ними: бухгалтер, менеджер отдела персонала и иные лица, имеющие соответствующие полномочия. Также программа позволяет составлять график аттестационных мероприятий, аудиторских проверок и формировать кадровый резерв, что, в некоторых случаях, может быть немаловажно. Кроме того, АиТ позволяет формировать и выводить в виде документа определенной формы любую информацию, которая может потребоваться: заявления, письма, договора, личные карточки и иные документы.

 

 

 

2. Обоснование выбора проектируемой задачи (задач) в управлении персоналом организаций 

1. Характеристика проектируемой задачи в управлении персоналом организаций

Объектом изучения данного  курсового проекта является персонал организации, а также проект автоматизации  учета персонала организации.

Задача проекта:

Формирование штатного расписания и ведение личного досье персонала  в организациях с использованием средств интегрированного пакета прикладных программ или на основе профессиональных прикладных информационно-ориентированных  систем.

Трудоемкость выполнения задачи:

Задача может быть выполнена  посредством задействования двух сотрудников: программиста и менеджера по персоналу. В задачи программиста или системного администратора входит установка программного пакета и его настройка под нужды организации. Задачей менеджера по персоналу является заполнение личных карточек сотрудников и оформление сопутствующей документации посредством программного пакета.