База данных “Студенты”

 

 

 

 

 

 

1.  Содержание

 

                              Аннотация

Этот программный продукт  обеспечивает удобное управление БД “Студенты”.

В этом программном продукте выводится необходимая статистика. Созданы удобные формы для  редактирования и вывода на экран  информации.

Результат контрольной работы – создание автоматизированной базы данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Введение

1. Общие положения

Существует три группы, в которых обучается некоторое  количество студентов. Студенты в группах различаются по фамилиям, по номерам зачетных книжек, по принадлежности к группе.

В группах записано определенное количество студентов, которые сдают экзамены и выбирают дисциплины, которые хотят послушать. Ввод новых студентов обеспечивается при помощи форм.

Для получения статистики созданы запросы, затем результаты этих запросов выводятся при помощи форм для более наглядного представления информации. В своей курсовой я использовал различные типы запросов: запрос на выборку, запрос на обновление. База данных полностью обеспечена формами для работы с ней. При запуске базы данных автоматически выводится главная кнопочная форма, которая служит для открытия других форм, страниц, отчетов, для запуска запросов.

Главная цель курсового  проектирования – создание автоматизированной базы данных для реализации процессов управления операций со студентами.

Приложение Microsoft Office Access  представляет собой инструмент, позволяющий реализовать поставленную цель.

Достижение цели осуществляется посредством  комплекса задач:

1. проектирование и создание таблиц для хранения данных;
2. ввод данных;
3. разработка форм, запросов, страниц и других элементов базы, предназначенных для просмотра, редактирования и вывода информации;
2. Основные этапы проектирования базы данных
1. Определение цели создания базы данных.
2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.
3. Определение необходимых в таблице полей.
4. Задание индивидуального значения каждому полю.
5. Определение связей между таблицами.
1. Определение цели создания базы данных

На первом этапе  проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

2. Определение нужных для базы данных таблиц

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

3. Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица  содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы.

4. Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать  данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице.

5. Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей  необходимо выбрать схему для  связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Схема данных:

 

3. Описание предметной области

1. Цели и задачи анализа

При выполнении заданий на контрольную работу не обойтись без использования различных функций и условий. В основном я использовал функции для построения запросов.

1. Печать списка студентов, желающих послушать дисциплину Х;
2. Получение файла экзаменов;
3. Печать списка неуспевающих студентов по группам и по дисциплинам, а также списки неуспевающих студентов для преподавателей, ведущих эту дисциплину;
4. Печать списка на отчисление.
2. Методика анализа
1. Печать списка студентов, желающих послушать дисциплину Х.

Сначала создаем  запрос на выборку по таблице “студенты”, включив поля: индекс группы, фамилия студента, ср_балл и “дисциплину” (в зависимости от того какая дисциплина требуется). Далее в конструкторе в условии отбора для поля “дисциплина” ставим “да”, в сортировке для поля ср_балл – по убыванию. В наборе значений укажем 8, так как требуется отобрать восемь студентов, имеющих более высокий средний балл.

2.  Получение файла экзаменов.

Сначала создаем  форму “ввод оценок за экзамен”,

включив поля индекс группы и фамилия студента из таблицы студенты и поля информатика, математика, история, философия и  эк_теория из таблицы экзамен. Затем создаем запрос на обновление поля ср_балл из таблицы студенты, указав в обновлении для поля ср_балл:  (экзамен!информатика+экзамен!математика+экзамен!история+экзамен!эк_теория+экзамен!философия)/5.

3. Печать списка неуспевающих студентов по группам и по дисциплинам, а также списки неуспевающих студентов для преподавателей, ведущих эту дисциплину.

Создаем запрос на выборку, включив поля индекс группы и фамилия студента из таблицы студенты и поле “дисциплина” (в зависимости от того какая дисциплина требуется), указав в условии отбора для поля “дисциплина” <=3.

 Далее  создаем отчет по данному запросу.

4. Печать списка на отчисление.

Сначала создаем  запрос на выборку, включив поля индекс группы, фамилия студента, информатика, математика, история, философия, эк_теория из таблицы экзамен. Далее экспортируем этот запрос в MS Excel. В листе MS Excel создаем новый столбец количество двоек и задаем значение при помощи функции Счетесли, указав диапазон $C2:$G2 и критерий 2. Потом уже в MS Access импортируем лист MS Excel в MS Access в таблицу Список на отчисление. Затем создаем запрос по всем полям таблицы Список на отчисление. В конструкторе в условии отбора для поля количество двоек укажем >=2. Далее создаем отчет по этому запросу.

 

 

 

4. Техническое задание

1. Постановка задачи

Разработать автоматизированную базу данных для реализации процессов управления операциями над студентами. Цель разработки - повышение оперативности и качества процесса управления операциями над студентами.

2. Требования к программному продукту

Создать файл БД, содержащий сведения о том какие из пяти предлагаемых дисциплин по выбору желает слушать студент.

 Атрибуты: фамилия студента, индекс группы, 5 дисциплин, средний балл успеваемости.

1. Дополнить основную базу до 60 записей.
2. Ввести новые файлы  со следующей информацией:
• фамилия преподавателя
• должность
• читаемая дисциплина
• дата экзамена
• фамилия студента
• номер зачетной книжки
3. Написать программу, которая печатает список студентов, желающих послушать дисциплину Х. Если число желающихпревысит 8 человек, то отобрать студентов, имеющих более высокий средний балл успеваемости.
4. Напечатать, реализовав прграммно, экзаменационные ведомости.
5. Написать программу получения из основного файла файла экзаменов для ввода него оценок за экзамены. Изменить в соответствии с оценками средний балл.
6. Напечатать списки неуспевающих студентов по группам и по дисциплинам, а также списки неуспевающих студентов для
7. преподавателей, ведущих эту дисциплину.
8. Получить дополнительные ведомости для неуспевающих студентов.
9. Получить списки на отчисление, если количество двоек >=2.  

5. Описание программного продукта

1. Назначение и функции программного продукта

Автоматизированная деятельность заключается в обработке полученной информации и выводе введенной, переработанной и полученной информации через формы, запросы и страницы.

2. Состав входной информации

Нужная для работы БД информация вводится через формы. Список входной информации БД:

1. Для таблицы «студенты»:
1. код студента;
2. индекс группы;
3. фамилия студента;
4. информатика;
5. история;
6. математика;
7. философия;
8. эк_теория;
9. ср_балл;
10. номер_зачетки.
2. Для таблицы «преподаватели»:
1. фамилия преподавателя;
2. должность;
3. код преподавателя;
4. читаемая дисциплина.
3. Для таблицы «экзамен»:
1. фамилия студента;
2. дата_экзамена_инф;
3. информатика;математика;
 

4. дата_экзамена_мат;
5. дата_экзамена_ист;
6. история;
7. дата_экзамена_экт;
8. эк_теория;
9. дата_экзамена_фил;
10. философия.
3. Состав выходной информации

Информацию которую  ввели в таблицы: «студенты», «преподаватели»  и «экзамен» можно считать  выходной информацией т.к. эту информацию можно посмотреть при помощи соответствующих форм.

Список выходной информации:

1. Список неуспевающих студентов:
1. дата выдачи книги;
2. код книги;
3. фамилия читателя, взявшего эту книгу;
4. стоимость книги;
5. название книги.
2. Список студентов, желающих слушать дисциплину Х:
1. индекс группы;
2. фамилия студента;
3. информатика;
4. математика;
5. история;
6. философия;
7. эк_теория.
3. Список на отчисление:
1. индекс группы;
2. фамилия студента;
3. количество двоек.
4. Структура и состав баз данных
1. Состав баз данных.

Данная база данных состоит из 3 таблиц: «студенты», «преподаватели», «экзамен».

Таблица 1 "студенты"

Таблица 2 "преподаватели"

Таблица 3 "экзамен"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Структура баз данных.

 

Рисунок 1 Взаимосвязь баз данных

5. Требования к вычислительной среде

Для создания этой базы данных я использовал Microsoft® Access 2002 (10.3409.3501) SP-1. Для запуска этой базы данных потребуется Microsoft® Access 2002 или более поздние версии этой СУБД.

6. Руководство по установке программного продукта
1. Состав файлов программного продукта:
1. курсовая 1.mdb – приложение Microsoft Access;
2. неуспевающие студенты.htm – HTML Document;
3. СПРАВКА.htm – HTML Document;
4. Лист Microsoft Excel.xls – приложение Microsoft Excel.
2. Для корректной работы копируйте папку «Курсовая» в корневой каталог диска С.