Информационное обеспечение государственного управления

1.2. Информационные  качества управленческих решений.

С точки зрения информации, заложенной в управленческих решениях, к последним предъявляются следующие  требования. Прежде всего, необходимо, чтобы управленческое решение и  в констатирующей, и в резолютивной частях отличалось полнотой информации, относящейся как к анализу  и оценке, так и к последующему изменению, развитию рассматриваемого вопроса. Учитывая сложность управленческих проблем, на практике стремятся отразить в одном решении лишь их отдельные  аспекты, стороны, взаимосвязи. Так  легче готовить и принимать решения. Но при этом упускают из виду, что  главный смысл информации в управленческом решении связан с будущим, с его  влиянием на управляемые процессы. Для их преобразования как раз  и нужна полная информация, выраженная в управленческом решении. Тем более, что именно она предназначена  для того, чтобы преобразовывать  управляемый объект в искомом  направлении, содержании и объеме. Проблема информационных качеств управленческих решений не ограничивается принятием  информационно насыщенных актов; она  имеет «проход» и в этап их реализации, поскольку именно в нем проявляется  действенность информационного  содержания управленческих решений. Здесь тоже существуют условия, соблюдение которых способствует сохранению информационных «импульсов» и доведению их до «места назначения»:

• передача информации, заключенной в управленческом решении. Важное значение имеет быстрота передачи информации, которая прямо связана с рациональностью и эффективностью управления, поскольку замедление, тем более существенное, ведет кпотере информации, ее застареванию, снижению ее организующе-регулирующих возможностей. Ведь пока информация еле-еле движется по иерархии управляющей системы, могут коренным образом измениться условия и факторы, вызвавшие содержание данного решения. Не менее значимо и сохранение аутентичности  управленческой информации при ее передаче. При проходе через многие звенья, особенно в случаях принятия решений «во исполнение», информация нередко получает такое толкование, которое может и отличаться от оригинала. Поэтому необходимо как можно быстрее и «прямее» направлять управленческие решения непосредственно исполнителям;
• понимание, комментирование информации, выраженной в соответствующем управленческом решении. Толкование, комментирование управленческого решения призван вести тот государственный орган, который его разрабатывал и принимал;
• организация обратных информационных связей, оперативного информационного контроля, позволяющих своевременно и достоверно знать о том, как прошла передача информации, как она сохранилась и понята, как воспринята, усвоена и принята к исполнению. Такое знание создает возможности для повторного разъяснения (при необходимости), дополнительного комментирования, принятия иных мер, гарантирующих правильное начало реализации решения. Здесь же обращено внимание только на моменты, относящиеся к обеспечению должных информационных качеств управленческих решений.

Особо в данной теме хотелось бы подчеркнуть, что каждое управленческое решение должно исходить и вписываться  в действующую нормативную управленческую информацию, согласовываться с ней  в содержательном, пространственном (поле действия) и временном отношениях. В любом отдельном случае необходимо «вписывание» решения в совокупность управленческих решений, принятых в  рамках управляющей системы, известных  управляющих подсистем, соответствующего государственного органа. Столь же актуальна и взаимосвязь информации, заключенной в решении, с подготовительной и, в возможных пределах, с последующей (связанной с реализацией) информацией. Системная согласованность информации, содержащейся в решении, по вертикали (по иерархии решений) и по горизонтали (внутри органа и между этапами  информационной деятельности) является важным условием эффективности информационного  обеспечения управленческих решений.

1.3. Организация  информации в системе государственного  управления. Принципы организации  информации.

Известно, что в государственном  управлении циркулирует огромная по объему, разнообразию и динамике информация. Одна её часть носит непосредственно  управленческий характер, связана с  формированием и реализацией  управляющих воздействий, другая —  по масштабам, очевидно, значительно  большая — выражает взаимосвязи  государства с обществом, его  многочисленными проявлениями, с  потребностями и интересами миллионов  граждан. В данном случае речь идет об организации управленческой информации, хотя сказанное может быть соотнесено и информацией вообще.

Сейчас признано не только у нас, но и за рубежом, практически  во всех развитых государствах, что  существует очень сложная проблема упорядочения управленческой информации, которая для своего решения требует  общенациональных и мировых усилий, в том числе и по линии Интернета. В нескольких странах уже приняты  законы о «борьбе с бумажной работой». Назовем только несколько направлений совершенствования организации управленческой информации, не требующих особых капиталовложений или сверх усилий и находящихся в пределах сегодняшних возможностей государственно-управляющей системы.

Важная роль в организации  движения управленческой информации принадлежит  обогащению содержания единицы информационных материалов: введению в них лишь тех сведений, данных, показателей, которые обладают информационными  признаками, актуальными для управленческих решений и действий.

Необходимо далее четко  структурировать управленческую информацию. Ведь информация должна двигаться таким  образом и иметь такие параметры, чтобы ею удовлетворялись информационные потребности государственных органов, должностных лиц, других участников управленческих процессов.

С этой точки зрения следует  различать информационные возможности (и проблемы) органов, действующих  на принципе коллегиальности, и органов  единоначальных. В первом случае каждый член коллегии может обрабатывать определенную информацию и выносить ее на обсуждение всей коллегии, отчего информационная емкость этих органов очень высока. В единоначальном органе, если подходить  к делу не формально, а по существу, всю входящую и выходящую информацию призван анализировать единолично руководитель (единоначальник).

Заслуживают внимания информационные аспекты принципов - двойного подчинения и линейно-функционального. Достоинства  названных принципов зависят  от того, как они уравновешены в  соответствующих направлениях. Отсюда актуальность анализа содержания, объема и целесообразности управленческой информации, идущей по указанным каналам. Каждый из них должен нести свою информацию, отражающую, с одной  стороны, проблемы кооперации, горизонтальной концентрации, а с другой — специализацию, дифференциацию управления, его субординационные зависимости.

Свои нюансы, требующие  анализа, существуют в информационном обеспечении законности в государственном  управлении. Это входы и выходы и внутреннее движение управленческой информации по подсистемам государственных  органов, по структурным подразделениям и должностям того или иного органа, распределение информации между  руководителями и исполнительским  персоналом, доступ к информации различных  категорий государственных служащих и другие моменты, фиксирующие и  характеризующие законность управленческих решений и действий. Все должно вершиться в правовых рамках со строгим  соблюдением правового статуса  государственных органов и действующих  должностных инструкций.

В структурализации управленческой информации в последнее время  заслуженное значение отводится  независимой и объективной экспертизе. Именно она призвана определять качество и актуальность информации. Сегодня, когда государственному управлению необходимо придать подлинную рациональность, необходимо укреплять социальный и  правовой статус экспертизы управления, передавать ее проведение обществу, его  научным учреждениям, союзам и ассоциациям  специалистов, средствам массовой информации, общественным организациям и общественному  мнению. Экспертиза мыслится как явление, которое формируется за пределами  субъекта государственного управления и затем вводится в управленческие процессы, начинает здесь «взвешиваться», вписываться в систему целей  и соответствующих информационных потоков.

Множественность повторяющейся, тождественной информации, необходимость  правильной передачи и адекватного  восприятия ее смысла, актуальность быстрого поиска нужной информации и другие причины обусловливают целесообразность унифицированных, стандартных форм ее выражения и закрепления, широкого использования типовой документации, повышения качественного уровня и уплотнения содержания информации в каждом ее носителе. Образцы, эталоны  различных документов, в том числе  и управленческих решений, особенно связанных с разрешением определенного  класса задач, ситуаций, вопросов, существенно помогают в работе над информацией и повышают ее качество. Поэтому всем государственным служащим целесообразно хорошо знать документоведение.

Состояние информационного  обеспечения государственного управления во многом зависит от распределения  информации внутри государственного органа и ее качества. На первом месте здесь  стоит информационное обслуживание руководителей или руководящего звена. Эта категория должна очень  хорошо владеть входящей и исходящей  информацией. На второе место можно  поставить вопрос о распределении  информации между должностными лицами, в частности, о том, должен ли кто-либо еще, кроме непосредственного исполнителя, знакомиться с соответствующей  информацией. Руководитель может и  должен маневрировать движением  информации в возглавляемом государственном  органе, не допускать, чтобы кто-либо монопольно владел какой-то частью информации, так распределять информацию, чтобы  она всегда рассматривалась объективно. Необходимо также добиваться доступности  информации для всех должностных  лиц этого органа, ибо подобное способствует лучшему исполнению служебных  функций.

В информационной работе весомое  место принадлежит контролю за информацией, точнее, контролю за воплощением в  жизнь тех интересов, запросов, требований, задач и т.д., которые выражены и закреплены в информации.

Можно назвать следующие  направления контроля информации:

• контроль за аутентичностью понимания содержания информации;
• контроль за соответствующим (по принадлежности, назначению и т.п.) движением информации; контроль за превращением содержания информации в социальную практику — в конкретные поступки, действия, преобразования;
• контроль за соответствием отчетной информации директивной.

2. ИНФОРМАЦИОННОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ.

Информационная  система — это организационно- упорядоченная совокупность документов (массив документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, отвечающая потребностям информационного обеспечения процесса управления деятельностью организации.

Управленческая информация по структуре делится на распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т.д.

Информация в зависимости  от источников поступления делится  на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, форрмирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Использование ее характеризуется вышкой степенью регламентированности как в отношении предоставления, так и использования.

Значительный объем внутренней информации занимает исходная информация: организационно-хозяйственная — сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техническом, административно-хозяйственном обеспечении и службах; о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т.е. отражающая ход производственно-управленческого процесса. Еще более регламентированный вид внутренней информации — исходящая информация, т.е. документы, создаваемые в системе управления. Они делятся на: а) документы внутреннего пользования; б) документы для выдачи во внешние системы.

Информация об управляющих воздействиях по содержанию является одним из видов оперативно-технической информации, так как включает сведения о функционировании подразделений, осуществляющих принятие решений для поддержания системы в заданных рамках, режимах. Форма их предоставления — приказы, распоряжения, инструкции. Регламентированность заключается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения многообразны. Из регламентированности вытекает возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков и т.д. Еше одно проявление регламентированности заключается в заданности временных и ситуационных характеристик.

Внешняя информация — сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сообщений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны, и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообразного использования первичных документов.