Реализация процессного подхода в ГРГУ ИМ. Я.КУПАЛЫ

В университете функционирует система  менеджмента, которая распространяется на все процессы организации (ряд  процессов жизненного цикла продукции, ряд процессов обеспечения ресурсами  и др.).

Для того чтобы корректировать работу данной системы, центр университетского менеджмента проводит анализ результативности менеджмента каждого из процессов.

Результативность процесса НИИД по итогам 2011 года составила 107,1%, процесса «Учебный процесс» - 108,1%, процесса «Воспитательно-идеологической работы» - 137,5%, процесса «Менеджмент  ресурсов» - 130,2%. Данные показатели свидетельствует  о некорректном планировании ряда показателей, выполнение которых было превышено  в несколько раз. При этом ряд  показателей был существенно  либо полностью не выполнен. Результативность процесса «Проектирование и разработки»  по итогам 2011 года составила 75%, процесса «Система менеджмента университета» - 48%.

Если говорить о оценке удовлетворенности потребителей, то наблюдается положительная динамика уровня удовлетворенности. По пятибалльной шкале средний уровень удовлетворенности  трех основных категорий потребителей в 2011 г. составил: персонал – 3,7 (2010 год – 3,1), наниматели – 4,0 (2010 год – 3,9), студенты (1-4 курс) – 4,3 (2010 год – 4,2). По остальным группам исследования впервые проводились в 2011 г. и уровень удовлетворенности составил: выпускники – 3,5; магистранты – 3,7; аспиранты – 4,3, молодые специалисты – 3,9 [10].

Таким образом, комплексная оценка результативности системы менеджмента ГрГУ им. Янки Купалы составила 76,6%, что соответствует  достаточному уровню функционирования. При этом уровень результативности корректирующих и предупреждающих  мероприятий (41,6%) – недостаточный.

Данные  показатели говорят о необходимости  внесения коррективов в оперативный  план университета, а также очевидной  является необходимость повышения  удовлетворенности, прежде всего, персонала, выпускников и обучающихся.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. РеАЛИЗАЦИЯ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА учреждения образования ГрГУ имени Янки Купалы

 

3.1. Описание элементов системы  менеджмента университета

 

Руководством  университета уделяется внимание обеспечению  результативного планирования, осуществления  процессов и управления ими. Высшее руководство обеспечивает:

• планирование системы менеджмента, в том числе системы менеджмента качества,
• достижение на соответствующих уровнях организации измеримых целей в области качества, согласующихся с политикой в области качества;
• сохранение целостности системы менеджмента при планировании и внедрении в нее изменений;
• организацию и функционирование системы обратной связи от потребителя, включая жалобы потребителя и других заинтересованных сторон;
• анализ системы менеджмента со стороны руководства.

Планирование качества.

В университете определены критерии и методы, необходимые  для обеспечения результативности как при осуществлении управляющих, основных и обеспечивающих процессов, так и при управлении ими. Руководство  университета обеспечивает:

• планирование системы менеджмента качества для выполнения требований, установленных в п. 4.1 СТБ ISO 9001-2009, а также для достижения целей в области качества;
• сохранение целостности системы менеджмента качества при планировании и внедрении в нее изменений.

В СТУ  содержится описание модели системы  менеджмента, включающей процессы менеджмента, основные и поддерживающие процессы. Для каждого процесса приводятся основные характеристики: наименование, владелец, ответственные исполнители, цель, входы, выходы, ресурсы, критерии для оценки, методы мониторинга.

Управление информацией.

ГрГУ  им. Янки Купалы обеспечивает управление информацией внутри университета и  обмен информацией с внешним  окружением, включая вышестоящие  руководящие государственные и  отраслевые органы, региональные власти, предприятия, организации и потребителей. Университет обеспечивает ресурсную  и технологическую поддержку  управлению информацией. Горизонтальный обмен информацией в университете включает в себя информирование посредством  документов на бумажных и электронных  носителях, сайта университета, стендов, подсистем АСУ. В университете обеспечивается возможность доступа персонала  в интернет с рабочих мест, установка (разработка) необходимого программного и технологического обеспечения  для управления информационными  потоками. Информационное поле университета составляют вузовские электронные (сайт) и печатные (газета «Гродзенскi ўнiверсiтэт») СМИ. Особую разновидность  информационных сообщений представляет рекламная и имиджевая продукция  университета, основное назначение которой  – доведение до потребителя информации об университете, в том числе о  совершенствовании системы менеджмента.

Менеджмент персонала.

В университете ведется целенаправленная работа по обеспечению деятельности по предоставлению образовательных услуг, проведению НИИД, административно-управленческим персоналом, учебно-вспомогательным  персоналом, профессорско-преподавательским  составом, обеспечивающими соответствие всех видов услуг установленным  требованиям. Университет обеспечивает необходимый уровень квалификации и компетентности всех категорий  сотрудников, для чего:

• проводит анализ обеспеченности университета персоналом;
• осуществляет планирование качества в области менеджмента персонала, устанавливает квалификационные требования к преподавателям и сотрудникам, определяющие необходимую компетентность данных категорий персонала, выполняющего работу, которая влияет на соответствие образовательных услуг и результатов научно-исследовательской и инновационной деятельности установленным требованиям;
• обеспечивает соответствие законодательным требованиям о регулярном повышении квалификации персонала, а также предпринимает другие действия (стажировка, дополнительное обучение, внеплановое повышение квалификации и т.д.) для достижения необходимой компетентности сотрудников;
• обеспечивает осведомленность персонала об актуальности и важности его деятельности и вкладе в достижение целей в области качества (СТУ 07);
• поддерживает в рабочем состоянии соответствующие записи об образовании, подготовке, навыках и опыте;
• осуществляет деятельность по поиску персонала внутри и вне университета.

Менеджмент знаний.

В университете применяются процедуры обеспечения  процесса познания. Их целью является обеспечение в университете таких  условий, когда познание (обусловленный  развитием общественно-исторической практики процесс отражения и  воспроизведения действительности в мышлении) осуществлялся согласно идеологии непрерывно и достоверно. Данное требование основывается на концепции, что в настоящее время информация становится основным (с позиции повышения  производительности труда) средством  производства. Своевременное и адекватное уяснение требований потребителей и  других заинтересованных сторон, процессов, происходящих внутри университета, позволит потребителю и другим заинтересованным сторонам получить наибольшее удовлетворение и обеспечить постоянное совершенствование самого университета.

Менеджмент ресурсов.

Университет осуществляет целенаправленную деятельность по обеспечению управляющих процессов, процессов предоставления образовательных  услуг на всех ступенях обучения, научно-исследовательской  и инновационной деятельности, обеспечивающих процессов, человеческими и материальными  ресурсами, необходимыми для поддержки  этих процессов и их мониторинга.

Мониторинг и измерения.

В качестве одного из способов измерения функционирования системы менеджмента, университет  осуществляет на основе установленных  методов получения и использования  информации мониторинг восприятия внутренними  и внешними потребителями выполнения университетом их требований . В стандарте представлены способы получения соответствующей информации, перечень и анализ источников информации. Одним из объектов мониторинга и измерения являются процессы системы менеджмента. В университете определены методы мониторинга системы менеджмента, обеспечивающие возможность демонстрировать способность процессов менеджмента достигать запланированных результатов. При несоответствии полученных результатов запланированным, предпринимаются соответствующие коррекции и корректирующие действия.

Проектирование и разработка.

В университете установлен и документирован порядок  проектирования и разработки образовательных  услуг и научно-исследовательской  и инновационной деятельности, в  рамках которого определены стадии проектирования и разработки, установлены процедуры  анализа, верификации и валидации  каждой стадии проектирования и разработки, ответственность и полномочия, взаимодействия групп, участвующих в проектировании и разработке для обеспечения результативного обмена информацией. При проектировании и разработке в рамках проекта университет обеспечивает управление взаимодействием различных групп, участвующих в проектировании и разработке, с целью обеспечения результативного обмена информацией и четкого распределения ответственности. Если это целесообразно, результаты планирования актуализируются, по ходу проектирования и разработки. В университете определяются входные данные для процесса проектирования и разработки, а записи поддерживаются в рабочем состоянии (СТУ 08). Входные данные включают: требования к услуге (образовательная услуга, научно-исследовательской и инновационной деятельности), соответствующие законодательные и другие обязательные требования, информацию, полученную из предыдущих аналогичных проектов, другие существенные требования. Входные данные анализируются на адекватность, полноту, однозначность и непротиворечивость. Выходные данные проектирования и разработки одобряются до их выпуска и представляются в форме, приемлемой для проведения верификации относительно входных данных для проектирования и разработки.

 

3.2. Бизнес-процессы

 

В рамках системы менеджмента для обеспечения  успешной деятельности университета существуют бизнес-процессы, которые обеспечивают достижение установленных целей  университета и повышение удовлетворенности  потребителя и других заинтересованных сторон. Данные бизнес-процессы непосредственно  обеспечивают предоставление услуг  и создание продукции в соответствии с областью распространения системы  менеджмента: «Проектирование, разработка и предоставление услуг по подготовке специалистов на первой ступени, магистров  на второй ступени высшего образования, научных кадров высшей квалификации, переподготовке и повышению квалификации, проведение воспитательной работы, осуществление научно-исследовательской и инновационной деятельности»(рис.)

 

 

 

Рис.3.1. Схема взаимодействия процессов системы менеджмента ГрГУ им. Я.Купалы

Источник:[].

 

3.2.1 Бизнес-процесс. Управление учебным процессом. Довузовская подготовка

 

Университет обеспечивает определение и выполнение требований для предоставления услуг  по довузовской подготовке. Особое внимание уделяется повышению удовлетворенности  потребителя (заказчика) и других заинтересованных сторон, включая внутреннего потребителя. Удовлетворенность потребителя и других заинтересованных сторон обеспечивается соблюдением университетом в ходе осуществления образовательной деятельности:

• требований, установленных потребителем;
• требований, не определенных потребителем, но необходимых для конкретного или предполагаемого использования;
• законодательных и других обязательных требований, применимых к продукции.

Университет осуществляет анализ требований, относящихся  к предоставлению конкретных образовательных  услуг до принятия обязательства  по их предоставлению на стадии валидации  и верификации образовательных  программ довузовской подготовки для  гарантии того, что:

• требования к оказанию образовательных услуг определены;
• требования к оказанию образовательных услуг, отличающиеся от ранее сформулированных, согласованы;
• университет способен выполнить определенные требования.

Университет определяет необходимые человеческие и материальные ресурсы для обеспечения  качества предоставляемых образовательных услуг для повышения удовлетворенности потребителя посредством выполнения его требований и прогнозируемых ожиданий.

Предоставление  образовательных услуг осуществляется в управляемых условиях, включающих:

• информирование потребителей и заказчиков предоставляемых университетом образовательных услуг о характеристиках продукции (обучение на подготовительном отделении, обучение на подготовительных курсах);
• наличие должностных инструкций, устанавливающих полномочия и ответственность персонала, задействованного в процессе предоставления образовательных услуг;
• применение подходящего технологического и иного оборудования, обеспечивающего установленное требованиями государственных образовательных стандартов качество предоставляемых образовательных услуг;
• наличие и применение необходимого оборудования для мониторинга и измерения деятельности по предоставлению образовательных услуг и для мониторинга и измерения результатов данной деятельности.