Организация работы службы управления персоналом в организации

В современных организациях функции службы УП условно можно  подразделить на два вида:

• управление трудовыми отношениями;
• документальное оформление трудовых отношений.

Управление трудовыми  отношениями включает следующие функции:

• планирование персонала;
• обеспечение организации персоналом;
• оценка персонала;
• профессиональное обучение и развитие персонала;
• организация системы вознаграждения и социального развития;
• координация работы по управлению качеством условий труда и соблюдению техники безопасности.

В общей сложности данные функции соответствуют функциям системы управления персоналом, описанным  выше.

Оформление трудовых отношений включает следующие функции:

• подготовка кадровых приказов;
• ведение форм обязательной первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
• оформление и учет трудовых книжек;
• ведение личных дел;
• консультирование сотрудников;
• составление и корректировка графиков отпусков;
• оформление документов, связанных с различными выплатами, пособиями и льготами;
• и некоторые другие функции.

 

2. Кадровое обеспечение предприятия.

 

Система кадрового обеспечения  организации включает в себя следующие  этапы:

1. Определение потребности  в персонале – позволяет установить  на заданный период времени  качественный и количественный  состав персонала организации.

Качественная потребность, т.е. потребность по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификационных требований к персоналу.

    Расчет качественной  потребности организации в персонале  осуществляется исходя из: профессионально-квалификационного  деления работ; требований к  должностям и рабочим местам; штатного расписания организации;  документации, регламентирующей различные  организационно-управленческие процессы  с выделением требований по  профессионально- квалификационному составу исполнителей.

Количественная потребность  определяется на основе: выбора метода расчета численности сотрудников, и установлению исходных данных для  расчета  необходимой численности  работников на определенный временной  период. 

В теории управления персоналом выделяются различные методы расчета  количественной потребности в персонале, перечислим основные из них: метод, основанный на использовании данных о времени  трудового процесса; метод расчета  по нормам обслуживания; метод расчета  по рабочим местам и нормативам численности; стохастические методы; расчет числовых характеристик;  корреляционный анализ; метод экспертных оценок; и т.п.

Наем, отбор и прием  персонала – набор и отбор  кадров.

От того, как произведен набор, и какие люди отобраны для  работы в организации, зависит вся  последующая деятельность в системе  кадрового обеспечения. Поэтому, чтобы  обеспечить организацию необходимыми трудовыми ресурсами необходимо в деталях знать, какие задачи они будут выполнять во время  работы и каковы характеристики этих работ.

Схематически процесс  набора и отбора кадров можно представить  следующим образом.

В рамках данного этапа  решаются следующие задачи: применение условий найма организации; опрос  претендентов, беседы; переводы; увольнения; приказы о введении в должность  и повышении; статистика кадров;  регулирование рабочего времени  и сверхурочных; законодательство о  найме и т.п.

ПРОЦЕСС  набора и отбора кадров включает:

А) анализ источников найма  – предполагает получение ответа на следующие  вопросы: где искать потенциальных работников (источники) и как известить заявителей об имеющихся вакансиях (методы).

Б) отбор персонала, предварительные  сведения, включает в себя:

• анализ содержания работы – это процесс систематического и подробного исследования содержания работы;
• описание характера работы (должностная инструкция);
• разработка требований к персоналу (требования, предъявляемые работой и организацией).
• определение методов отбора персонала (отборочное собеседование, тестирование, интервьюирование,  деловые игры и т.п.)

Основной целью отборочного  тура является получение ответа на вопрос, заинтересован ли претендент в данной работе и способен ли он ее выполнять.

3.Обучение и переподготовка  персонала.

В современных условиях  быстрого устаревания профессиональных навыков способность организации  постоянно повышать квалификацию своих  сотрудников является одним из важнейших  факторов успеха. Формами профессионального  развития являются -  планирование и  развитие карьеры, подготовка резерва  руководителей, профессиональное обучение.

Профессиональное развитие – приобретение сотрудником новых  знаний, умений и навыков, которые  он будет использовать в своей  профессиональной деятельности.

Основные методы профессионального  развития – профессиональное обучение, развитие карьеры, образование.

Профессиональное обучение – процесс развития у сотрудников  специфических, профессиональных навыков  посредством специальных методов обучения.

Основные виды профессионального  обучения – на рабочем месте и  вне рабочего места (аудиторное обучение).

Принципы обучения взрослых людей – актуальность, участие, повторение, обратная связь.

4.Контроль и оценка  результативности труда – процесс  сравнения результатов исполнения  с целями и задачами, стоящими  перед организацией.

 Оценка результативности  труда – одна из функций  управления персоналом,  направленная  на определение уровня эффективности  выполнения работы руководителем  или специалистом.

В общем виде результат  труда работника аппарата управления характеризуется уровнем, или степенью достижения цели управления при наименьших затратах. При этом важное значение имеет правильное определение качественных и количественных показателей, отражающих конечные цели организации или подразделения.

Показатели, по которым оцениваются  работники, называются критериями оценки. К ним относятся качество выполняемой  работы, ее количество, ценностная оценка результатов.

Таким образом, деловая оценка персонала – это целенаправленный процесс установления соответствия качественных характеристик персонала (способностей, мотиваций и свойств) требованиям должности или рабочего места.  

Различают два вида деловой  оценки персонала:

оценка кандидатов на вакантную  должность;

- аттестация – определение  уровня профессиональной подготовки  и духовно-нравственного соответствия  работников требованиям занимаемой  должности,  квалификации выполняемой  ими работы (функций). 

Выбор показателей (критериев) для аттестации зависит от целей  оценки кадров и требований, которые  ставятся перед аттестацией. Критерии могут быть различными, но основными из них являются: объем работы; качество работы; личное поведение по отношению к другим работникам; дисциплинированность, обладание способностями и навыками, необходимыми для данной должности; инициативность, стремление взять на себя большую ответственность, обладание способностями и навыками, которые выходят за рамка занимаемой должности.

В зависимости от повода проведения аттестации различают следующие  виды аттестации.

- очередная  аттестация -  проводится периодически и является обязательной для всех работников. Основой для данной аттестации служит информация о профессиональной деятельности работника за определенный период и его вкладе в общий труд коллектива. Эта информация накапливается в общем банке данных и может быть использована при следующих аттестациях;

Рис.7 .  Виды аттестации

• аттестация по истечению испытательного срока -  имеет целью получение документированного вывода по результатам аттестации, а также аргументированных рекомендаций по дальнейшему служебному использованию аттестуемого;
• аттестация для продвижения по службе (или перевода в другое подразделение) -  проводится с учетом  требований новой предполагаемой должности и новых обязанностей. При этом выявляются потенциальные возможности работника и уровень его профессиональной подготовки.

Необходимо  обратить внимание на тот факт, что работа связанная с организацией и проведением аттестации, позволяет более глубоко изучить персонал, улучшить подбор кадров, их расстановку и использование. Кроме того, аттестация стимулирует развитие творческой активности и инициативы работников, что особенно важно в современных условиях.

Процедура аттестации состоит  из трех основных  этапов: подготовка к проведению аттестации; аттестация; принятие решений по результатам  аттестации. 

Таким образом, необходимо отметить, что система кадрового обеспечения  должна отвечать целям организации, не ущемлять интересов личности и  обеспечивать строгое соблюдение законодательства о труде в процессе работы.

Формирование нормативно-правовой базы в сфере кадрового обеспечения в государственных и муниципальных органах управления

Свою работу органы системы  кадрового обеспечения организации  строят в соответствии с нормативно-методическими  и правовыми документами, которые  регулируют и создают условия  для эффективного ее функционирования.

Нормативно-методическое обеспечение  – это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного  и экономического характера, а также  нормативно-справочные материалы, устанавливающие  нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач кадрового  обеспечения организации и утвержденные в установленном порядке компетентным органом или руководством учреждения.

Нормативно-методическое обеспечение  создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам кадрового обеспечения  организации. Оно состоит в организации  разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе кадрового  обеспечения.

Ответственность за обеспечение  нормативно-методическими документами  несут соответствующие подразделения  организации (например, юридический  отдел).

На основе типовых документов с учетом особенностей организации  работники службы управления персоналом разрабатывают документы для  внутреннего использования.

Правовое обеспечение  состоит в использовании средств  и форм юридического воздействия  на органы и объекты системы кадрового  обеспечения с целью достижения эффективной деятельности организации.

Основные задачи правового  обеспечения:

• правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и работополучателями;
• защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Правовое обеспечение  включает:

• соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства;
• разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера;
• подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым и кадровым вопросам.

Группы документов правового  обеспечения:

• акты централизованного регулирования – Кодекс законов о труде РФ, постановления Правительства РФ, акты Министерств и ведомств;
• акты  регионального регулирования – приказы, постановления, положения и т.п. органов власти регионального и местного самоуправления;
• акты локального регулирования – приказы, положения, распоряжения и т.п. руководителя организации по вопросам управления персоналом.

Виды правовых актов:

• нормативные акты – соглашения, генеральные, отраслевые (тарифные), специальные (региональные), коллективные и другие договоры и другие правовые акты, применяемые непосредственно в организация;
• ненормативные акты – это распоряжения и указания, которые могут издавать руководители служб кадрового обеспечения.

Итак, формирование нормативно-правовой базы в системе кадрового обеспечения  в государственных и муниципальных  органах управления  осуществляется, в первую очередь,  на основе:

1. Конституции РФ;
2. Кодекса закона о труде;
3. Федерального Закона «Об основах государственной службы РФ» от 05.07.95 г.;
4. Федерального Закона «Об общих принципах организации местного самоуправления РФ» от 12.08.95 г.;