Служба управления персоналом в организации

ФГОУ СПО «Хабаровский судостроительный колледж»

 

 

Контрольная работа

По дисциплине

«Управление персоналом»

По  теме: «Служба управления персоналом в организации »

 

 

 

 

 

                                                                                         Выполнил:

Студентка группы Э - 411

                                Кострыкина А.В

                                       Проверил:

Кизилова Л.С

 

 

Хабаровск

2012

 

 

 

 Задачи  и функции службы управления  персоналом на предприятии

 

 

 

Служба управления персоналом является функциональным подразделением, непосредственно не участвуя в основной деятельности, обеспечивает нормальное функционирование организации.

Служба управления персоналом - совокупность специализированных структурных  подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в  них должностными лицами, призванными  управлять персоналом в рамках избранной  кадровой политики.

Работа служб персонала  имеет два направления: тактическое  и стратегическое. В рамках тактического направления осуществляется текущая  кадровая работа по формированию трудовых ресурсов. Суть кадровой работы в этом направлении состоит в определении  того, что конкретно, кем, как и  с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере  управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

Стратегическое направление  работы служб персонала ориентировано  на формирование кадровой политики организации, то есть системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий  в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.

 

 

 

 

 

 

Функции управления персоналом

 

Функции управления персоналом - это конкретные виды управленческих работ, которые образуют циклический  процесс управления персоналом. Функции  службы управления персоналом определяют ее организационную структуру.

Имеет место несколько  подходов к классификации функций  управления персоналом.

 

По направленности работы с персоналом:

 

1. Социальная функция.  Отражается в обеспечении занятости,  безопасных условий труда, охраны  труда.

2. Нормативная или регулятивная. Выражается в установлении условий  труда, соблюдении трудового законодательства, правил охраны труда, разрешении  трудовых споров. Эта функция  вытекает из положения службы  персонала как системы урегулирования  конфликта между интересами организации  и интересами работников и  иных субъектов управления персоналом.

3. Воспитательная. Отражается  в способах мотивации работников.

4. Информационно-аналитическая.  Заключается в информационном  обеспечении деятельности организации.

5. Контрольная.   Позволяет   службе   персонала  отслеживать  складывающуюся ситуацию как  внутри организации, так и на  рынке труда.

 

По характеру выполняемой  работы:

Функция делопроизводства (подготовка приказов по личному составу, ведение  табельного учета и иные функции).

Административная деятельность (принятие основных законодательных  положений в области организации и оплаты труда, заключение коллективных договоров).

Трудоустройство (прием на работу, ознакомление с рабочим местом, перевод).

Функции развития персонала (подготовка, оценка кадров, управление карьерой сотрудников).

Функции поддержания и  стабилизации персонала (материальное вознаграждение, социальные вопросы).

Группа разнородных функций - управление дисциплиной, условия труда  и ТБ, контроль за трудовыми отношениями.

Обычно называют следующие  основные функции кадровой службы среднего и крупного предприятия:

- обеспечение кадрами;  подготовку, переподготовку и повышение  квалификации кадров;

- оформление трудовых  правоотношений; организацию оплаты  труда; выявление социальной напряженности  в коллективе и снятие ее;

- развитие отношений с  органами рабочего самоуправления; координацию работы по стабилизации  условий труда и соблюдению  техники безопасности; обеспечение  каждого подразделения организации  квалифицированными кадрами.

 

 

 Организационная структура службы управления персоналом

 

Организационная структура  системы управления персоналом —  совокупность взаимосвязанных подразделений  системы управления персоналом и  должностных лиц. Подразделения  — носители функций управления персоналом — могут рассматриваться в  широком смысле как служба управления персоналом. Конкретное место и роль указанной службы в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя.

В самом общем виде можно  выделить четыре группы факторов, которые  необходимо учитывать при создании проекта организационной структуры:

 

1) внешняя среда и инфраструктура, в которой действует организация;

 

2) технология работ и  тип совместной деятельности;

 

3) особенности персонала  и корпоративной культуры;

 

4) прототипы и уже существующие, и показавшие себя эффективными организационные структуры аналогичных организаций.

Исходными данными для  построения организационной структуры  управления являются:

- расчет числа у ровней  управления;

- расчет численности персонала;

- типовые структуры управления.

При построении организационной  структуры необходимо соблюдать  следующие принципы:

Гибкость. Характеризует  способность быстрой перестройки  в соответствии с изменениями, происходящими  в персонале и на производстве.

Централизация. Заключается  в разумной централизации функций  работников отделах и службах  предприятия с передачей в  нижнее звено функции оперативного управления

Специализация. Обеспечивается закреплением за каждым подразделением определенных функций управления.

Нормоуправляемость. Эго соблюдение рационального числа подчиненных у каждого руководителя: высшее звено - 4-8 чел., среднее звено (функциональные руководители) - 8-10 чел,, нижнее звено (мастера, бригады) - 20-40 чел.

Единство прав и ответственности. Означает, что права и ответственность  подразделений и сотрудников  должны находится в диалектическом единстве.

Разграничение полномочий. Линейное руководство обеспечивает принятие решений по выпуску продукции, а функциональное руководство обеспечивает подготовку и реализацию решений.

Экономичность. Характеризует  достижение минимально необходимых  затрат на построение и содержание организационной структуры управления.

 

Способность системы к  реакции на окружение, определяемая как ее адаптация, должна учитываться  при проектировании организационной  структуры и осуществлении производственной, управленческой и иной деятельности.

Структура управления —  это принятая форма разделения труда  в системе управления персоналом, закрепляющая соответствующие управленческие функции за отдельными службами и  работниками. Совокупность всех функций  и органов управления определяет организационную структуру системы  управления персоналом и производством.

В составе каждой системы  или подсистемы можно выделить следующие  взаимодействующие между собой  факторы или элементы:

= люди, работники, принимающие  участие в осуществлении основных  задач организации;

= средства, предметы труда,  имеющиеся в распоряжении данного  предприятия;

= информация, коммуникации, устанавливающие связи между  людьми и предметами их деятельности.

Основные связи и отношения  между элементами структуры управления между персоналом и руководителями служб могут быть двух типов: вертикальные — связи подчинения и руководства, горизонтальные — связи отношений  и кооперации равноправных элементов. Вертикальные связи, в свою очередь, могут быть линейными и функциональными. Линейные связи предусматривают  обязательное подчинение по всем вопросам управления, например директор — начальник  цеха — мастер — рабочий, функциональные предполагают подчинение по определенной группе кадровых проблем, например подбор, обучение, расстановка, оценка, мотивация  и др.

Важной характеристикой  основных связей является масштаб управляемости, диапазон и сфера руководства, определяемые количеством подчиненных работников или звеньев одному руководителю. Для установления масштаба горизонтальных связей используется показатель общего количества работников или звеньев, с которыми происходят необходимые  контакты в процессе управления.

 

Последовательность  проведения мероприятий по созданию службы персонала

 

В целях оптимизации финансовых и временных затрат при формировании службы персонала  возможна следующая  последовательность работы.

1. Провести общую диагностику  эффективности функционального  взаимодействия между структурными  подразделениями организации и  выборочный анализ делового потенциала  определенных категорий работников, выявить «болевые точки», требующие  первоочередного «лечения» с  помощью вновь создаваемой службы  управления персоналом.

2. На основе полученной  информации сделать сопоставительный  анализ реального  состояния   организационной  культуры  с  имеющимся у руководства представлением о ее уровне, выработать план первоочередных и перспективных мероприятий по приведению в соответствие организационной культуры со стратегическими целями предприятия.

3. Осуществить корректировку  предложенной организационно-штатной  структуры службы персонала и  детализацию объема финансовых  затрат на ее создание и  обеспечение эффективного функционирования.

4. Подобрать дополнительный  персонал для службы и обучить  специально выделенных сотрудников  (при необходимости) современным  технологиям изучения делового  потенциала персонала и его  «нацеливания» на достижение  целей организации.

Формирование оргструктуры СУП включает следующие этапы:

= структуризация целей  системы управления персоналом;

= определение состава  функций управления, позволяющих  реализовать цели системы;

= формирование состава  подсистем оргструктуры;

= установление связей  между подсистемами оргструктуры;       

= определение прав и  ответственности подсистем;

= расчет трудоемкости  функций и численности подсистем;

= построение конфигурации  оргструктуры.

После определения функциональной структуры службы персонала, составляющих ее подразделений (отделов, бюро) решается вопрос о задачах каждого структурного подразделения, его функциях, численном  составе и должностной структуре  работников, их должностных обязанностях, а также о взаимоотношениях подразделений  друг с другом в рамках службы персонала  и с другими подразделениями  предприятия и др.

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и Уставом организации. Учитываются такие факторы: общая  численность работников организации; сфера деятельности организации, ее масштаб; социальная характеристика организации, структурный состав ее работников; техническое обеспечение управленческого труда. Квалификационным справочником установлены категории должностей и их названия.

 

Численность персонала кадровых служб можно определить на основе нормативов времени. Существуют разнообразные  методы расчета численности специалистов кадровой службы: экономико-математические методы; методы сравнений; методы прямого  расчета. Наиболее распространенным и  доступным методом расчета численности  работников кадровой службы является ее определение через трудоемкость.

Нормативная численность  работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету  кадров, определяется по формуле:

 

Ч =  Ti  х  Ki  : Фn

 

где Ti - суммарная трудоемкость работ, рассчитанных по типовым нормам за год (квартал);

Ki - численность персонала;

Фn - фонд оплаты труда.

 

Вне зависимости от особенностей организации, состав функций отдела остается постоянным, меняется только трудоемкость их выполнения.

Оптимальным является соотношение, при котором на 70-100 сотрудников  предприятия приходится один специалист по работе с персоналом.