Коммуникации. Управленческое общение. Организационно-управленческий анализ деятельности «ИП Колесников

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ» (ФГБОУ ВПО ИрГУПС)

 

 

Факультет менеджмента, логистики и таможенного дела

Кафедра «Менеджмент»

 

 

Коммуникации. Управленческое общение. Организационно-управленческий анализ деятельности «ИП Колесников»

КР.470400.080200.4.62-2012.ПЗ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                       Выполнил              Проверил

  студент гр. М4-11-3               ст. пр. Перфильева А.И

       Амельченко Е.И.           __________________

 

__________________      __________________

 

 

 

 

 

 

Иркутск   2012

 

Введение

 

Тема курсовой работы «Коммуникации. Управленческое общение» является актуальной в наше время, так как общение – это процесс установления и развитие контактов между людьми. Каждый день общество участвует в коммуникациях, но лишь немногие люди делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении.  Едва ли не всё,  что делают руководители,  чтобы облегчить в организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако,  коммуникации –  это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень важен для того, чтобы сделать мысли понятными другому лицу.

Цель изучить, проанализировать и дать предложения по совершенствованию системы управления «ИП Колесников».

Задачи работы:

•изучить основные термины и понятия коммуникаций;

•рассмотреть управленческую ситуацию «ИП Колесников»;

•разработать основные направления совершенствования системы управления персоналом «ИП Колесников».

Объектом курсовой работы является «ИП Колесников», а ее предметом выступают взаимодействие между персоналом.

 

1 Коммуникации. Управленческое общение

1.1 Коммуникации

 

Ранее, как и сейчас, общение было передачей информации, удовлетворением своих потребностей, но со временем стали  появляться телевизоры, компьютеры, книги не стали нести  такой ценности для молодёжи как  раньше, с течением новых технологий, новой эпохи проблем в общении стало больше. В школах вводится система компьютеризации, дети становятся менее общительными, их привлекает виртуальное общение. На сегодняшний день в любой организации ценится работник, у которого «подвешен язык» и который может найти подход к любому человеку. Рассмотрим  такие аспекты как коммуникации и деловое общение.

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в  коммуникациях.

В настоящее время информационной революции актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все живут, обмениваясь  информацией, друг с другом. И чем  эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной  личной жизни.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в  мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит  будущее не только предприятия, как  хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Цели коммуникаций: обеспечение  эффективного обмена информацией между  субъектами и объектами управления; совершенствование межличностных  отношений в процессе обмена информацией; создание информационных каналов 

для обмена информацией  между отдельными сотрудниками и  группами и координации их задач  и действий; регулирование и рационализация информационных потоков. Коммуникации подразделяются на следующие виды: межличностные или организационные  коммуникации на основе устного общения; коммуникации на основе письменного  обмена информацией.

Основные барьеры на пути межличностных коммуникаций:

• барьеры восприятия — неоднозначность интерпретации смысла сообщения, что зависит от различий в индивидуальных контекстах. Чаще всего это проявляется в виде конфликтов между сферами компетентности и преград, обусловленных установками людей;
• семантические барьеры — неоднозначность толкования смысловых оттенков слов, паралингвистических (интонация, тон, скорость) и невербальных факторов речи (жесты, мимика, поза, взгляд);
• барьеры обратной связи — неэффективная обратная связь, не дающая отправителю достаточной информации о правильности восприятия его сообщения;
• неумение слушать — люди чаще ориентированы на экспрессию собственного внутреннего мира, чем на восприятие и анализ внешней информации.

Специалисты по менеджменту  сформулировали десять правил эффективного слушания, которые помогают преодолеть последний барьер:

• прежде всего, перестаньте говорить;
• помогите говорящему раскрепоститься;
• покажите, что вы готовы слушать;
• устраните раздражающие моменты;
• сопереживайте говорящему;
• будьте терпеливы;
• сдерживайте свой характер;
• не допускайте споров и критики;
• задавайте вопросы;
• и еще раз: перестаньте говорить.

Существует множество  способов повышения эффективности  межличностных коммуникаций. Перечислим лишь некоторые:

• проясняйте свои идеи до того, как начнете их высказывать (передавать другим людям);
• будьте восприимчивы к возможным семантическим проблемам;
• следите за выражением своего лица, жестами, позой, интонациями;
• выражайте открытость и готовность понимать;
• добивайтесь установления обратной связи, используя следующие приемы:
• задавайте вопросы;
• попросите собеседника пересказать ваши мысли;
• оценивайте язык поз, жестов и интонаций собеседника, которые могут указывать на замешательство и непонимание;
• контролируйте первые результаты работы;
• всегда будьте готовы ответить на вопросы.

 

1.2 Управленческое общение

 

Одним из важных разновидностей управленческого общения является деловой разговор. Деловой разговор — самый распространенный ситуативный контактный метод (1). Цель  коммуникации — обмен информацией по конкретному вопросу.

Деловая беседа представляет собой своеобразную психологическую  пьесу, включающую монологи и диалоги, определенных ролей, разыгрываемых  в рамках конкретного времени. Основу функции деловой беседы: начало инновационных  мероприятий контроль и координирование  уже начатых мероприятий; обмен  информацией; общение работников, межличностные  и деловые  коммуникации.

Основная цель деловой  беседы — обмен информацией. В  зависимости от предметного содержания различают деловые беседы следующего содержания: найм и увольнение персонала, «поручение производственного задания», анализ и разрешение конфликтных ситуаций, внедрение новаций, трудовая и производственная дисциплина, улучшение психологического климата в коллективе.

Деловая беседа состоит  из пяти фаз: начало беседы, передача информации, аргументирование, опровержение доводов  собеседника, принятие решений.

Начало — наиболее важная часть беседы. В ее задачу входят: установление контакта с собеседником; привлечение внимания к предмету разговора; создание благоприятной  атмосферы для беседы; побуждение интереса к беседе; перехват инициативы (в случае необходимости).

Независимо от предмета разговора выделяют перцептивные цели деловой беседы: закрепить хорошие  отношения с работником; повысить удовлетворенность работника разными  аспектами трудовой деятельности —  содержанием работы, условиями труда, режимом деятельности;

Самым главным в межличностных  коммуникациях является передача информации от одного лица к другому. В процессе межличностной коммуникации важное значение имеет обратная связь, поскольку  она превращает коммуникационный процесс  в двухсторонний. Исследователи выделяют следующие основные характеристики эффективной обратной связи:

• намерение. Эффективная  обратная связь не должна осуществляться в форме личных нападок, унижающих  чувство достоинства или затрагивающих  репутацию человека;

• конкретность. Получатель должен обеспечиваться конкретной информацией, после которой не возникают вопросы и человек не попадает в ситуацию фрустрации, не зная, что делать;

• описательность. Информация должна носить описательный, а не оценочный  характер; содержать объективные  сведения о том, что сделал человек, а не оценку его деятельности;

• полезность. Информация должна быть такой, чтобы работник смог ее использовать для улучшения своего труда, так как сам по себе работник не может что-либо исправить;

• своевременность. Чем  скорее осуществляется обратная связь, тем лучше, так как работник имеет  возможность точнее понять, что от него требуется;

• готовность. Для того чтобы обратная связь была эффективной, необходимо, чтобы у работников была готовность ее поддерживать;

• ясность. Реципиент должен ясно понимать руководителя. При этом и руководитель должен стремиться быть понятым;

• достоверность. Чтобы  обратная связь была эффективно она  должна быть надежной и достоверной. Ситуация или проблема только осложняются, если руководитель оперирует нервной  информацией, подчиненный может  счесть, что к нему относятся предвзято  и несправедливо.

Несколько рекомендаций по повышению эффективности делового общения:

• принимайте партнера таким, каков он есть. Не смешивайте интересы дела и личность партнера. Доброжелательность, открытость, непредвзятость – вот, что вам поможет;
• старайтесь воспринять сообщение партнера целиком, не вырывайте отдельные фразы из контекста;
• демонстрируйте свое внимание к говорящему (внимание во взгляде, междометия, уточняющие вопросы, выражение сопереживания и т. д.);
• по возможности старайтесь соглашаться, а не возражать: “Да, но...” (“Да, конечно, в том, что вы сказали, есть много интересного, но мне бы хотелось уточнить...”);
• не ущемляйте достоинство партнера.

Сегодня опытный руководитель тратит большую часть времени  не на решение финансовых, технических  или организационных проблем, а  на решение психологических задач, возникающих в процессе общения  с подчинёнными, коллегами и начальством.

2 Организационно-управленческий анализ деятельности "ИП Колесников"

2.1 Предварительное описание управленческой ситуации

2.1.1 Общая характеристика организации

 

Индивидуальный предприниматель  Колесников С.Н. зарегистрирован в  Инспекции МНС Российской Федерации  по городу Шелехову Иркутской области 22 октября 2001 года. Свидетельство выдано в соответствии с положениями части первой Налогового кодекса Российской Федерации, принятого Федеральным законом от 31 июля 1998 года № 146-ФЗ.  Основная экономическая деятельность  индивидуального предпринимателя (ОКВЭД) 52-11 «Розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно продовольственными товарами , включая алкогольную и табачную продукцию». Дополнительный вид деятельности - розничная торговля хозяйственными товарами и косметикой. Все виды деятельности выражаются в ОКВЭДах и регистрируются в налоговой. Если предприниматель решил заняться другим видом деятельности, то он обязан уведомить налоговый орган.

 Индивидуальный предприниматель  является физическим лицом и  не имеет фирменного наименования.

Место нахождения: юридический  адрес: Шелеховский район, пгт. Большой Луг, ул. Майская, 27; фактическое расположение: Шелеховский район, пгт. Большой Луг, ул. Ленинская, 12а. Так как "ИП Колесников" является налогоплательщиком, основная часть налогов идёт в местный бюджет. 

Общая численность работающего  персонала на настоящий момент составляет – 21 человек. Весь персонал фирмы делится  по категориям: руководитель, продавцы, технические  персонал.