Элементы организации и процессов управления

7. Постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация.

8. Устанавливайте коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.

9. Добивайтесь, чтобы дела установки не противоречили словам.

10. Учитесь умению слушать другого.

 

Тема.3 Функции менеджмента

10. Смысл и сущность  понятия мотивации

 

Одной из главных задач  руководителя всегда является определение  целей (функционирования организации  и эффективное распределение  запланированных работ). Эффективное  распределение позволяет руководителю непосредственно контролировать деятельность своих работников. При осуществлении  подобного процесса управления руководители могут использовать различные принципы воздействия на работника, которые  называются мотивацией.[4,стр. 203]

Мотивация – это процесс  побуждения людей к деловой активности для достижения личных целей, а также  целей организации.

Мотивация – это совокупность внутренних и внешних движущих сил. Такие силы побуждают человека к  какой-либо деятельности, задают определенные формы и придают ей направленность, ориентированную на достижение определенных целей. В основе мотивов всегда лежат  потребности.

Мотивирование – это процесс  воздействия на человека с целью  побуждения его к определённым действиям  путём пробуждения в нём определённых мотивов.

Мотив – это то, что  вызывает определённые действия человека, находится внутри человека, имеет  персональный характер и зависит  от многих факторов.[7]

Она необходима для эффективной  реализации принятых решений и для  выполнения намеченных работ. Применяя на практике принцип мотивации, руководитель превращает свои решения в дела.

К первоначальным и самым  простым концепциям мотивации относятся  политика кнута и пряника, а также  попытки использовать в управлении методы психологии.

До того как термин «мотивация»  вошел в обиход, было известно, что  можно намеренно воздействовать на людей для достижения целей  организации.

В истории можно найти  большое количество примеров, в которых  короли держали награду перед  глазами героя. Однако награда предлагались не каждому, здесь рассматривался сам  факт, что люди будут благодарны за все, что позволило бы им выжить.[9]

В 1910 г. возникла первая школа научного управления, она выступала за разделение управленческих функций и обязанностей. Основоположником этой школы является Г. Тейлор. Он открыл и разработал модель «экономического человека». Смысл заключался в том, что человек выполняет свою работу только для получения определенного количества прибыли, т. е. платы за свой труд.

Г. Тейлор выделял следующие  основные принципы научного управления:

1. создание научного фундамента – подразумевалось исследование каждого отдельного вида трудового действия;
2. отбор рабочих и менеджеров, их тренировка и обучение на основе научных критериев;
3. эффективное сотрудничество между руководителями и рабочими в области внедрения научной организации труда;
4. эффективное делегирование полномочий. Каждый из участников должен точно и своевременно выполнять свою работу.

Попытки применения в управлении психологических мотивов начались с появления работ Элтона Мэйо (1880–1949). Это человек с академическим образованием своего времени. Э. Мэйо определил, что решение проблемы снижения текучести в изменении условий труда, а не в увеличении вознаграждения за него. Он автор идеи об увеличении перерывов во время работы. Результаты от внедрения этой идеи не заставили себя долго ждать.

Потребность – это осознанное отсутствие чего либо, вызывающее к  побуждениям действий, т.е. вызывающее мотив.

Вознаграждение  применяется для побуждения людей к эффективной деятельности. Вознаграждение – это то, что человек считает для себя ценным. Оно бывает внутренним и внешним.

Мотивационный процесс состоит  из 6 стадий:

• Возникновение потребности – проявляется виде того, что человек начинает ощущать, что ему чего-то не хватает;
• Поиск пути устранения потребности – человек ощущает возможность устранить потребность, т.е. удовлетворить, подавить её, не замечать;
• Определение целей или направления действий – человек фиксирует что и какими средствами он должен сделать, чего добиться, что получить для того чтобы устранить потребность;
• Осуществление действий – человек затрачивает усилия для того, чтобы осуществить действия, которые должны дать возможность получить что-либо для устранения потребностей;
• Получение вознаграждения за осуществлённые действия – на данной стадии выясняется на сколько выполнение действий дало желаемый результат. В зависимости от этого мотивация к действию либо ослабляется, либо сохраняется, либо усиливается;
• Устранение потребностей – в зависимости от того, стимулирует ли устранение потребностей ослабление или усиление мотивации к деятельности человек или прекращает деятельность до возникновения новой потребности, или продолжает искать возможности и осуществлять действия по устранению потребностей.[3]

 

Тема 4. Групповая  динамика и руководство

6.  Конфликты в организации:  понятие, природа, классификация,  причины, этапы возникновения  и развития, управление конфликтными ситуациями

 

Конфликт – это столкновение противоположно направленных целей, интересов, позиций, мнений или субъектов взаимодействия. В основе любого конфликта лежит  ситуация, включающая:

1) либо противоречивые  позиции сторон по какому-то  поводу;

2) либо противоположные  цели или средства их достижения  в данных условиях;

3) либо несовпадение интересов,  желаний, влечений оппонентов, и  пр.[5]

Таким образом, конфликтная  ситуация содержит субъектов возможного конфликта и его объект. Но, чтобы  конфликт начал развиваться, необходим  инцидент, когда одна из сторон начинает действовать, ущемляя интересы другой стороны. Если другая сторона отвечает тем же, конфликт переходит из потенциального в актуальный; далее он может развиваться как прямой опосредованный, конструктивный стабилизирующий или неконструктивный).

Сформировать обобщенное представление о роли и сущности организационного конфликта представляется достаточно сложной проблемой. Он по-разному  определяется в психологии, педагогике, социологии, менеджменте, теории организаций  и других отраслях знаний. Дифференциация конфликтов зависит от того, как  они понимаются и какие способы управления ими предлагаются. Так, каждый из авторов зачастую выводит свое понимание конфликта и прочих категорий, необходимых для его рассмотрения. Обобщив теоретический и практический материал, важно сформулировать ряд категорий, необходимых для рассмотрения конфликта. Определение данных понятий является необходимым для последующего анализа конфликта.[8]

 

 

В настоящее время понятие  организация трактуется в следующих направлениях:

• упорядоченное, согласованное взаимодействие частей целого, обусловленное специфическим строением;
• совокупность процессов, ведущих к совершенствованию взаимодействия связей между элементами системы;
• объединение людей, совместно реализующих цели и действующих на основе формальных правил, методов и технологий;
• искусственное объединение людей, занимающих определенное место в обществе, предназначенное для выполнения заданных функций и определенных целей;
• система, эффективно функционирующая в условиях внешней и внутренней среды;
• организация как совокупность юридических, правовых и организационных форм (ООО, ОАО, ЗАО, ЧП, ИП).

По сути, организация представляет собой целостный организм, который  действует в соответствии с четко  определенными целями и задачами. Именно они определяют направления  работы, специфику и сущность организации.

В противовес этому в организации  присутствуют цели и задачи иного  порядка. Их происхождение относится  к сотрудникам. Понятно, что любая организация состоит из определенного количества людей, которые являются ее сотрудниками — персоналом. Для них характерно наличие индивидуальных целей и задач, которые должны быть соотнесены с организационными.

Сотрудники (персонал), составляющие организацию, являются главным ресурсом организационной деятельности, от качества, оперативности и точности функционирования которого зависит эффективность организации в целом. На каждого сотрудника организации возлагается определенный комплекс обязанностей, он обладает кругом полномочий и компетенцией, посредством которых вносит свой вклад в достижение организационных целей.[4]

 

Можно сказать, что особенностями  современных организаций являются:

• реализация потенциальных возможностей и способностей индивида;
• единство интересов людей (личных, групповых, общественных);
• коллективизм, объединенность, сплоченность индивидов;
• единство организационных и частных (индивидуальных) интересов.

Деятельность сотрудников  в рамках организации не происходит автономно, так как организация  является результатом коллективного труда. Во многом преимущество такой формы совместной деятельности людей, как организация, заключается в том, что человек, входящий в состав коллектива, более успешно достигает своих целей, чем в индивидуальном порядке. Конечно, взаимодействие членов организации должно быть сбалансировано и скоординировано для того, чтобы существовать как стабильная внутренняя среда. Однако в организации в большинстве случаев возникают проблемы вследствие недостаточного взаимодействия и скоординированного функционирования сотрудников организации. Одной из причин того, что сотрудники работают неэффективно, увольняются из организации, руководители теряют контроль над персоналом, производство приостанавливается и возникает угроза самому существованию организации, являются конфликты.[6] 
        Роль и значение конфликта в организации определяется тем, насколько эффективно им управляют, а также в какой степени. От этого будет зависеть функциональность или дисфункциональность последствий конфликта для организации. В любом случае каждая из возникающих конфликтных ситуаций может быть решена путем, приемлемым для всех участвующих сторон, например что проблема сводится к минимальному отрицательному эффекту и укрепляет коллектив и внутреннюю среду организации.

По сути, конфликты в  организациях в большинстве случаев  представляют собой межличностные и внутригрупповые столкновения, происходящие вследствие большого количества личностных психофизиологических особенностей, целей, информации и поведенческих установок.

Конфликт в организации  является проблемой внутренней среды, возникающей между людьми, что свидетельствует об организационных недостатках и необходимости их оперативного устранения. 
       Выявление причин возникновения конфликтной ситуации в практическом функционировании организации имеет важное значе­ние. Без знания причин возникновения конфликтов их невозможно Успешно устранить. Причинно-следственные связи организацион­но конфликта прослеживаются в его динамике, острота протекая которой определяется правильностью определения причины проблемной ситуации.

Традиционно возникновение  конфликта обусловлено следующими видами причин:

• субъективно-объективные;
• правленческие;
• психологические;
• личностные

Указанная зависимость неоднократно подтверждалась в психоло­гических исследованиях, при этом было замечено, что чем сложнее и труднее деятельность, тем раньше наступает критическая точка спада продуктивности. В этом случае снижение работоспособности проявляется в постоянном чувстве усталости, вялости, несвежести, иногда и сонливости. Одновременно снижается способность к кон­центрации внимания, проявляются рассеянность и затруднения в запоминании. Если в этих условиях человек должен читать, то чте­ние может стать чисто механическим, без усвоения содержания про­читанного. Эмоциональная реакция перестает быть адекватной силе раздражителя: она слишком повышается при незначительном успехе и резко ухудшается при малейшей неудаче. Человек становится не­терпеливым и плохо переносит ожидание.[2,8]

При управлении конфликтом основное внимание следует сосредоточить  на предмете конфликта и позициях его участников, не делая акцента  на их личностных особенностях; важно  проявить беспристрастность, сдержанность, не делать преждевременных поспешных  выводов.

Существует не один способ управления конфликтной ситуацией. Все способы можно разделить  на две категории: структурные и  межличностные. К структурным относятся:

• разъяснение требований к работе. Руководитель доводит их до подчиненных с тем, чтобы они поняли, чего от них ожидают в той или иной ситуации; разъясняет, каких результатов ждут от каждого сотрудника и каждого подразделения; кто предоставляет и кто получает различную информацию, у кого какие полномочия и ответственность;
• координационные и интеграционные механизмы. Это означает установление иерархии полномочий, что упорядочивает взаимодействие людей, принятие решений и информационные потоки внутри организации. Принцип единоначалия облегчает использование иерархии для управления конфликтной ситуацией, так как подчиненный знает, чье решение он должен исполнять. Из средств интеграции используются межфункциональные группы, межотделские совещания. Такие промежуточные службы координируют работу взаимозависимых подразделений, между которыми назрел конфликт.
• общеорганизационные комплексные цели. Эффективное осуществление этих целей требует совместных усилий двух или более сотрудников, отделов или групп. При постановке комплексных целей направляются усилия всех участников на достижение общей цели, наблюдается большая слаженность в деятельности всего персонала.
• структура системы вознаграждений. Она должна быть такой, чтобы прежде всего поощрялись люди, вносящие свой вклад в достижение организационных комплексных целей, помогающие другим группам организации. Вознаграждения могут быть в оформлении премий, благодарности, признания или повышении по службе. Управление конфликтами включает и межличностные способы разрешения конфликтных ситуаций на основе учета психологии участников конфликта. К ним относятся беседа, убеждение, принципиальные переговоры, психотренинги и психотерапия.[3]