История создания автоматизированной системы управления предприятием

История создания автоматизированной системы управления предприятием

Родоначальниками автоматизации  гостиниц в мире являются американцы. В 60-е годы прошлого столетия три  крупнейших гостиничных цепочки  Hilton, InterContinental и Sheraton совместно с корпорацией IBM профинансировали создание первой системы управления гостиницей, назвав ее HIS (это и название Hotel Information System, и первые буквы названий вышеупомянутых гостиниц).

До настоящего времени  во многих гостиницах США и мира функционирует данный программный  продукт, который теперь носит название «epitome PMS для платформы IBM iSeries» (он представлен и в России, в столичном «Метрополе»), а зарегистрированный знак Hotel Information Systems (HIS) является названием калифорнийской корпорации по созданию программных продуктов для гостиничной индустрии.

В настоящее время в  большинстве развитых стран большая  часть занятого населения в своей  деятельности в той или иной мере связана с процессами подготовки, хранения, обработки и передачи информации и поэтому вынуждена осваивать  и практически использовать соответствующие  этим процессам информационных технологий.

 Гостиница – сложное многофункциональное предприятие, которое оказывает целый комплекс услуг: это размещение, питание, организация досуга и бытовое обслуживание. Основными источниками получения прибыли в гостиничном бизнесе являются: номерной фонд; бизнес-центр; бытовой комплекс; общественное питание (обслуживание в зале ресторана, в номерах). Примерно 70 % дохода любой гостиницы составляет плата за номера, около 20 % – доход от продажи продуктов питания и напитков.

1 этап. Первые автоматизированные  системы управления гостиниц  появились в 1975 году на Западе. Затем были годы разработки  и развития систем, накопления  значительного опыта внедрения  и эксплуатации их в тысячах  гостиниц по всему миру. В эти  годы они были предназначены  для обработки счетов и расчета  зарплаты, а реализовывались на  электромеханических бухгалтерских  счетных машинах. Это приводило  к некоторому сокращению затрат  и времени на подготовку бумажных документов.

2 этап. 60-е гг. знаменуются  изменением отношения к информационным  системам. Информация, полученная из  них, стала применяться для  периодической отчетности по  многим параметрам. Для этого  организациям требовалось компьютерное  оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество  функций, а не только обрабатывать  счета и считать зарплату, как было ранее.

3 этап. В 70-х – начале 80-х гг. информационные системы  начинают широко использоваться  в качестве средства управленческого  контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

4 этап. К концу 80-х гг. концепция использования информационных  систем вновь изменяется. Они  становятся стратегическим источником  информации и используются на  всех уровнях организации любого  профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

В настоящее время наблюдается  бурное развитие информационных технологий и программных средств в сфере  гостиничного и туристского бизнеса. Это обусловливается тем эффектом, который можно получить при их правильном использовании. Современные  информационные технологии позволяют  организовать работу предприятия с  максимальной эффективностью.

Вопрос комплексной автоматизации  процессов бронирования, расчетов с  гостями, агентами, туроператорами и  хозяйственной деятельности становится все более актуальным для российских гостиниц.

Современное гостиничное  хозяйство – динамично развивающаяся  отрасль. Тенденции ее развития связаны  с ростом спроса и расширением  спектра оказываемых услуг. Использование  новейших информационных технологий, их интеграция с системами жизнеобеспечения, позволяют оптимизировать функционирование всех служб и сервисов гостиничного комплекса.

Автоматизированные системы  управления гостиницы – это специализированный пакет программ, обеспечивающий работу гостиничного персонала на своих  рабочих местах и оперативное  принятие решений на всех этапах технологического цикла, от резервирования мест до получения  отчета по деятельности гостиниц.

Автоматизированные системы  управления гостиницы имеет интерфейс  с программами, автоматизирующими  смежные департаменты, или со смежными программами – бухгалтерской  программой, автоматизированные системы  управления ресторана, телефонным тарификатором, системой контроля доступа, и конечно, с системой удаленного бронирования. Эти системы, или подразделения, работают не изолированно друг от друга, а обмениваясь информацией между  собой. Информация может быть в виде документации на бумаге или в электронном  виде. Таким образом, автоматизированные системы управления это

• способ накопления и источник получения полной и своевременной информации о госте и текущем состоянии гостиницы, поступающей из смежных систем (подразделений) в удобной форме, а, следовательно, основа информационной системы отеля;
• инструмент и средство управления и быстрого реагирования на постоянно меняющиеся ситуации в гостинице и на рынке;
• способ повышения уровня сервиса для гостей и качества работы персонала;
• система автоматизации всех этапов работы с гостем – от приема заявки до окончательного расчета;
• возможность эффективного использования номерного фонда и других элементов гостиницы, а, следовательно, увеличение ее доходов;
• новые возможности в области управления и сервиса, ибо накопленные данные становятся бесценным капиталом для гостиницы. Базы данных «истории гостя» позволяют поощрять постоянных клиентов, точно изучать целевой рынок гостиницы, прогнозировать спрос, и услуги, проводить эффективную маркетинговую и кредитную политику.

Автоматизация процессов  функционирования гостиницы – обязательное условие к успешной работы гостиницы, а эффективное использование  собранных данных является ключевым фактором ее конкурентоспособности.

Предприятию для процветания  нужны платежеспособные гости. Но для  того, чтобы гости выбирали предприятие  и платили их нужно качественно  обслуживать. А для этого необходим  соответствующе подготовленный и хорошо работающий персонал. Он будет таковым  только в том случае, если хорошо и всесторонне мотивируется и  находится под постоянным контролем. Но последнее возможно только при  хорошо отлаженной системе управления. Это, в свою очередь, требует колоссальных усилий менеджмента, если у него нет  на вооружении качественного инструмента. Таковым в наше время является система автоматизации управления, основанная на применении информационных технологий. Эта система стоит  денег и, зачастую, немалых. Их нужно  заработать. Как показывает практика, в современных условиях решение  большинства проблем обеспечивает все-таки система автоматизации. Поэтому  любыми способами начинать нужно  с неё, с её внедрения и освоения. Решений в этой сфере к настоящему времени существует достаточно много.

Гостя нужно принять, накормить, по возможности и его желанию  развлечь и уложить спать с  той или иной степенью комфортности. Поэтому в гостинице есть ресторан или точка организации питания  иного формата и, возможно, гостям оказываются дополнительные развлекательные или иные услуги.

Значение и роль автоматизированных систем управления в успешности ведения  бизнеса гостеприимства в настоящее  время многими явно недооценивается. В профессиональных стандартах, предложенных Федерацией рестораторов и отельеров, устанавливается, что «иметь представление» о них должны лишь менеджеры четвертого уровня, занимающиеся стратегией развития предприятия. Однако реальная практика работы показывает, что даже современные горничная, официант, бармен должны не только «иметь представление», но и работать с соответствующими средствами, конечно, на своем уровне. И автоматизация настолько прочно вошла в повседневную жизнь современного предприятия гостеприимства, что POS-терминал на стойке сегодня уже воспринимается скорее как неотъемлемая часть интерьера, нежели как рабочий инструмент контактного персонала и автоматизации бизнес-процессов. Тем не менее, соответствующие средства всё ещё воспринимаются многими акционерами и управленцами бизнеса как некая дань моде. А исходить нужно из следующего, – это инструмент получения, упорядочивания, накопления и

анализа информации.  
 
Возможности системы управления гостиничным предприятием:

• Оперативный контроль и управление деятельностью предприятия в реальном масштабе времени. В полнофункциональных системах такая возможность предоставляется с любой точки земного шара при наличии доступа в Интернет. Она реализуется через предоставление удаленного доступа к информационным ресурсам сервера на предприятии или через автоматизированное рабочее место на портативном компьютере пользователя. При этом обеспечивается и возможность подключения к системе видеонаблюдения, если такая на предприятии установлена.
• Обеспечение существенного долговременного и стабильного повышения выручки при снижении переменных затрат. Достигается за счет перекрытия большинства каналов, используемых персоналом для злоупотреблений, повышения скорости оборота управленческой им формации, оптимизации бизнес-процессов и практически без дополнительных затрат.
• Снижение постоянных затрат. Данный эффект обусловлен тем, что отпадает необходимость в найме сотрудников на некоторые управленческие должности на предприятии, уменьшается количество контактного персонала. Имеются и некоторые другие возможности снижения постоянных затрат, например, благодаря применению подсистемы обеспечения и поддержки лояльности гостей.
• Получение, обработка и анализ любых данных о состоянии и результатах деятельности предприятия в реальном масштабе времени. При этом обеспечивается многообразие и удобство форм представления информации – тексты, таблицы, графики, видео и др.
• Увеличение объема оборотных средств и повышение скорости их оборота. Это достигается, в частности, за счет оптимизации складских запасов. Система обычно позволяет автоматически определять минимально необходимые складские запасы по группам и номенклатурам расходных материалов, продуктов, товаров и в последующем строго контролировать их остатки. В результате появляется возможность минимизировать «замороженные» в складских запасах средства и быстрее реагировать на изменения конъюнктуры рынка.
• Ведение полноценного управленческого учета и анализа. Автоматизированная система управления позволяет реально наблюдать, где, сколько, на что, кто и с какой эффективностью тратит финансовые средства, вырабатывать и реализовывать меры по минимизации затрат. Управление расходами – краеугольный камень управленческого учета и основа повышения прибыльности предприятия. Постатейное структурирование переменных и постоянных расходов, автоматически учитываемых в системе, позволит цивилизованно на современном уровне управлять ими. Затраты при ведении бизнеса неизбежны, но они не должны быть больше, чем необходимо