Характеристика контроля, как функции управления

          Цели, которые могут быть использованы  в качестве стандартов для  контроля, отличают две очень  важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношении к которому можно оценить степень выполнения работ. Конкретный критерий и определенный период времени называются показателями результативности. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие вопросы: «Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей?» и «Что осталось не сделанным?».⁸

          2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами составляет второй этап контроля. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом менеджер принимает еще очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На данной стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, является наиболее заметной частью всей системы контроля и заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

          Определение масштаба допустимых отклонений – вопрос кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует  много времени. Такая система контроля может парализовать и дезорганизовать работу организации и будет скорее препятствовать, чем помогать достижению целей организации. В подобных ситуациях достигается высокая степень контроля, но процесс контроля становится неэффективным. Для того чтобы контроль был эффективным он должен быть экономичным. Преимущества системы должны превышать затраты на ее функционирование. Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения. Состоит он в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

          Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю.

          Передача и распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы контроль был эффективным, необходимо обязательно довести до  сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые  результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать и доводиться до сведения ответственных работников в виде, легко позволяющем принять необходимое решение и действия. Решение этого вопроса должно опираться  на процесс достижения максимальной эффективности коммуникаций в организации.

          Заключительная стадия этапа  сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, нужна ли информация  и важна ли она. Важной считают информацию, которая адекватно описывает  исследуемое явление и необходима для  принятия правильного решения. ⁹

          3.  Действия. После вынесения оценки, процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбирать одну из трех линий поведения.

          1) Ничего не предпринимать следует, если сопоставления результатов со стандартами говорят о том, что установленные цели достигнуты. При этом измерения необходимо продолжать, повторяя цикл контроля.

          2) Устранить отклонения необходимо, если оценки свидетельствуют о том, что масштаб отклонения от стандарта превысил установленный уровень, при этом система контроля должна точно указывать причину столь больших отклонений. Корректирующие действия по устранению отклонений должны начинаться с выяснения причин этих отклонений с тем, чтобы добиться возвращения организации в запланированное русло.

          Прежде чем выбирать корректирующее  действие, необходимо взвесить все  имеющиеся отношения к данной  проблеме внутренние факторы  и их взаимосвязи. Поскольку  все подразделения организации  так или иначе связаны между собой, любое крупное изменение в одном из них затронет всю организацию. Менеджер должен вначале убедиться, что предпринимаемое им корректирующее действие не создаст дополнительных трудностей.

          3) Пересмотр стандартов необходим, когда сами стандарты и планы оказываются нереальными, недостаточно обоснованными. Успешно действующие организации зачастую вынуждены пересматривать  свои стандарты в сторону повышения. Но иногда планы составлены слишком оптимистично. Поэтому стандарты подчас надо пересматривать и в сторону понижения, поскольку завышенные стандарты не позволяют достичь сформулированных целей и сводят на нет мотивацию персонала.¹⁰

          Таким образом, обобщим изложенное  выше в более кратком варианте. В процессе контроля есть три  четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов  и принятие корректирующих действий.

         Первый этап процесса контроля – это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

          На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

          Заключительный этап – измерение  результатов. Сравнивая измеренные  результаты с заданными стандартами,  менеджер получает возможность  определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных систем, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

 

 

 

4. Характеристики эффективного контроля

 

          Для того чтобы контроль мог  выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей  организации, он должен обладать  несколькими важными свойствами.

          1) Стратегическая направленность контроля. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический  характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

          2) Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.

          3) Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

          4) Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

          5) Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля.

          6) Простота контроля. Как правило, наиболее эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, - такая система не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать  потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

          7) Экономичность контроля. Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат и средств. Никогда не следует забывать, что все затраты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению ее преимуществ и доходов. Затраты средств должны приближать организацию к поставленным  целям. Таким образом, если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль.

          Вообще, поскольку в контроле скрыто много побочных затрат, таких как затраты рабочего времени и отвлечение ресурсов, которые могли бы быть затрачены на решение других задач, то для того, чтобы контроль был экономически оправдан, отношение затрат к возможной прибыли  у него должно быть довольно низким. Конечно, для того, чтобы определить реальное соотношение затрат и прибыли для системы контроля, необходимо рассматривать как долгосрочные аспекты, так и краткосрочные. Если и существует какое-либо твердое правило контроля, то оно, прежде всего, состоит  в том, что любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.¹¹

          Таким образом, контроль является  эффективным, если он имеет  стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен. Тогда он сможет выполнить свою истинную задачу – обеспечить достижение  целей организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

          Контроль можно определить, как  деятельность субъекта управления  по повышению эффективности деятельности  организации по достижению цели  на основе сопоставления задач  и полученных результатов.

          Главный смысл контроля – в  создании гарантий выполнения  планов и в повышении эффективности  управленческого процесса. Контроль  как одна из основных функций  менеджмента объединяет все виды  управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения поставленных целей.

          Выделяют три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

          Предварительный контроль считается  важнейшим и определяется сутью активной (наиболее эффективной) стратегии управления, состоящей в прогнозировании и предвидении будущего функционирования. Данный вид контроля направлен на три сферы ресурсов – человеческие, материальные и финансовые. Правильно разработанная система  контроля, обращенная в будущее, обнаруживает возможные отклонения до их появления.

          Текущий контроль происходит  в процессе выполнения работ;  в нем наиболее полно воплощается  принцип обратной связи, позволяющий  оценить качество выполнения  и внести коррективы, что содействует  достижению целей.

          Заключительный  контроль выполняет  двоякую роль: он помогает решить вопрос о качестве работ и от него зависят различные оценочные процедуры: наказание, поощрение, стимулирование и мотивирование.

В процессе контроля есть три  четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов и  принятие корректирующих действий.

          Первый этап процесса контроля  – это установка стандартов, т.е.  конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.