Характеристика контроля, как функции управления

 

ВВЕДЕНИЕ

 

          Хорошего управляющего характеризует  не количество начатых программ и проектов, а число завершенных под его руководство. Но на деятельность организации оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности не всегда удается. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды и организация должна к ним адаптироваться. Поэтому требуется средство, которое позволило бы руководству обнаружить собственные ошибки и ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели. Этим средством и является контроль.

          Функция контроля – это такая  характеристика управления, которая  позволяет выявить проблему и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Вот что написано в китайской книге «И Цзинь» («Книге перемен») еще три тысячи лет назад, до того, как возникли первые идеи науки управления: «Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их».¹

          Одна из важнейших причин необходимости  осуществления  контроля состоит  в том, что любая организация,  безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

          Цель данной работы дать характеристику  контроля, как одной из ведущих функций  управления.

 

 

1. Контроль: сущность и содержание

 

          Контроль – одна из важнейших функций управления, которая позволяет выявлять проблемы и корректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Отсюда вытекает объективная необходимость осуществления контроля: любая организация должна обладать  способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят  достижению основных целей организации.

          Функция контроля обеспечивает  обратную связь в системе управления. Остальные функции (планирование, организация, координация, мотивация)  являются прямой связью с объектом  управления. Контроль представляет  собой элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка принятых решений, планов и даже  норм и нормативов. Поэтому можно считать, что контроль – это обратная связь между запланированными и фактическими промежуточными и конечными результатами деятельности организации.

          Сущность контроля – в выявлении  факта расхождений между запланированными и фактическими результатами деятельности организации.

          Цель контроля – выявление  степени расхождения между запланированными и фактическими промежуточными и конечными результатами деятельности организации и обеспечение руководителя организацией (субъекта управления) систематизированной информацией для принятия  корректирующих решений. Такая информация представляет собой результаты выявления и анализа отклонений от запланированных показателей. При этом важно понимать, что контроль направлен именно на выявление и предотвращение ошибок и просчетов, а не их исправление.²

          Цель контроля достигается решением  задачи организации контроля. Напомним, что одно из определений организации трактует ее как деятельность по упорядочиванию всех элементов определенного объекта во времени и пространстве.

          Поэтому, для решения задачи  организации контроля необходимо  решить следующие задачи:

• упорядочить (создать) процесс контроля как совокупность функций контроля (диагностирование, ориентирование, стимулирование и т.д.);
• создать систему контроля. Система контроля – это совокупность субъекта, объекта и средств контроля, взаимодействующих как единое целое в процессе установления желаемых результатов исполнения, измерения состояния объекта контроля анализа и оценке данных измерения, выработки корректирующих воздействий.³

          Эти частные задачи и составляют  основу содержания контроля.

          Контроль только тогда становится  действенным, когда по его итогам  предпринимаются меры по устранению  недостатков и причин, порождающих  нежелательные явления. Благодаря  контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий. Поэтому контроль можно определить, как деятельность субъекта управления по повышению эффективности деятельности организации по достижению цели на основе сопоставления задач и полученных результатов.

          Таким образом, главный смысл контроля – в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процесса. Контроль как одна из основных функций менеджмента объединяет все виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения поставленных целей.

          Что же представляют собой функции контроля?

          В системе управления контроль  выполняет следующие конкретные  функции:

• собственно контрольную (установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений);
• информационную (сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта);
• диагностическую (изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения; угроз и возможностей, скрытых резервов);
• прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;
• коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи;
• ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое внимание;
• стимулирующую. Контроль должен поощрять производительность и совершенствование сотрудников, отмечать хорошо сделанную работу (по итогам контроля осуществляются оценка персонала, вознаграждение или наказание);
• корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяется таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них);
• защитную (способствует сохранности ресурсов).⁴

 

 

 

 

2. Виды контроля

 

          Выделяют три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически полученные результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.⁵

          Предварительный контроль осуществляется до начала исполнительного этапа выполнения задачи. По существу это контроль готовности к практическим действиям: установление готовности исполнителей и всех видов ресурсов (материальных, финансовых и др.).

          Цель предварительного контроля – обеспечение необходимых условий для бесперебойной и качественной практической деятельности организации.

          Предварительный контроль в отношении материальных ресурсов предполагает:

• выработку стандартов допустимого качества материалов и проверку поступающих материалов на соответствие этим стандартам;
• тщательный выбор поставщиков и заключение договоров;
• установление минимальных размеров запасов для обеспечения бесперебойной деятельности  организации.

          Предварительный контроль в отношении  финансовых ресурсов предполагает разработку финансового плана. Он должен давать ответы на вопросы:

• когда, сколько и каких средств (наличных, безналичных, собственных, заемных и др.) потребуется организации для обеспечения деятельности;
• каковы предельные значения затрат по каждому структурному подразделению, частной задаче, этапу деятельности.

          Предварительный контроль в отношении  человеческих ресурсов направлен на эффективный отбор персонала для обеспечения деятельности организации, выполнения задачи. Здесь предварительный контроль должен обеспечить:

• определение степени готовности персонала к действиям по деловым и профессиональным качествам, при необходимости – объема дополнительной подготовки и потребного для этого времени;
• установление минимально допустимого уровня подготовки (образования и стажа работы) для деятельности в данной области.⁶

          Текущий контроль осуществляется непосредственно на стадии процесса выполнения задачи (хозяйственного процесса). Его цель - совершенствование деятельности, координация действий для движения к цели. Чаще всего объектом текущего контроля являются подчиненные, а субъектом – их начальники. Задача этого вида контроля – своевременно выявить и по возможности устранить отклонения от заданных параметров, возникающие в ходе работы.

          Текущий контроль осуществляется  на основе обратной связи, представляющей собой получение данных о ходе процессов. Этот вид контроля позволяет руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою деятельность и деятельность подчиненных так, чтобы избежать отклонений от наиболее эффективного пути к достижению цели. Таким образом, текущий контроль дает возможность своевременно реагировать на меняющиеся внутренние и внешние факторы.

          Заключительный контроль осуществляется после выполнения работы. Это – контроль итогов. Его цель – определить качество выполнения поставленной задачи (решения проблемы). Задачей заключительного контроля является оценка степени выполнения поставленной задачи (решения проблемы).

          Для этого необходимо:

• сопоставить планируемые и фактические показатели;
• проанализировать возможные ситуации и определить варианты решения.

          Заключительный контроль позволяет:

• определить степень участия в достижении цели каждого исполнителя и сформировать мотивационные вознаграждения;
• осуществить оценку и корректировку поведения руководителя и принимаемых решений;
• осуществить формирование планов на будущее на основе анализа полученных результатов.⁷

          Рассмотрев основные виды контроля  можно сделать следующие выводы.

          Предварительный контроль считается  важнейшим и определяется сутью активной (наиболее эффективной) стратегии управления, состоящей в прогнозировании и предвидении будущего функционирования. Данный вид контроля направлен на три сферы ресурсов – человеческие, материальные и финансовые. Правильно разработанная система  контроля, обращенная в будущее, обнаруживает возможные отклонения до их появления.

          Текущий контроль происходит  в процессе выполнения работ; в нем наиболее полно воплощается принцип обратной связи, позволяющий оценить качество выполнения и внести коррективы, что содействует достижению целей.

          Заключительный  контроль выполняет двоякую роль: он помогает решить вопрос о качестве работ и от него зависят различные оценочные процедуры: наказание, поощрение, стимулирование и мотивирование.

 

 

 

 

 

3. Процесс контроля

 

          В процедуре контроля есть  три четко различимых этапа:  выработка стандартов и критериев,  сопоставление  с ними реальных  результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

          1. Установление стандартов. Первым этапом в процессе контроля является разработка системы стандартов и описание бизнес-процессов. Такие стандарты и регламенты помогают систематизировать и описать процессы в подходящей форме, и всегда согласованы с задачами компании. Стандарты также необходимы для придания любому процессу системности и управляемости. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.