Функции менеджмента и их использование на промышленных предприятиях

Через организаторскую  деятельность, т.е. через распределение  и объединение задач и компетенций, должно целенаправленно происходить управление отношениями в каждой организации. Организация – это средство достижения целей организации.

Таким образом, организация – это вторая функция управления. Из всего множества значений термина «организация» в смысле управленческой функции чаще всего используются два:

организация – это  структура системы в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом;

организация – это процесс, посредством  которого создается и сохраняется  структура организации.

Функция организации  реализуется двумя путями: через  административно-организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное  управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Под организационной структурой предприятия понимается ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед предприятием и ее подразделениями целями и распределением между ними функций. Организационная структура предусматривает «распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы». [7, c.26]

Проблема совершенствования организационной  структуры управления предполагает уточнение функций подразделении, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.

Организационная структура направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями  фирмы, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах.

Чтобы планы были реализованы руководство  должно найти эффективный способ сочетания планов, т. е. с оптимальным результатом.

Организация как процесс представляет собой функцию по координации  многих задач, чтобы данный процесс  был успешным, необходима соответствующая целям и задачам грамотно построенная организационная структура.

Требования к персоналу  определены тарифно-квалификационными  справочниками, положениями об отделах и структурных подразделениях, должностными и рабочими инструкциями.

Анализируя функции  работников СООО "Белохунт", можно сделать вывод, что функциональное разделение труда соответствует должностным обязанностям указанных исполнителей.

Среди отделов присутствуют функциональные связи (происходит обмен  информацией между работниками  отделов, составляется документальная отчетность и доводится до специалистов отделов), а также линейная связь (зам. директора по коммерции координирует и контролирует действия специалистов на основе предоставленной отчетности).

Вопросами управления персоналом занимается отдел кадров во главе  с начальником отдела кадров. В  подчинении начальника отдела кадров находятся два инспектора по труду.

На данном предприятии  реализуются следующие функции  управления персоналом: подбор и расстановка  кадров, составление плана потребности  в персонале, оформление приема, перевода, увольнения работников, осуществление контроля за правильным использованием персонала, ведение учета личных дел, оформление документации для награждения, рассмотрение писем, жалоб, заявлений.

Финансовая служба (бухгалтерия) во главе с главным бухгалтером  занимается финансовыми вопросами деятельности предприятия, в том числе и составлением текущих финансовых планов. В подчинении главного бухгалтера находятся два бухгалтера.

Таким образом, организационная  структура СООО "Белохунт" соответствует ее целям и задачам, что говорит об эффективности работы управления предприятия в плане организации, но, как и всякая другая линейно-функциональная система имеет ряд недостатков.

Необходимо отметить, что выполнение некоторых функций, например, в области управления персоналом, необходимо улучшить. Существенным упущением руководства является отсутствие отдела маркетинга, необходимого в рыночных условиях, особенно для организаций, желающих расширять масштабы своей деятельности.

 

2.3 Мотивация, контроль  и координация.

При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Мотивация как основная функция менеджмента связана  с процессом побуждения себя и других людей к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей организации. исследование поведения человека в труде дает некоторые общие объяснения мотивации и позволяет создать прагматические модели мотивации сотрудника на рабочем месте.

Мотив - это побудительная  причина, повод к деятельности. Побудить к деятельности можно обогатив идеями, волю, знания, определив величину вознаграждения, связав его с результатом деятельности, а также выявив систему ценностей человека, удовлетворяя потребность власти в зависимости от способности человека влиять на других людей. Различные теории мотивации разделяют на две категории: содержательные и процессуальные.

Потребности - это осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Потребности можно удовлетворить вознаграждениями. Вознаграждение - это то, что человек считает для себя ценным.

Содержательные теории мотивации в первую очередь стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы.

Согласно теории Маслоу существует пять основных типов потребностей: физиологические, безопасности, социальные, успеха, самовыражения. Они образуют иерархическую структуру, которая как доминант определяет поведение человека.

Процессуальные теории не оспаривают существования потребностей, но считают, что поведение людей  определяется не только ими. Согласно процессуальным теориям поведение личности является также функцией его восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, и возможных последствий выбранного им типа поведения.

Имеется три основные процессуальные теории мотивации: теория ожиданий, теория справедливости и модель Портера - Лоулера.

Теория ожиданий основывается на предположении, что человек направляет свои усилия на достижение какой-либо цели только тогда, когда будет уверен в большой вероятности удовлетворения за этот счет своих потребностей или достижения цели. Мотивация является функцией фактора ожидания "затраты труда - результаты", ожидания - "результаты -вознаграждение" и валентности (т.е. относительной степени удовлетворения). Наиболее эффективная мотивация достигается, когда люди верят, что их усилия обязательно позволят им достичь цели и приведут к получению особо ценного вознаграждения. Мотивация ослабевает, если вероятность успеха или ценность вознаграждения оценивается людьми невысоко.

     Теория ожидания  оказывает менеджеру помощь при усилении мотивации работников.

     Во-первых, предполагаемое вознаграждение  должно соответствовать потребностям  сотрудников. Поэтому сначала  руководитель должен узнать потребности работников, а затем определять вознаграждение.

     Во-вторых, должно быть установлено твердое соотношение между достигнутыми результатами и вознаграждением. При этом вознаграждение следует давать только за эффективную работу.

     В-третьих,  необходимо формировать высокий,  но реалистичный уровень результатов, ожидаемых от подчиненных, и внушать им, что они могут добиться их, если приложат силы.

В рамках теории справедливости предполагается, что люди подвергают субъективной оценке отношение вознаграждения к затраченным усилиям и сравнивают его с тем, что, как они считают, получили другие работники за аналогичную работу. Несправедливое, по их оценкам, вознаграждение приводит к возникновению психологического напряжения. Получившая широкую поддержку модель Портера - Лоулера основывается на том, что мотивация является функцией потребностей, ожиданий и восприятия работниками справедливого вознаграждения.

«Общеизвестным фактом является то, что методы мотивации персонала могут быть как материальными, так и нематериальными». [15, c.108]

Что касается материальных методов, то первоочередное внимание следует обратить на организацию заработной платы.

На данном предприятии  организация заработной платы имеет  относительно упрощенный характер.

Рядовые работники, обслуживающий персона, охрана имеют строго фиксированный оклад, не зависящий от их личного вклада в деятельность организации, а также получают премии по результатам работы всего предприятия в целом. Такая же схема оплаты труда применяется к работникам бухгалтерии и отдела кадров.

Заведующие магазинов  также имеют фиксированный оклад + премия по результатам деятельности их подразделения + премия по результатам деятельности всего предприятия.

Руководители служб (коммерческий директор и его заместитель, главный  бухгалтер, начальник отдела кадров, начальник отдела охраны) помимо должностного оклада имеют процент от прибыли.

Таким образом, непосредственно  материально заинтересованными  в улучшении показателей работы СООО "Белохунт" являются руководящие работники, а зависимость заработной платы остальных работников от эффективности его работы явно недостаточна.

Что касается нематериальных форм мотивации, то здесь ситуация складывается еще более плачевная. Единственным проявлением данных форм является вынесение благодарности персоналу СООО "Белохунт" за достигнутые результаты (объемы продаж и/или отсутствие жалоб со стороны покупателей).

Таким образом, мотив - это побудительная причина, повод к деятельности. Побудить к деятельности можно обогатив идеями, волю, знания, определив величину вознаграждения, связав его с результатом деятельности, а также выявив систему ценностей человека, удовлетворяя потребность власти в зависимости от способности человека влиять на других людей. Различные теории мотивации разделяют на две категории: содержательные и процессуальные.

Контроль.

В процессе контроля можно  получить ответы на следующие вопросы: чему мы научились? что в следующий раз следует делать иначе? в чем причина отклонений от намеченного? какое воздействие оказал контроль на принятие решений? было ли воздействие контроля позитивным или негативным? какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

Какую бы технологию контроля не применяли, окончательная его цель состоит в том, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента.

Контроль - это системное  наблюдение за выполнением планов, заданий и результатами хозяйственной деятельности, обеспечение с помощью информации обратной связи с управляемым объектом. Учет и контроль необходимы для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплины на предприятии.

Существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению  к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

1. Этап А – установление  стандартов.

Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Данные цели явным образом «вырастают» из процесса планирования. На первом этапе необходимо определить временные рамки и конкретный критерий, по которому оценивается работа. Это и есть результативность. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

2. Этап Б – сопоставление  достигнутых результатов с установленными  стандартами.