Совершенствование логистической системы управления запасами (на примере ООО "Адидас")

Определение размера заказа требует оптимизации двух равных видов издержек:

• на размещение запаса;
• на хранение запаса.

Управление запасами обеспечивают бесперебойные процессы производства и реализации продукции и сведение к минимуму текущих издержек по их обслуживанию.

Следовательно, можно сделать вывод, что в настоящее время в экономической литературе тема запасов описана вполне полно и детально. Однако, нужно определить насколько важны запасы для компаний, и определить размеры и виды затрат, которые они несут в связи с содержанием запасов.

1.2. Система управления запасами на предприятиях розничной

торговли, модель Вильсона

Система управления запасами – это широкий  спектр мероприятий, которые связаны непосредственно с пополнением и созданием запасов, организации, а также для постоянного контроля и точного планирования поставок.

Одним из основных механизмов системы управления запасами, которые необходимо внедрить в работу множества элементов, состоит в применении принципа обратной связи. Суть этого принципа заключается в том, что если менеджеры будут оказывать управляющие действия на ее рабочий элемент, то в системе должна будет появиться «обратная связь», которая будет обеспечивать поступление новых данных о новом состоянии всей системы и в дальнейшем оценивает эффективность ее функционирования. Система будет управляема, если после воздействия на нее можно будет определить ее состояние, оценить его и с учетом новых данных о системе и принять следующее воздействие на нее.

На первом уровне системы хранятся модули складской программы и баз данных, которые пополняются сведениями о передвижении товаров и работе с покупателями по отгрузке товаров.

Второй уровень системы включает в себя разные модели управления запасами, которые используют необходимый математический аппарат, служащий для того, чтобы оценить текущее состояния запасов и разработки более конкретных рекомендаций по их эффективному использованию.

На третьем уровне находится модель управления финансами и правила, которые позволяют вести контроль над финансовым состоянием запасов. Здесь оценивается экономическая эффективность правил, которые принимаются для формирования запасов, а также определяются финансовые источники для их приобретения, финансовая стратегия управления запасами.

Таким образом, основу системы управления запасами, в общем состоит из технологии анализа состояния плановых резервов и внешней среды, а также из правил принятия решений по формированию запасов. Сами правила представлены в виде специальных программных модулей и инструкций для персонала.

В рамках использования теоретических исследований и большого практического опыта решения проблемы управления запасами, большое количество фирм используют одну из перечисленных систем, имеющие свои достоинства и недостатки.

В процессе регулирования запасов выделяются следующие различные уровни запасов:

• максимальный запас, который равен сумме максимального, гарантированного и подготовительного текущего запасов. Его размер устанавливается с помощью связей и контроля над большими объемами ресурсов,
• минимальный запас, равный сумме гарантированного и подготовительного. Снижение запасов до этого уровня будет являться сигналом для их экстренного пополнения.
• средний, или переходящий запас, равный сумме, подготовительного, гарантированного и половины текущего запасов. Величина такого показателя определяется нормами размера запаса;

В процессе управления запасами важно установить момент, или точку заказа и его требуемый размер.

Точка заказа - это установленный уровень запаса, при достижении которого подается заказ на поставку партии материальных ценностей.

Размер заказа - это запас материалов, на которое должен быть сделан заказ для пополнения их запаса. Если минимальный запас будет достигнут в момент получения новой партии, то тогда  он достигает максимального уровня.

Формирование товарных запасов  всегда позволяет предприятию обеспечить стабильность ассортимента товаров, тем самым повышая уровень обслуживания покупателей. Всё это требует поддержания каждому предприятию оптимального уровня запасов.

Товарные запасы всех предприятий, связанные с торговлей, находятся постоянно в движении и обновлении. Заключительным этапом их движения является потребление. Главными целями товарных запасов в розничной торговле является обеспечение устойчивости предложения товаров потребителям, а в оптовом – обслуживание оптовых покупателей. Для того чтобы поддерживать товарные запасы на оптимальном уровне требуется чётко налаженная система управления запасами. Оптимальный уровень запасов означает положение, когда отсутствуют излишки запасов или их дефицит. 

Управление товарными запасами представляет следующие операции [26, с.230]:

1. Оперативный учёт и контроль. Он осуществляется с помощью специального программного обеспечения. Например. 1C Торговля и склад. Остатки товаров в начале и конце месяца представляются корректировке и анализу.

2.Нормирование товарных запасов означает выработку экономически обоснованных нормативов. Например, объём страхового запаса. Нормативы рассчитываются отдельно для страхового запаса, текущего запаса и т.д.

3. Регулирование. Заключается  это в  поддержании товарных запасов на определённом уровне и изменении их величины, которая зависит от периодов поставки товаров и спроса. Как излишки, так и недостаток запасов оказывают как положительные, так и  отрицательные воздействия на результаты деятельности предприятия.

При создании эффективной системы управления запасами на предприятии необходимо сначала уравновесить две чаши виртуальных весов. На одной из них должны сосредоточиться положительные стороны наличия запасов – это обеспечение надежности в работе, что отражается в непрерывности производственного процесса и удовлетворении потребностей покупателей, а на другой – отрицательные стороны - это издержки на содержание и на хранение запасов, отвлечение из оборота капитала, который инвестируется в запасы.

Разработка системы управления запасами на предприятии, как правило, ведется с учетом стратегических направлений компании. При этом должен устанавливается компромисс между рисками и затратами или ликвидностью. Проводится  пять этапов постановки системы управления запасами на предприятии:

Этап 1. Определение стоимости запасов, их количественных характеристик, т.е. объемных, сведений о местонахождении, временных параметров.

Этап 2. Проведение ABC-анализа и определение самых важных запасов категории "А", менее важных - категории "В" - и второстепенных по значению - категории "С".

Этап 3. Регистрация методов и процедур, которые используются предприятием в настоящее время в управлении запасами. Выбор критериев для оценки результативности существующей системы управления запасами и постановка учета, который позволяет получить необходимую информацию для этой цели.

Этап 4. Сравнение существующих процедур и методов управления с требуемыми. Работа над системой информационного мониторинга запасов, хода выполнения заказов и  издержек по хранению запасов.

Этап 5. Определение этапов перехода к новой системе управления запасами. Совершенствование новой или действующей системы управления запасами.

Оптимальное управление запасами представляет получение ответов на два основных вопроса: когда нужно определиться с пополнением запаса, сколько надо при этом заказывать материальных запасов, которые в дальнейшем идут в резерв. Существуют две основные модели управления запасами: система с фиксированным размером заказа, называемая моделью экономического размера заказа, или Q-моделью, и система с постоянной  периодичностью заказа, которая называется периодической моделью, или Р-моделью.  Сущность Q-модели заключается в том, что как только объем запасов определенного товара достигает заранее определенного минимального значения и точки заказа, этот товар немедленно заказывается. Достижение минимального уровня может произойти в любой момент в зависимости от спроса.

В практике управления запасами Q-модель будет использоваться  в следующих случаях:

1. Большие потери в результате отсутствия запаса;
2. Высокие издержки в связи с хранением запаса;
3. Высокая стоимость заказываемого товара;
4. Высокая степень неопределенности спроса.

Использование Q-модели представляет беспрерывный контроль, за остатками запасов. Эта модель требует, чтобы каждый раз производилось изъятие ресурсов из запаса, проводились проверки, чтобы в дальнейшем определить-достигнута ли точка очередного заказа.

Оптимальный размер [28, с.145] партии поставляемых товаров и оптимальная частота завоза будет зависить от следующих факторов:

- объема спроса;

- расходов по доставке товаров;

- расходов по хранению запаса.

В качестве критерия оптимальности чаще всего выбирается минимум расходов при доставке и хранении.

При управлении запасами по Р-модели период, через который предприятие передает заказ поставщику, не изменяется. К примеру, в начале каждой недели менеджер фирмы знакомится с остатками товаров и доказывает их до заранее определенной максимальной нормы. Размер  партии товара,  на который будет заказан, определяется разностью фактического запаса и предусмотренного нормой максимального товарного запаса. Так как для исполнения любого заказа нужен оптимальный период времени и величина заказываемой партии быстро увеличивается на размер прогнозируемых расходов на данный период.

Система контроля за системой управления запасами с фиксированной периодичностью заказа будет использоваться в следующих случаях:

1. расходы по размещению заказа и доставке сравнительно невысоки;
2. условия поставки позволяют получать заказы разными по величине партиями;
3. потери от возможного дефицита невысоки.

Используя эти методы управления запасами нужно учесть особенности спроса на продукцию предприятия, а также особенности общих информационных технологий, которые обеспечивают автоматизированное управление бизнес - технологий.

Чтобы принять оптимальное решение по управлению запасами требуется учет множества факторов, которые часто опираются на поиск логистического компромисса, обеспечивающего сокращение издержек и полное удовлетворение спроса на продукцию, которая требуется в настоящее время.

На практике трудность в выборе конкретного подхода зависит от условий, в которых работает предприятие, и способности менеджера по логистике принять правильное решение. Чем сложнее условия, тем более требуется сложная модель управления запасами. Для всех моделей имеет место наличие следующих проблем: обеспечение надлежащего контроля, над каждым элементом запаса на складе и гарантия точного отслеживания состояния наличных запасов.

Важным аспектом деятельности логистической системы является поддержка размеров материальных запасов на таком уровне, чтобы обеспечить бесперебойное и постоянное  снабжение всех подразделений необходимыми материальными ресурсами, в соответствии с требованиями эффективной экономичности всего процесса перемещения материального потока [20, с.56]. Эта задача решается с помощью системы управления запасами.

Система управления запасами – это объединение правил и показателей, которые определяют момент времени и объем закупки продукции для своевременного пополнения запасов.

Параметры системы управления запасами включают в себя:

– точку заказа – контрольный уровень запасов продукции, при условии достижения которого необходимо их пополнение;

– объем отдельной закупки;

– нормативный уровень запасов – расчетная величина запасов, которая достигается при очередной закупке;

– пополняемое количество продукции, при котором достигается минимум расходов на хранения запаса согласно заданным расходам на пополнение и заданным альтернативным расходам инвестированного капитала.

          – частоту осуществления закупок – длительность интервала между двумя закупками продукции, т.е. период пополнения запасов продукции;

В логистике существуют следующие системы управления запасами:

– система управления запасами с фиксированным размером заказа;

– система с установленной периодичностью пополнения запасов до установленного уровня;

– система управления запасами с фиксированной периодичностью заказа;

– система «максимум-минимум».

Когда отсутствуют отклонения от запланированных показателей и запасы используются равномерно, в теории управления запасами разработаны две основные системы управления запасами: система управления запасами с фиксированным размером заказа и система управления запасами с фиксированной периодичностью заказа. Другие системы управления запасами, собственно говоря, являются модификацией этих двух систем.

Система с фиксированным размером заказа. Эта система проста и является классической. В данной системе размер заказа и пополнение запаса являются постоянными величинами. Заказ на поставку продукции происходит только при том условии, если запас уменьшается до установленного минимального уровня, который называют «точкой заказа».

В процессе формирования данной технологичной системы интервалы поставок могут быть различными, которые зависят от скорости расходов и потребления материальных ресурсов в логистической системе управления товарными запасами. В отечественной практике очень часто возникает ситуация, когда оптимальный размер заказа определяется в соответствии с каким-либо частичным организационным решением. Например, возможность загрузки складских помещений или удобство транспортировки.