Международная логистика снабжения и снабжения и закупок

 

Исходя из этого, можно  сформулировать основные задачи снабжения:

• создание надежного и непрерывного материального потока для обеспечения бесперебойного функционирования организации;
• поддерживание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов;
• развитие отношений с подразделениями, использующими эти материалы;
• поиск компетентных поставщиков, тесное взаимодействие с ними, формирование выгодных отношений;
• поддержка и повышение качества закупаемых материалов;
• договоренность о наименьшей общей стоимости с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса;
• повышение конкурентоспособности.

Применительно к закупкам процедуру их осуществления можно представить следующим образом:

1. Выявление потребности
2. Общее описание потребности (основные характеристики, необходимое количество)
3. Поиск поставщиков
4. Формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков
5. Разработка предварительного графика закупки на основании требуемой даты поставки
6. Запрос предложений
7. Оценка предложений
8. Выбор поставщика
9. Окончательные переговоры
10. Составление документации и оформление заказа (договора)
11. Поставка и контроль качества
12. Обсуждение возникающих спорных вопросов и гарантийных обязательств

Из этого видно, что  значительное место в закупочной деятельности играет работа с поставщиками, в частности, процедура выбора поставщика.

 

1.2.ЗАКУПКИ И ВЗАИМООТНАШЕНИЯ С ПОСТАВЩИКАМИ

В ходе выполнения процедуры  закупки в логистике продавец обязуется передать в означенный срок производимую им или закупаемую продукцию покупателю. При этом продавец должен передать товар на определенных условиях, а покупатель обязуется уплатить за него оговоренную сумму. Существуют различные способы передачи продукции покупателю: доставка продукции непосредственно поставщиком; получение продукции покупателем со склада поставщика (производителя); передача продукции третьей стороне (например, транспортному предприятию) для последующей доставки покупателю.

В зависимости от специфики  деятельности компании принимается  то или иной метод закупок:

1. Закупку  ресурсов одной партией, который  предполагает поставку ресурсов  крупной партией за один раз. Преимущества данной закупки заключаются в следующем:

• исключение возможности неравномерности и неритмичности снабжения;
• незначительная трудоемкость работ по оформлению документов на поставку;
• возможность использования скидок на крупные партии;
• недостатки закупок ресурсов одной партией можно описать, как

повышенные затраты на складирование и хранение ресурсов;

• отвлечение части оборотных средств предприятия в запасы.

2. Закупку  ресурсов мелкими фиксированными  партиями. Данная закупка предусматривает  договоренность между поставщиком  и потребителем на поставку  определенного количества ресурсов несколькими партиями в определенные промежутки времени. Ее преимуществами являются:

• Снижение затрат на складирование и хранение;
• Экономия оборотных средств;
• Создание предпосылок для внедрения перспективных логистических концепций управления потоками ресурсов;

Недостатки  закупок ресурсов мелкими фиксированными партиями сводятся к следующему:

• Наличие возможности отклонений от условий поставок ресурсов
• Повышенная трудоемкость логистических операций, связанных с управление мелкими партиями ресурсов
• В случае снижения спроса на продукцию предприятия, оно обязано выкупить оговоренное в договоре количество ресурсов

3. Закупку по котировочным  ведомостям. Метод практикуется  для поддержания конкуренции среди поставщиков и снижения цен на ресурсы. Покупатель рассылает предполагаемым поставщикам ресурсов «требования на квоты», на основании полученной информации выбирается поставщик, обеспечивающий наилучший по цене и сервису вариант закупок.

4. Закупка ресурсов с заказом  на поставку. Применяется  для получения ресурсов, используемых потребителем не достаточно часто, когда нет возможности получать их по мере необходимости. Заказ требует определенного времени на исполнение. Метод имеет определенные недостатки:

• Необходимость детальной проработки заказа на ресурсы
• Трудоемкость выбора поставщика ресурсов
• Сложность управления процессами закупок различных по количеству и характеристикам ресурсов у различных поставщиков данных ресурсов

5. Закупка ресурсов  по мере необходимости. Данный  метод закупок предусматривает возможность покупателя в рамках договора, заключенного на определенный срок, варьировать объем и время поставок ресурсов, оплачивая только доставленное количество товара.

Помимо этого, в зарубежной практике используется подход к выбору метода закупок, исходя из анализа ситуации. При этом выделяют: закупки для решения новых задач, повторные закупки с изменениями и повторные закупки без изменений. Стадии закупки в при таком подходе формулируются, как:

1. Осознание потребности  (проблемы) и определение путей ее решения;

2. Определение характеристик и  количества необходимых изделий;

3. Описание характеристик и количества  необходимых изделий;

4. Сбор и оценка предложений;

5. Оценка предложений и выбор  поставщиков;

6. Выбор процедуры  размещения заказа.

При использовании любого из описанных подходов покупатель руководствуется  выбором одного или нескольких источников поставок закупаемых ресурсов. Оба варианта имеют свои преимущества, обозначенные в табл. 3.1.2.

Критерии преимущества при закупках из различных источников

Таблица 3.1.2.

 

Преимущества единственного  источника

Преимущества нескольких источников

более прочные взаимоотношения сильная вовлеченность всех сторон и стремление добиться прочных взаимоотношений экономия на масштабах и ценовые скидки при размещении крупных заказов более прозрачные административные функции и процедуры для регулярно размещаемых заказов меньший диапазон отклонений в характеристиках материалов и их поставках легкость обеспечения конфиденциальных требований и др. характеристик

конкуренция между поставщиками, приводящая к снижению цен снижение вероятности сбоев в работе с поставщиками, оперативное устранение возникающих проблем путем замены поставщика более легкое удовлетворение меняющегося спроса обеспечение доступа к большему объему информации большая вероятность поощрения инновация и усовершенствований возможность полагаться не на одну внешнюю организацию

 

Изложенный выше подходы  к оценке преимуществ при закупках из различных источников является традиционным, однако часто он недостаточен для обеспечения конкурентоспособности продукции, особенно в случаях, когда необходимо сотрудничество с большим количеством поставщиков по широкой номенклатуре закупаемых материалов и комплектующих изделий. Сложно решаются проблемы с повышением качества поставок и обеспечения их ритмичности, согласованием цен и т.п. Выбор оптимального количества поставщиков позволит:

• повысить эффективность цепочки создания стоимости;
• снизить административные затраты;
• снизить складские запасы;
• •сконцентрировать меньшие ресурсы на управлении наиболее значимыми поставщиками;
• сконцентрироваться на деловых отношениях с поставщиками, сертифицированными по системе ISO 9000.

Цели и задачи закупочной деятельности предприятия формулируются  на основе оптимизации количества и отбора наиболее перспективных поставщиков, исходя из оценки и сегментирования имеющейся  базы потенциальных поставщиков. Обратимся к результатам исследования эффективности закупок на примере предприятий Германии, проведенное Консалтинговой группой “Cell Consulting AG”) по методу бенчмаркинга. Исследование было направлено на определение индекса эффективности (показателя качества) при закупках. 93% опрошенных предприятий имеют четко определенные цели закупочной деятельности. Предприятия без четко определенных целей закупочной деятельности имеют низкую степень эффективности (средний показатель 368 пунктов из 1000). Одним из существенных недостатков в закупочной деятельности предприятий было признано ярко выраженная установка подразделений закупки на исполнение оперативных, а не стратегических задач  Недостаточно активное сотрудничество с другими подразделениями и недостаточно выраженное фокусирование на спрос. В этой связи, на предприятии, осуществляющей закупочную деятельность, следует четко приписывать стадии закупок и функции службы закупок (см. табл. 3.1.3.)

 

Стадии закупок и  функции службы закупок

 

Таблица 3.1.3.

Стадии закупки	Ситуации закупки
	Закупка для решения  новых задач	Повторная закупка с изменениями	Повторная закупка без изменений
1. Определение потребности	Отдел проектирования Отдел закупок Отдел исследований Производственный отдел	Отдел закупок  Производственный отдел Отдел проектирования	Производственный отдел Отдел закупок
2. Определение спецификаций	Отдел проектирования Отдел закупок Производственный отдел Отдел исследований	Отдел проектирования Отдел закупок Производственный отдел Отдел исследований Отдел контроля качества	Отдел проектирования Отдел закупок Производственный отдел
3. Оценка поставщиков	Отдел проектирования Отдел закупок Отдел исследований	Отдел проектирования Отдел закупок Производственный отдел	Отдел проектирования Отдел закупок Производственный отдел
4. Выбор поставщика	Отдел проектирования Отдел закупок Отдел исследований Отдел контроля качества	Отдел проектирования Отдел закупок Производственный отдел	Отдел проектирования Отдел закупок Производственный отдел

     Критерии оценки качества закупочной деятельности во многом складываются исходя из показатели, характеризующие службу закупок на предприятии. К ним традиционно относятся:

• совокупный торговый оборот
• общий объем закупок
• закупочные цены на продукцию
• средние цены на закупаемую продукцию
• затраты на оформление и передачу заказов на поставку
• количество запросов на оферты (приглашения выдвигать условия поставок)
• количество договоров на поставку
• количество сотрудников службы закупок
• количество поставщиков
• условия платежа
• условия поставки
• соблюдение графика поставок
• количество поставок за определенный период времени
• срок поставок
• надежность поставок

Выбор поставщика следует  проводить, ориентируясь не только, и  не столько на стоимость поставляемой продукции, но и на репутацию поставщика, возможность осуществить поставку точно в срок. Качество выпускаемой продукции во многом определяется качеством сырья и материалов, из которых она изготавливается, качеством оборудования и программного обеспечения, а также других используемых ресурсов, как материальных, так  и людских. Как правило, эти ресурсы закупаются организацией. Факторами, влияющими на уровень качества обслуживания в системе закупок предприятия являются:

• скорость выполнения заказа
• возможность срочной доставки по специальному заказу
• готовность поставщика принять обратно поставленную продукцию при обнаружении дефекта и заменить в кратчайший срок качественной продукцией
• возможность обеспечения различных объемов партий отгрузок продукции
• умение выбрать наиболее подходящий вид транспорта
• наличие эффективно функционирующей службы обслуживания потребителей
• наличие надежно функционирующей распределительно-складской сети
• достаточный уровень запасов продукции
• уровень цен, по которым предоставляется обслуживание потребителям