Контрольная работа по «Деловые коммуникации»

С сотрудниками можно встречаться и на их рабочем месте. Допустимо проведение деловых бесед и вне службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться на деловой разговор.

Затем следует выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о встрече. В этом случае инициатива будет в ваших руках, и поэтому контролировать ситуацию будет легче.

Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Сначала следует определить стоящие перед вами цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.

Такой план это четкая программа действий по подготовке и проведению конкретной беседы. Однако далеко не все это понимают, рассуждая примерно так: "Ну как можно планировать деловую беседу, если один новый факт, внезапно всплывший во время встречи, может все изменить самым кардинальным образом и разрушить все предварительное планирование?"

Но ведь целью планирования как раз и является попытка смягчить, нейтрализовать влияние неожиданно появившихся новых фактов или непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность замечаний собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Планирование деловой беседы позволяет определить ее конкретные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить "узкие" места в беседе, согласовать время ее проведения.

Сбор материала для деловой беседы очень трудоемкий процесс, требующий значительных затрат времени. Но это один из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций, официальных данных и т.п.). При этом целесообразно сразу же дополнять собранные материалы собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут существенно помочь на последних этапах подготовки к беседе. Объем собранных материалов во многом зависит от общей информированности участников будущей беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для обсуждения проблеме.

Затем собранные и тщательно отобранные фактические данные систематизируются. Это чем-то напоминает процесс обогащения руды, когда увеличивают ее концентрацию, отсеивая пустую породу.

Систематизация позволяет выделить наиболее важные факты, подлежащие рассмотрению. Она облегчает их поиск и помогает установить ранее не замеченные зависимости. Систематизацию следует проводить в течение всего процесса обработки материала.

Анализ собранного материала помогает определить взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необходимую аргументацию, т. е. сделать первую попытку скомбинировать и увязать весь собранный материал в единое логическое целое. Обработанный и систематизированный материал как бы раскладывается по "ячейкам" плана, асами "ячейки" увязываются между собой в более крупные части.

Желательно дополнить материал текстом, состоящим из отдельных понятий и слов, связав которые вы получите смысл изложенного. Желательно также без сокращений записать особо удавшиеся формулировки. А затем следует выделить наиболее важные моменты путем подчеркивания или особыми значками (буквами, кружочками, стрелочками и т. п.).

Весьма полезно перед беседой попытаться составить портрет партнера, определить его сильные и слабые стороны, т. е. установить его психологический тип, политические убеждения, общественные позиции, социальное положение, религиозные убеждения, хобби и т. п.

Все это поможет определить, с кем сторонником или противником придется иметь дело, выработать наиболее приемлемую тактику, которой следует придерживаться в процессе беседы. Уже непосредственно перед самой встречей желательно узнать, в каком настроении находится партнер, что у него "болит", как в данной ситуации помочь решению его личных проблем, что, безусловно, придает любой беседе более благоприятное направление.

Знание будущего партнера помогает не только получить представление о его личных качествах, но, самое главное, понять его видение предмета, о котором пойдет речь, интересы, с ним связанные.

Завершается подготовка к беседе редактированием текста, его окончательной шлифовкой и доработкой.

 

 

 

6. Дайте полную  характеристику типа совещания  по следующим информационным  поводам:

 

Подготовка к научной международной конференции

Уважаемые коллеги!

 Приглашаем Вас принять участие  в Международной научно-практической конференции «Подготовка конкурентоспособного специалиста как цель современного образования».

 Конференция состоится 20-21 ноября 2012 года. Форма проведения конференции  – заочная. Сборнику материалов  будет присвоен ISBN.

 Руководители конференции:

 Фомицкая Галина Николаевна, кандидат педагогических наук, доцент, заведующий кафедрой педагогики  Бурятского государственного университета.

 Коновалов Алексей Петрович, кандидат исторических наук, заслуженный  деятель науки Республики Казахстан, директор центра социального  мониторинга и прогнозирования  Семипалатинский государственный  университет им. Шакарима.

 Дорошина Илона Геннадьевна, кандидат психологических наук, доцент кафедры педагогики и  психологии Пензенской государственной  технологической академии.

 Основные тематические направления

- Проблемы онтологии понятия  «специалист».

- Общее образование как базис  подготовки конкурентоспособного  специалиста.

- Системы трудового воспитания  в школах.

- Проблемы устранения несоответствий  между содержанием и формами  школьного образования.

- Профессиональное образование: теория, реалии, тенденции.

- Новое поколение государственных  образовательных стандартов.

- Соотношение болонской системы  и национальных методик в подготовке  кадров.

- Противоречия в системе базового  образования.

- Дополнительное образование детей  и дополнительное профессиональное  образование.

- Непрерывное образование: теория  и практика.

- Профессиональная ориентация  и самоопределение учащихся.

- Роль семьи в трудовом воспитании  и профессиональной ориентации.

- Трудовая занятость как фактор  профессиональной ориентации и  самоопределения. Её взаимодействие  с образовательным процессом.

- Выявление и развитие творческого  потенциала учащихся. Работа с  одарёнными и талантливыми учащимися.

- Научно-исследовательская, рационализаторско-изобретательская  и проектная деятельность учащихся.

- Правовая подготовка будущего  специалиста как условие его  успешности.

- Формирование конкурентоспособности, лидерских и профессионально  значимых качеств личности будущего  специалиста.

- Экологическое воспитание как  условие природосообразной ориентированности  будущего специалиста.

- Прагматизм и гуманизм в  профессиональных и духовных  качествах современного специалиста.

- Профессиональные и гражданские  качества конкурентоспособного  специалиста.

- Рынок труда и возможности  молодых специалистов. Подготовка  учащихся к поиску работы и  трудоустройству.

- Varia (принимаются материалы по  другим направлениям, соответствующим  теме конференции).

 Официальные языки конференции: русский, английский, казахский.

 Заявки для участия в конференции  и тексты докладов принимаются  до «15» ноября 2011 года.

 

переход на шестидневную рабочую неделю

В зависимости от условий производства некоторые работодатели могут устанавливать для своих работников (всех или отдельных категорий) шестидневную рабочую неделю с одним выходным днем. Такой режим применим на условиях ст. 100 Трудового кодекса РФ. Причем общим выходным днем является воскресенье (ст. 111 ТК РФ).

Нормальная продолжительность рабочего времени как при пятидневной рабочей неделе, так и при шестидневной не может превышать 40 часов в неделю. Такое ограничение установлено ст. 91 ТК РФ.

В свою очередь, ст. 95 ТК РФ определяет, что продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час. Это положение одинаково применимо как при пятидневке, так и при шестидневке.

Вместе с тем названная статья для шестидневной рабочей недели вводит дополнительное ограничение, согласно которому накануне выходных продолжительность работы не может превышать пяти часов.

Трудовое законодательство не установило продолжительность рабочего времени для рабочих дней при шестидневной рабочей неделе (кроме субботы). Поэтому на практике обычно применятся следующий режим:

7 ч. + 7 ч. + 7 ч. + 7 ч. + 7 ч. + + 5 ч. = 40 ч. в неделю.

Теперь посмотрим, из каких рабочих и нерабочих дней сложится календарь 2012 г. для тех, кто трудится в режиме шестидневной рабочей недели.

 

информирование руководителей образовательных учреждений о состоянии детской преступности –

Межрайонной прокуратурой проанализировано состояние преступности несовершеннолетних на территории района в первом полугодии 2011 г.

В результате анализа установлено, что в районе несовершеннолетними совершено 2 преступления. В первом полугодии 2010 г. – 3. В группе со взрослым совершено 1 преступление, группой несовершеннолетних - 1. В первом полугодии 2011 г. преступления в группе не совершались.

Совершено 2 преступления средней тяжести, предусмотренных ст. 158 УК РФ (кража).

В первом полугодии 2011 г. совершено 1 преступление, предусмотренное ст. 158 УК РФ (кража), 2 - ст. 161 УК РФ (грабеж), 1 – ст.161 УК РФ (грабеж). Из них 1 преступление небольшой тяжести, 2 тяжких преступления.

Из 2 несовершеннолетних 1 совершил преступление в возрасте 15 лет, 1 – 16 лет, оба являются учащимися колледжа, жителями других районов г. Москвы. 1 подросток состоит на учете в ОДН ОВД по месту жительства (Очаково-Матвеевское).

В первом полугодии из 3 подростков 1 совершил преступление в возрасте 14 лет, 1 – 15 лет, 1 – 17 лет. 2 являлись учащимися школ, 1 – колледжа. 2 подростков являлись жителями района.

Анализ указанных данных свидетельствует о том, что преступность несовершеннолетних в районе несколько снизилась, однако все преступления совершены в группе.

Указанная информация направляется Вам для обсуждения и принятия соответствующих мер в пределах предоставленных полномочий, а также для размещения в районных газетах, на сайте. После размещения прошу информировать в прокуратуру (с приложением соответствующей распечатки с сайта, газеты).

 

решение вопроса о поведении рекламной кампании с минимальным бюджетом и в сжатые сроки

Следует сразу определиться, что рекламные расходы не являются расходами, размер которых может изменяться в зависимости от ситуации. Рекламные расходы сродни расходам на электроэнергию: если вы решите сократить расходы на электроэнергию просто уменьшением электропотребления, то на станках будет произведено меньше продукции или покупатели в магазинах не смогут рассмотреть все товары на полках и, в результате, оставят в магазине меньше денег. Если вы снизите электропотребление еще ниже, то её может хватить только на аварийное освещение, но никто ничего уже не произведет и не купит: у вас будут маленькие расходы, но они уже будут относиться к чистым убыткам. Аналогичные последствия имеет и снижение рекламного бюджета: меньше определенных сумм лучше не тратить на рекламу вообще и, соответственно, есть уровень рекламных затрат, который уже бесполезен (или очень дорог) с точки зрения хоть какого-нибудь влияния на поведение покупателей.

 

решение вопроса о переименовании фирмы

Что делать, если компания стала называться иначе?.. Предположим, какой-то гражданин решил сменить фамилию. Тогда ему придется получить свидетельство о перемене фамилии, обменять ряд документов и изменить сведения в базе данных паспортного стола. Так же и с фирмой. Владелец может заменить название новым, а бывает и так, что приходит другой собственник. В период существования организации такая ситуация, когда вносятся изменения в ее учредительные документы и (или) в сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ, -отнюдь не редкость. Как правило, это влечет за собой смену печати и бланков. В некоторых случаях изменения касаются и документов отдела кадров. И специалисту кадровой службы нужно быть готовым совершить определенные действия, чтобы привести «бумаги» работников компании в соответствие с «новыми» документами работодателя. Каждое юридическое лицо подлежит государственной регистрации. Данные государственной регистрации включаются в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ), открытый для всеобщего ознакомления. Содержащиеся в этом реестре сведения всегда должны быть актуальны. Этим объясняется необходимость государственной регистрации не только факта создания организации, но и тех изменений, которые происходят в процессе ее деятельности. ГОСУДАРСТВЕННАЯ РЕГИСТРАЦИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В настоящее время органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, является Федеральная налоговая служба (ФНС) России. Именно в налоговые органы обращаются уполномоченные представители юридического лица при необходимости внести определенные изменения в те или иные данные, внесенные в ЕГРЮЛ при регистрации. Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (п. 1 ст. 5) определены те сведения о юридическом лице, которые содержатся в ЕГРЮЛ, а также необходимые документы. Из большого перечня сведений мы выделим только те, изменение которых может иметь последствия для кадрового делопроизводства. Такими сведениями являются: 1) полное и сокращенное (в том случае, если оно имеется) наименование, в т. ч. фирменное, для коммерческих организаций на русском языке. В случае если в учредительных документах юридического лица его наименование указано на одном из языков народов РФ и (или) на иностранном языке, в ЕГРЮЛ указывается также наименование юридического лица на этих языках; 2) организационно-правовая форма; 3) адрес (место нахождения) постоянно действующего исполнительного органа юридического лица, по которому осуществляется связь с юридическим лицом. Пункт 5 указанной статьи предусматривает: юридическое лицо в течение трех рабочих дней с момента изменения названных сведений обязано сообщить об этом в регистрирующий орган по месту своего нахождения. Наименование, организационно-правовая форма и место нахождения организации в обязательном порядке указываются в ее учредительных документах. В первую очередь необходимо внести изменения в учредительные документы, а уже затем обратиться в регистрирующий орган для их регистрации. Обратите внимание! Государственная пошлина за государственную регистрацию изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, составляет 800руб. (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 НКРФ) Для регистрации изменений, внесенных в учредительные документы, в регистрационный орган представляются следующие документы: 1) заявление о государственной регистрации по форме № Р13001, утв. постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 439; 2) решение о внесении изменений в учредительные документы; 3) изменения, вносимые в учредительные документы; 4) документ об уплате государственной пошлины. Государственная регистрация должна быть проведена в течение пяти рабочих дней с момента представления перечисленных документов в регистрирующий орган. Не позднее одного рабочего дня с момента государственной регистрации организации выдается Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ (форма № Р50003). На основании данного Свидетельства руководитель организации, как правило, издает приказ по основной деятельности, где указывается: • какие изменения внесены в сведения о юридическом лице; • дата вступления изменений в силу; • работники, ответственные за внесение необходимых изменений в документы организации. Рассмотрим последствия, которые наступают при внесении изменений в обозначенные выше реквизиты организации. ИЗМЕНЕНИЕ НАИМЕНОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ В соответствии с п. 1 ст. 54 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо имеет свое наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, также должно иметь фирменное наименование. Требования к фирменному наименованию содержатся в ст. 1473 ГК РФ. Фирменное наименование содержит указание на организационно-правовую форму и собственно наименование юридического лица, которое не может состоять только из слов, обозначающих род деятельности. Юридическое лицо должно иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке. Организация вправе иметь также полное и (или) сокращенное фирменное наименование на языках народов России и (или) иностранном языке. В первую очередь рассмотрим ситуацию, когда меняется собственно наименование юридического лица, в то время как организационно-правовая форма остается прежней. Так бывает нечасто, тем не менее иногда происходит переименование организации без изменения других реквизитов. Последовательность действий работодателя в таком случае следующая. 1. Оформить решение уполномоченных органов о переименовании организации. 2. Внести изменение наименования организации в учредительные документы. 3. Оплатить госпошлину за государственную регистрацию изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица. 4. Оформить заявление о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица (изменения сведений о наименовании организации указываются на стр. 2 листе А формы № Р13001). 5. В течение трех рабочих дней с момента внесения изменений в учредительные документы о наименовании организации предоставить комплект документов в регистрирующий орган для государственной регистрации изменения. 6. Получить свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ. 7. Издать приказ по основной деятельности о переименовании организации, где определить лиц, ответственных за внесение изменений в документы организации в связи с переименованием. Бланки и печати Наименование организации во всех документах указывается в полном соответствии с тем, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное, а также наименование на иностранном языке. А значит, если меняется наименование организации, то в первую очередь должны вноситься изменения в бланки используемых ею документов. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов: • общий бланк; • бланк письма; • бланк конкретного вида документа, кроме письма. Изменения в используемые организацией бланки документов, как правило, вносит служба, ответственная за делопроизводство. Если бланки изготавливаются типографским способом, то нужно заказать их необходимое количество с новым названием. Если бланки изготавливаются на компьютере, то следует позаботиться, чтобы все работники организации, в обязанности которых входит оформление документов, получили образцы новых бланков и использовали их в работе. А в случае применения в организации штампов для изготовления бланков писем они, конечно, подлежат замене. На наиболее важных документах в подтверждение их подлинности ставится оттиск печати. Законодательством не установлено обязательных требований к реквизитам печати, а также к их изготовлению и замене. Однако полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы имеется в печати в обязательном порядке. Таким образом, со сменой наименования организации используемые ею печати и штампы должны быть заменены. До 1 апреля 2010 г. на всех документах, в т. ч. и в трудовых книжках работников, проставлялись оттиски печати с прежним наименованием организации. В связи со сменой названия мы завели новую печать. Как теперь подтвердить, что измененная печать придает нашим документам юридическую силу? Требования к изготовлению и замене печати не предусмотрены нормативными актами, поэтому в подобных ситуациях работодатель поступает на свое усмотрение. Желательно, чтобы порядок изготовления, замены, хранения, использования и уничтожения печатей был закреплен в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству. Полагаем, что факт замены печати должен быть зафиксирован документально, чтобы в случае спора организация всегда могла подтвердить подлинность своих документов. Старая печать подлежит уничтожению: она может быть ликвидирована силами самой организации либо специальной штемпельной мастерской (той, которая изготавливает печати). Если уничтожение печатей и штампов производится собственными силами, то желательно, чтобы это делала комиссия, назначенная руководителем организации. Уничтожение печати необходимо зафиксировать документально: например, составить акт об этом действии и проставить в нем оттиски уничтоженных печатей и штампов. В акте также указываются: • время и место уничтожения печатей/штампов; • состав комиссии; • основание уничтожения печатей/штампов; • наименование и оттиски уничтоженных печатей/штампов; • способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями); • заключение комиссии о приведении печати/штампа в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования; • подписи членов комиссии. Изготовление новой печати тоже следует подтвердить документально. Например, для штемпельной мастерской составить заявку на изготовление печати, указав причину, по которой изготавливается новая печать, и приложить к ней копии документов, подтверждающих соответствующие изменения. Изменения в документах работников Итак, с определенного момента в организации, получившей новое наименование, используются новые бланки документов и новые печати/штампы. В частности, при приеме на работу будет заключаться трудовой договор с указанием нового наименования организации и оттиском новой печати (если работодателем предусмотрено скрепление трудовых договоров новой печатью). В трудовой книжке работника в качестве заголовка будет указано новое наименование организации и т. д. Между тем трудовые отношения являются длящимися. В какой-то момент возникает необходимость внести определенные изменения в некоторые документы, созданные кадровой службой ранее, до смены наименования организации. Прежнее название нашей компании изменилось. Естественно, сведения о наименовании работодателя в обязательном порядке были указаны во всех заключенных трудовых договорах. Теперь, когда наименование изменилось, каким образом нужно внести изменения в заключенные трудовые договоры? Однозначно ответить на этот вопрос невозможно. Существует две точки зрения. Одни специалисты полагают, что в случае изменения сведений в трудовом договоре, в т. ч. наименования организации, нет необходимости заключать с работниками дополнительное соглашение к трудовому договору. Такой вывод можно сделать из ст. 57 ТК РФ, согласно которой трудовой договор состоит из сведений и условий. Наименование работодателя относится к «сведениям», а не к условиям, о которых договариваются стороны. Соответственно при изменении сведений стороны ни о чем не договариваются, а возникает только необходимость внести изменения фактически в справочную информацию. Часть 3 ст. 57 ТК РФ предусматривает возможность внесения недостающих сведений непосредственно в текст трудового договора. Понятно, что речь идет именно о недостающих сведениях, которые по ошибке не были включены в трудовой договор при его заключении, а не о тех, которые изменились в течение трудовых отношений. Но почему нельзя аналогично поступать в случае изменения сведений, т. е. вносить изменения в текст трудового договора (в оба экземпляра) и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон - работника и работодателя? Статья 72 ТК РФ также подтверждает, что отдельное соглашение сторон оформляется только при изменении условий (но не сведений) трудового договора. Имеется и другая точка зрения. В ней акцент делается на то, что ч. 3 ст. 57 ТК РФ допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, но не измененных. Поэтому при изменении любых сведений, в т. ч. и наименования организации, необходимо составлять отдельный документ, не обязательно дополнительное соглашение к трудовому договору. Его, например, можно назвать «Изменение к трудовому договору». На практике может быть использован один из указанных способов изменения сведений о наименовании организации в трудовых договорах. Мы приводим оба примера: внесение изменений непосредственно в текст трудового договора и составление отдельного документа. Обратите внимание!При внесении записи о переименовании организации графы 1 и 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки не заполняются НА № 1‘2004Пункт 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция), предусматривает следующее. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Считаем, что в рассматриваемом случае в графе 4 можно сослаться на упомянутый нами выше приказ по основной деятельности, который издается после государственной регистрации внесенных изменений. В крупных организациях с большой численностью работников может быть изготовлен штамп с информацией о переименовании организации, с помощью которого вносятся записи в трудовые книжки работников. Пункт 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила), включает положение, что все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Инструкция содержит исключения из этого общего правила и, например, не предусматривает заполнение граф 1 и 2 трудовой книжки (т. е. проставление порядкового номера записи и даты) для внесения записи о переименовании организации. Итак, при изменении собственно наименования организации сотрудники кадровой службы должны внести изменения в трудовые договоры и сделать записи о переименовании организации в трудовые книжки работников. Как мы уже определили, указание на организационно-правовую форму является обязательным элементом наименования организации. Для случаев изменения такой формы законодательство предусматривает особые правила и процедуры, отличные от рассмотренных нами правил переименования.