Официально-деловой стиль. Виды документов

     В теории  управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, более личностно ориентирована и чаще происходит между представителями одной организации.

     К числу  целей, требующих проведения деловой  беседы, можно отнести, во – первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во – вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

 

 

 

     В сравнении  с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает следующими преимуществами:

• Быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей.
• Повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе.
• Возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.               

     Деловая беседа благодаря эффекту обратной связи, который наиболее ярко проявляется именно в непосредственном межличностном взаимодействии, позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т. е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.

     В то же время  деловую беседу как непосредственное  взаимодействие двух ее участников  нужно строить на основе следующих  важных принципов:

• Сознательная настройка на уровень собеседника, учет содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи.
• Рациональная организация процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация усложняют усвоение самого существенного.
• Простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника. 

     Беседа не монолог, а диалог, т. е. двустороннее общение, целью которого является либо стремление лучше понять характер возникшей проблемы, либо воздействие на одного из собеседников с учетом его интересов и мнения по обсуждаемому вопросу. Поэтому необходимо так формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника выразить свое отношение к изложенному мнению.

     Так как диалог  контролирует спрашивающий, то с  помощью вопросов он может  направить процесс передачи информации  в русло, соответствующее его планам и пожеланиям; перехватить и удержать инициативу в беседе; активизировать собеседника, переходя от монолога к диалогу, дать возможность собеседнику проявить себя.

Следовательно, умение задавать вопросы становится ключевым инструментом для быстрого и точного получения необходимой информации.

     Вопросы можно классифицировать  по разным основаниям. В управленческой  деятельности проводить различия  между следующими категориями  вопросов: по характеру ожидаемых  ответов; по заключенному в них  содержанию; по функциям, которые они выполняют.

     По такому основанию, как цели и методы ведения  разговора, принято выделять в  качестве самостоятельных видов: собеседование при приеме на  работу, собеседование при увольнении  с работы, проблемные и дисциплинарные  беседы.

     Проведение беседы  предполагает наличие ряда обязательных  этапов: подготовительный этап; начало  беседы; обсуждение проблемы; принятие  решения; завершение беседы.

     Деловое совещание – это деятельность, связанная с принятием решений группой заинтересованных лиц, соответственно такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние на характер выступлений участников совещания и его результаты. В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений. Ясно, что непродуктивные совещания – дорогое удовольствие, как в материальном, так и в психологическом смысле. Неудачное совещание может вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений. Необходимо помнить, что совещания не более чем средство управления и, как любое средство, оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.

     Успех совещания  зависит не только от поставленной  цели, но и от того, как его  участники приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, - ключ к продуктивному совещанию. На этапе определения цели важно продумать, действительно ли требуется принятие группового решения.

     Проблемное совещание  может включать такую форму  группового принятия решений, как дискуссия , которая предполагает общение на основе доводов и аргументов с целью найти истину путем всестороннего сопоставления различных мнений. Суть действий в дискуссии состоит в защите или опровержении тезиса.

При выдвижении тезиса участники обязаны соблюдать ряд правил: тезис должен быть четко сформулирован и ясен оппоненту, он должен оставаться неизменным в ходе всего диалога и не должен содержать в себе логических противоречий.

     Проблемное совещание  может включать мозговой штурм – способ работы группы, при котором первоочередной целью является нахождение новых альтернативных вариантов решения проблемы. Отправным моментом мозгового штурма является проблема, которая не нашла приемлемого решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. «1000 экзаменационных билетов и готовых ответов», В. И. Капинос, 9 класс, Москва, Издательский дом «Дрофа», 1999.
2. «Русский язык и культура речи», В. И. Максимов, Москва, «Гардарики», 2001.
3. «Как развить навыки делового общения», Майкл Бенни, «Урал LTD», 1999.
4. «Умеете ли вы общаться?», И. Н. Горелов, Москва, «Просвещение», 1991.