Выбор методики и организации проектирования информационных систем

-         Качественные и количественные характеристики потенциальных источников информации для каждого сегмента;

-         Ограничения на используемые ресурсы: персонал, финансы, другие ресурсы.  

 

 

          Критерием  оптимизации является максимизация  эффекта от сбора и анализа  информации для вашей организации  (также можно учесть другие  группы потенциальных пользователей), при ограничениях на персонал  и финансовые ресурсы.

• Выбор приобретаемых баз данных и источников информации

 

          Почти  всегда купить базы данных  с уже собранной информацией  существенно дешевле, чем собирать  ее самостоятельно. Самостоятельным  сбором данных и их обновлением  стоит заниматься только для  очень важных для вашей организации  сегментов, да и то, если собранную  информацию по ним вообще нельзя  получить, либо ее качество совершенно  неудовлетворительно.

Существующие базы данных можно купить для тех сегментов  информации, по которым качественные и количественные характеристики имеющихся  баз данных отвечают потребностям вашей  организации и лучше, чем то, что  можно собрать самостоятельно. 

Качественные  и количественные характеристики покупаемой и собираемой своими силами информации не должны быть существенно выше, чем  это требуется вашей организации. Целесообразно выбрать такой  перечень покупаемой информации, такую  ее полноту и интервалы обновления, чтобы это было приемлемо для  вашей организации, но несильно превышало  реальные потребности.

• Выбор источников информации, собираемой своими силами

Для имеющихся  сил и средств можно просчитать ряд альтернативных вариантов собираемой информации. Критерии для выбора сегментов - итоговые качественные и количественные характеристики всего сегмента:

-         качественные характеристики: полнота, достоверность, актуальность, удобство пользования информацией;

-         количественные характеристики: затраты на первичный сбор и обновление информации.

Качество  информации, собираемой по конкретному  сегменту  - функция от качественных и количественных характеристик выбранных источников и важности данного сегмента для организации.      

В таблицу выбора вариантов источников информации заносятся данные:

1.     Параметры имеющихся БД;

2.     Параметры источников неструктурированной информации, которую можно собирать самостоятельно.      

Затраты на сбор информации сильно зависят  от частоты ее сбора - при увеличении частоты они могут существенно  возрасти.  Затраты сильно зависят также от полноты информации - себестоимость данных по каждому из сегментов может быть астрономической.

• Проектирование схем сбора, анализа и распространения информации

 

          После того, как выполнены все предыдущие  этапы, в т.ч. выбраны источники  собираемой информации, можно составить  схему сбора информации. Так как  сбором и распространением информации  часто занимаются одни и те  же люди, иногда целесообразно  одновременно разработать также  и схему распространения информации.          

 Для каждого сегмента информации  в качестве источников информации  целесообразно использовать самые  качественные и недорогие источники  информации с самими низкими  затратами на преобразование  данных для ввода в ИС.

• Разработка схемы распространения информации

 

          В качестве  средства распространения информации  очень перспективно использовать  сеть Internet. Наиболее важную информацию целесообразно периодически выпускать в виде печатных справочников. 

• Разработка плана сбора, анализа и распространения информации

 

          В результате  оптимизации потоков собираемой  информации можно получить план  действий по сбору информации. В некоторых случаях целесообразно  одновременно составлять планы  по анализу информации и ее  распространению. План действий  состоит из точного расписания  процедур по сбору и обновлению  данных: с привязкой ко времени,  загрузкой сотрудников и расходами  средств.

После выбора сегментов информации, собирать которую наиболее целесообразно, разрабатывается план по сбору информации, в т.ч. таблица с источниками  информации для баз данных.

•  Детализация используемых технических и программных средств

 

          Проведенный  приближенный анализ количественных  характеристик информации для  каждого сегмента должен позволить  решить, какие технические и программные  средства могут потребоваться  для сбора и распространения  информации по ряду сегментов.  Для этого требуется оценить  объемы собираемой информации  и требования к частоте ее  обновления.

• Разработка схем обмена информацией между базами данных, сайтом и справочниками

 

          При проектировании  ИС важно с самого начала  решить, в каких формах следует  хранить каждый вид собираемой  информации. В рамках современных  ИС физическая форма представления  информации может быть различной:

-         в виде текстовых или других видов файлов;

-         в базе данных;

-         на CD-ROM;

-         в виде html-страниц на сайте в сети Internet, или же в локальной сети организации (Intranet);

-         для анализа информацию, как правило, представляют в печатном виде.         

 Современные программные средства  позволяют проводить преобразования  информации из одной формы  представления в другую, однако, если это не было предусмотрено  при проектировании ИС, затраты  на это могут быть весьма  высоки. 

• Разработка модели данных

 

          Разработка  концептуальной модели данных  очень важна – ее последующие  серьезные доработки будут стоить  существенно дороже.         

 Концептуальная модель данных  и выбранные классификаторы должны  позволять (если это требуется)  обмен информацией между базами  данных и сайтом, а также выгрузку  информации на CD-ROM и подготовку оригинал-макетов справочников.          

 Для каждого уровня менеджеров  требуется обеспечить разный  уровень детализации информации  и возможность выбора всех  требуемых им сечений информации. Как правило, данные достаточно  структурировать по следующим  сечениям:

-         по видам и подвидам информации;

-         по территориям и организациям, к которым относится информация;

-         по периоду времени, к которому относится информация.

5.3. Разработка программного  обеспечения

• Разработка баз данных

 

          Современные  средства проектирования баз  данных достаточно хорошо развиты.  Разработка баз данных не является самой сложной задачей при проектировании ИС. Поэтому отметим только несколько особенностей разработки баз данных для ИС ведения информации по заданной предметной области.          

 Анализ эксплуатации таких  ИС показал, что для каждого  места происхождения информации  надо дать возможность посмотреть:

-         всю имеющуюся информацию (отдельно по каждому из видов информации);

-         статистику по рассматриваемой территории (площадь, население и др.);

-         ссылки на другие источники информации (прежде всего в Internet) с информацией по данной территории и по каждому из видов собираемой информации;

-         ссылки на документы (как правило, тексты на Word), относящиеся к данному месту происхождения.

• Разработка сайта в Internet

 

          В рамках  ИС сбора маркетинговой информации  для вашей организации, целесообразно  для всех пользователей Internet сделать доступной только рекламу вашей организации и текущие Price-листы. Собираемую же информацию по рынкам и товарам можно разместить на внутреннем сайте Intranet, доступном только из локальной сети организации           

 До разработки  сайта также должны быть выполнены  следующие работы:

1.     Оценка числа потенциальных пользователей. Для каждой группы пользователей ИС проводится оценка, кто и как часто будет обращаться на сайт;

2.     Оценка среднего и максимального числа пользователей (пиковых нагрузок). Это существенно более важно для выбора технических и программных средств, на которых будет работать сайт, чем потенциальное число пользователей

3.  Надо определиться, чем привлечь потенциальных пользователей на сайт (если это требуется). Можно предложить следующие возможности:

а) Уникальной информацией;

б) Высоким качеством информации;

в) Удобством работы с информацией;

г) Свежими новостями, интересными  для важных для вас групп пользователей;

г) Отличием сайта от подобных ему (от конкурентов).                                                

• Разработка программ анализа информации

 

          Разработка  программного обеспечения (ПО) для  анализа информации, собираемой  в рамках ИС, весьма специфична  для каждого конкретного случая. Например, для анализа предметной  области важно предсказать тенденции  ее развития. Такие программы  могут быть весьма сложными  и оперируют с большим числом  записей, хранящихся в ИС. 
 

• Разработка отчетов, печатных справочников, CD-ROM   

 

          Можно отметить  следующие факторы, благодаря  которым подготовка отчетов, в  т.ч. печатных, остается делом  не менее важным, чем сбор информации  в электронной форме:

-         печатные формы представления информации становятся не единственно возможными и слегка менее значимыми, чем раньше. Однако печатная информация пока еще очень важна для многих людей, в первую очередь руководителей, особенно пожилых;

-         одна и та же информация, представленная, а особенно напечатанная, в разных сечениях кажется пользователям совершенно разными изданиями. Это позволяет затратив небольшие дополнительные усилия, произвести существенный эффект для пользователей.

 

6. Детализация плана эксплуатации ИС

• Уточнение целей и показателей эффективности ИС

 

          На этом  этапе необходимо развить основные  цели ИС  в детальное дерево  целей.  Также необходимо детализировать и свести критерии оценки эффективности в согласованную систему показателей. 
 

• Уточнение планов эксплуатации ИС

 

          На данном  этапе проводится уточнение предварительных  планов эксплуатации ИС на 1-2 года  вперед. Наверное, целесообразно разработать  несколько вариантов:

-         наиболее ожидаемый вариант плана;

-         план того,  что должно быть выполнено по минимуму;

-         более расширенный план. 

          К концу каждого этапа должны быть достигнуты совершенно определенные результаты, явно эффективные с точки зрения целей и критериев эффективности всей ИС.         

 Пользователи ИС должны периодически  получать что-то новое и полезное  для них при своевременном  и качественном предоставлении  всей прежней информации. 
 

• Разработка подробного плана на ближайший период эксплуатации ИС          

 

          На данном  этапе проводится разработка  детального плана на первый  период эксплуатации (обычно 6 месяцев).

• Уточнение требуемых ресурсов

 

          На данном  этапе проводится уточнение ресурсов, требуемых на первый период  и, менее подробно,  на 1-2 года вперед. 
 

• Оптимизация плана

 

          На данном  этапе проводится оптимизация  плана с учетом возможных рисков  и потенциальных возможностей, более  равномерного расходования ресурсов. Желательно обеспечить равномерную  загрузку  персонала на эксплуатацию ИС, более рациональное расходование других ресурсов, максимизировать качество и количество обрабатываемой ИС информации.          

 Целесообразно планировать  штат сотрудников, достаточный  для обновления информации, а  для рутинной работы по единовременному  вводу информации использовать  временных сотрудников. 
 

• Организация работ по эксплуатации ИС

 

          На данном  этапе проводятся следующие работы:

-         Выделение ресурсов, необходимых для эксплуатации;

-         Обучение персонала.        

 При переходе от разработки  к эксплуатации должна быть  проведена смена стилей менеджмента  – при эксплуатации главное  не творческие успехи, хотя бы  прогнозируемые, а ежедневная пунктуальная  работа. 

 

 

7. Этапы эксплуатации ИС

7.1. Приобретение имеющейся  информации

 

          На первом  этапе эксплуатации ИС проводится  реальный запуск работ по эксплуатации: набор персонала, его обучение, выделение требуемых финансовых  ресурсов, технических и программных  средств, приобретение имеющихся  у других организаций баз данных, печатных справочников и др.