Технология автоматизированной обработки экономической информации

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение                               2

1. Технология автоматизированной  обработки экономической информации3

1.1 Принципы обработки  экономической информации 3

1.2 Типы организации технологических  процессов                                 3

2. Автоматизированная обработка  экономической информации  6

2.1 Экономическая информация  и ее обработка6

2.2 Этапы технологического  процесса8

2.3 Автоматические способы  сбора и регистрации данных9

3. Возможности программыExcel11

Заключение17

Список литературы19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Технология электронной  обработки экономической информации включает в себя человеко-машинный процесс исполнения взаимосвязанных  операций, протекающих в установленной  последовательности с целью преобразования исходной (первичной) информации в результатную. Операция представляет собой комплекс совершаемых технологических действий, в результате которых информация преобразуется. Технологические операции разнообразны по сложности, назначению, технике реализации, выполняются  на различном оборудовании, многими  исполнителями. В условиях электронной  обработки данных преобладают операции, выполняемые автоматически на машинах  и устройствах, которые считывают  данные, выполняют операции по заданной программе в автоматическом режиме без участия человека или сохраняя за пользователем функции контроля, анализа и регулирования.

Построение технологического процесса определяется следующими факторами: особенностями обрабатываемой экономической  информации, ее объемом, требованиями к срочности и точности обработки, типами, количеством и характеристиками применяемых технических средств. Они ложатся в основу организации  технологии, которая включает установление перечня, последовательности и способов выполнения операций, порядка работы специалистов и средств автоматизации, организацию рабочих мест, установление временных регламентов взаимодействия и т.п. Организация технологического процесса должна обеспечить его экономичность, комплексность, надежность функционирования, высокое качество работ. Это достигается  использованием системотехнического  подхода к проектированию технологии решения экономических задач. При  этом имеет место комплексное  взаимосвязанное рассмотрение всех факторов, путей, методов построения технологии, применение элементов типизации  и стандартизации, а также унификации схем технологических процессов.

Информацию можно рассматривать  как ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Информационные ресурсы - совокупность накопленной  информации, зафиксированной на материальных носителях в любой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве для решения научных, производственных, управленческих и других задач.

Сбор, хранение, обработка, передача информации в числовой форме осуществляется с помощью информационных технологий. Особенностью информационных технологий является то, что в них и предметом  и продуктом труда является информация, а орудиями труда - средства вычислительной техники и связи.

Основная цель информационных технологий - производство необходимой  пользователю информации в результате целенаправленных действий по ее переработке.

Известно, что информационная технология - это совокупность методов, производственных и программно-технологических  средств, объединенных в технологическую  цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение  информации.

1. Технология автоматизированной  обработки экономической информации

1.1 Принципы обработки  экономической информации

Технология автоматизированной обработки экономической информации строится на следующих принципах:

* интеграции обработки  данных и возможности работы  пользователей в условиях эксплуатации  автоматизированных систем централизованного  хранения и коллективного использования  данных (банков данных);

* распределенной обработки  данных на базе развитых систем  передачи;

* рационального сочетания  централизованного и децентрализованного  управления и организации вычислительных  систем;

* моделирования и формализованного  описания данных, процедур их  преобразования, функций и рабочих  мест исполнителей;

* учета конкретных особенностей  объекта, в котором реализуется  машинная обработка экономической  информации.

1.2 Типы организации технологических  процессов

Различают два основных типа организации технологических процессов: предметный и пооперационный.

Предметный тип организации  технологии предполагает создание параллельно  действующих технологических линий, специализирующихся на обработке информации и решении конкретных комплексов задач (учет труда и заработной платы, снабжение и сбыт, финансовые операции и т.п.) и организующих пооперационную обработку данных внутри линии.

Пооперационный (поточный) тип  построения технологического процесса предусматривает последовательное преобразование обрабатываемой информации, согласно технологии, представленной в виде непрерывной последовательности сменяющих друг друга операций, выполняемых  в автоматическом режиме. Такой подход к построению технологии оказался приемлемым при организации работы абонентских  пунктов и автоматизированных рабочих  мест.

Организация технологии на отдельных ее этапах имеет свои особенности, что дает основание для выделения  внемашинной и внутримашинной технологии. Внемашинная технология (ее нередко  именуют предбазовой) объединяет операции сбора и регистрации данных, запись данных на машинные носители с контролем. Внутримашинная технология связана  с организацией вычислительного  процесса в ЭВМ, организацией массивов данных в памяти машины и их структуризацией, что дает основание называть ее еще  и внутрибазовой. Учитывая, что средствам, составляющим техническую базу внемашинного и внутримашинного преобразования информации, посвящены последующие  главы учебника, кратко рассмотрим лишь особенности построения названных  технологий.

Основной этап технологического процесса связан с решением функциональных задач на ЭВМ. Внутримашинная технология решения задач на ЭВМ, как правило, реализует следующие типовые  процессы преобразования экономической  информации: формирование новых массивов информации; упорядочение информационных массивов; выборка из массива некоторой  части записей, слияние и разделение массивов; внесение изменений в массив; выполнение арифметических действий над  реквизитами в пределах записей, в пределах массивов, над записями нескольких массивов.Решение каждой отдельной задачи или комплекса  задач требует выполнения следующих  операций: ввод программы машинного  решения задачи и размещение ее в  памяти ЭВМ, ввод исходных данных, логический и арифметический контроль введенной  информации, исправление ошибочных  данных, компоновка входных массивов и сортировка введенной информации, вычисления по заданному алгоритму, получение выходных массивов информации, редактирование выходных форм, вывод  информации на экран и на машинные носители, печать таблиц с выходными  данными.

Выбор того или иного варианта технологии определяется прежде всего  объемно-временными особенностями  решаемых задач, периодичностью, срочностью, требованиями к быстроте обработки  сообщений и зависит как от диктуемого практикой режима взаимодействия пользователя с ЭВМ, так и режимных возможностей технических средств - в первую очередь ЭВМ.

Различают следующие режимы взаимодействия пользователя с ЭВМ: пакетный и интерактивный (запросный, диалоговый). Сами же ЭВМ могут функционировать  в различных режимах: одно- и многопрограммном, разделении времени, реального времени, телеобработки. При этом предусматривается  цель удовлетворения потребности пользователей  в максимально возможной автоматизации  решения разнообразных задач.

Пакетный режим был  наиболее распространен в практике централизованного решения экономических  задач, когда большой удельный вес  анализа производственно-хозяйственной  деятельности экономических объектов разного уровня управления.

Организация вычислительного  процесса при пакетном режиме строилась  без доступа пользователя к ЭВМ. Его функции ограничивались подготовкой  исходных данных по комплексу информационно-взаимосвязанных  задач и передачей их в центр  обработки, где формировался пакет, включающий задание для ЭВМ на обработку, программы, исходные, нормативно-расценочные  и справочные данные. Пакет вводился в ЭВМ и реализовывался в автоматическом режиме без участия пользователя и оператора, что позволяло минимизировать время выполнения заданного набора задач. При этом работа ЭВМ могла  проходить в однопрограммном  или многопрограммном режиме, что  предпочтительнее, так как обеспечивалась параллельная работа основных устройств  машины. В настоящее время пакетный режим реализуется применительно  к электронной почте.

Интерактивный режим предусматривает  непосредственное взаимодействие пользователя с информационно-вычислительной системой, может носить характер запроса (как  правило, регламентированного) или  диалога с ЭВМ.

Запросный режим необходим  пользователям для взаимодействия с системой через значительное число  абонентских терминальных устройств, в том числе удаленных на значительное расстояние от центра обработки. Такая  необходимость обусловлена решением оперативных задач, какими являются, например, маркетинговые задачи, задачи перестановки кадров, задачи стратегического  характера и т.п. ЭВМ в подобных случаях реализует систему массового  обслуживания, работает в режиме разделения времени, при котором несколько  независимых абонентов (пользователей) с помощью устройств ввода-вывода имеют в процессе решения своих  задач непосредственный и практически  одновременный доступ к ЭВМ. Этот режим позволяет дифференцированно  в строго установленном порядке  предоставлять каждому пользователю время для общения с ЭВМ, а  после окончания сеанса отключать  его.

Диалоговый режим открывает  пользователю возможность непосредственно  взаимодействовать с вычислительной системой в допустимом для него темпе  работы, реализуя повторяющийся цикл выдачи задания, получения и анализа  ответа. При этом ЭВМ сама может  инициировать диалог, сообщая пользователю последовательность шагов (предоставление меню) для получения искомого результата.

Обе разновидности интерактивного режима (запросный, диалоговый) основываются на работе ЭВМ в режимах реального  времени и телеобработки, которые  являются дальнейшим развитием режима разделения времени. Поэтому обязательными  условиями функционирования системы  в этих режимах являются: во-первых, постоянное хранение в запоминающих устройствах ЭВМ необходимой  информации и программ и лишь в  минимальном объеме поступление  исходной информации от абонентов и, во-вторых, наличия у абонентов  соответствующих средств связи  с ЭВМ для обращения к ней  в любой момент времени.

2. Автоматизированная обработка  экономической информации

2.1 Экономическая информация  и ее обработка

Экономическая информация - это преобразованная и обработанная совокупность сведений, отражающая состояние  и ход экономических процессов. Экономическая информация циркулирует  в экономической системе и  сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления  материальных благ и услуг. Экономическую  информацию следует рассматривать  как одну из разновидностей управленческой информации.

Экономическая информация может  быть:

- управляющая (в форме  прямых приказов, плановых заданий  и т.д.);

- осведомляющая (в отчетных  показателях, выполняет в экономической  системе функцию обратной связи).

Информацию можно рассматривать  как ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Информационные ресурсы - совокупность накопленной  информации, зафиксированной на материальных носителях в любой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве для решения научных, производственных, управленческих и других задач.

Сбор, хранение, обработка, передача информации в числовой форме осуществляется с помощью информационных технологий. Особенностью информационных технологий является то, что в них и предметом  и продуктом труда является информация, а орудиями труда - средства вычислительной техники и связи.

Основная цель информационных технологий - производство необходимой  пользователю информации в результате целенаправленных действий по ее переработке.

Известно, что информационная технология - это совокупность методов, производственных и программно-технологических  средств, объединенных в технологическую  цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение  информации.

С точки зрения информационных технологий для информации необходим  материальный носитель в качестве источника  информации, передатчик, канал связи, приемник и получатель информации.

Сообщение от источника к  получателю передается через каналы связи или посредством среды.

Информация является формой связи между управляемыми и управляющими объектами в любой системе  управления. В соответствии с общей  теорией управления, процесс управления можно представить как взаимодействие двух систем - управляющей и управляемой.

Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми  потребителями. Достоверность определяет допустимый уровень искажения как  поступающей, так и результатной информации, при котором сохраняется  эффективность функционирования системы. Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

В процессах автоматизированной обработки экономической информации в качестве объекта, подвергающегося  преобразованиям, выступают различного рода данные, которые характеризуют  те или иные экономические явления. Такие процессы именуются технологическими процессами АОЭИ и представляют собой  комплекс взаимосвязанных операций, протекающих в установленной  последовательности. Или, более детально, это процесс преобразования исходной информации в выходную с использованием технических средств и ресурсов.