Шпаргалка по "Информатике"

3. В меню Файл выберите пункт Закрыть и вернуться в имя документа с формулой.

Для доступа к справке Math Type выберите Содержание и индекс в меню Справка.

 

При создании рисунка в Microsoft Word вокруг него по умолчанию отображаетсяполотно. Это полотно помогает упорядочить и изменить размеры объектов в рисунке.

1. Щелкните документ, в котором необходимо создать рисунок.

2. В меню Вставка выберите команду Рисунок, а затем — команду Создать рисунок.

Полотно вставляется в документ.

3. Чтобы вставить необходимые фигуры или картинки, используйте панель инструментов Рисование.

25. Классификация и краткая характеристика  средств обработки табличной  информации

 

ножество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок, финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны и включают:

создание и редактирование ЭТ;

оформление и печать ЭТ;

создание многотабличных документов, объединенных формулами;

построение диаграмм, их модификацию и решение экономических задач графическими методами;

работу с  электронными таблицами как с  базами данных (сортировка таблиц, выборка данных по запросам);

создание итоговых и сводных таблиц;

использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

решение экономических задач типа «что — если» путем подбора параметров;

решение оптимизационных задач;

статистическую обработку данных;

разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.

Табличные процессоры различаются в основном набором выполняемых функций и удобством интерфейса.

В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах. Кроме того, возможность использования массивов в Excel обеспечивает большую гибкость при работе с таблицами.

Любая ЭТ состоит из следующих элементов: заголовка таблицы; заголовка столбцов (шапки таблицы); информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в соответствующих ячейках).

Процесс проектирования ЭТ состоит из следующих этапов:

формирования заголовка ЭТ;

ввода названий граф документа;

ввода исходных данных;

ввода расчетных формул;

форматирования ЭТ с целью придания ей профессионального вида;

подготовки к печати и ее печать.

При необходимости ЭТ могут сопровождаться различными пояснительными комментариями и диаграммами.

Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов). При использовании Мастера диаграмм можно просмотреть любой тип диаграммы и выбрать наиболее удачный для данной таблицы. Представление данных в виде диаграмм позволяет наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по нескольким направлениям.

26.Структура электронных таблиц Microsoft

СТРОКИ, СТОЛБЦЫ И ЯЧЕЙКИ. АДРЕСАЦИЯ ЯЧЕЕК

Столбцы обозначаются латинскими буквами А В С ... Если букв не хватает, используют двухбуквенные обозначения АА, ВВ, СС ... Макс – 256. Строки нумеруются целыми числами. Макс – 65536. Ячейки в Excel располагаются на пересечении столбцов и строк. Номер ячейки формируется как объединение номеров столбца и строки без пробела между ними. А1, НР65000 – допустимые номера ячеек, НР66000 – недопустимые. Excel вводит номера ячеек автоматически. Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей и используется в большинстве операций по умолчанию. Текущая ячейка обведена широкой рамкой, ее номер (адрес) показан в поле имен, а содержимое – в строке формул. Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк - это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом (65536), установленным для данной программы. Имена столбцов - это буквы латинского алфавита сначала от А до Z. Если этого количества не хватает, используют двухбуквенные обозначения АА, ВВ, СС ... Макс – 256. Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Адрес ячейки формируется как объединение номеров столбца и строки без пробела между ними. А1, НР65000 – допустимые номера ячеек, НР66000 – недопустимые. Программа Excel вводит адреса ячеек автоматически. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А2 или С4). Ссылка - способ (формат) указания адреса ячейки. Одна из ячеек на РЛ всегда является текущей. В большинстве операций используется именно она. Текущая ячейка обведена широкой рамкой (которая наз. табличным курсором ), а ее адрес и содержимое приведены в строке формул. Возможности монитора не позволяют показать всю ЭТ. При перемещении по таблице новые строки (столбцы) автоматически появляются на экране взамен уходящих. Для того, чтобы определенные строки (столбцы) всегда оставались видны на экране, используется закрепление ячеек. Для этого установите курсор в ячейку ниже требуемой строки или правее требуемого столбца и в меню Окно выберите команду Закрепить . Снять закрепление – аналогично в меню Окно .

 

27. Средства работы со списками  в Microsoft Excel

Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно управлять и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной таблицы.

На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на отдельные хорошо управляемые наборы.  

ПРИМЕЧАНИЕ.   В общей книге создать список нельзя. Чтобы создать список в книге, нужно запретить к ней общий доступ.

Списки Excel упрощают совместное использование данных несколькими пользователями за счет интеграции с Microsoft Windows SharePoint Services. Если пользователь обладает веб-адресом и разрешениями разработчика на узле SharePoint, он может задать общий доступ к своему списку и разрешить другим лицам просматривать, редактировать и обновлять список. Потом список Excel можно соединить со списком на узле SharePoint за счет синхронизации вносимых изменений с узлом SharePoint. Это позволит другим лицам видеть обновленные данные.

При создании списка Excel процесс распознавания и изменения содержимого списка можно упростить за счет средств списка и визуальных элементов, разработанных для улучшения этих средств.

Преимущества списков

• Сортировка и фильтрация списков.    Списки можно сортировать по возрастанию, по убыванию или в в заданном пользователем порядке. Можно также фильтровать списки, чтобы отображать только данные, соответствующие указанному критерию.

• Обеспечение целостности данных.     Для списков, не соединенных со списками SharePoint, можно использовать встроенные в Excel средства проверки данных. Например, в определенном столбце списка можно разрешить использовать только числа или даты. Ко спискам, соединенным со списками SharePoint, автоматически применяются средства проверки списков служб Windows SharePoint Services. Например, при публикации или соединении списка с сервером, на котором запущены службы Windows SharePoint Services, или при редактировании в программе Excel существующего списка SharePoint правила типов данных применяются для каждого столбца списка, чтобы проверить, что каждый столбец содержит только один тип данных.

• Форматирование объектов списка.     Ячейки списка можно форматировать точно так же, как и ячейки листа.

• Совместимость со списками Windows SharePoint Services.     При публикации списка на узле SharePoint происходит создание пользовательского списка SharePoint. Если соединить список во время публикации или во время экспорта существующего списка SharePoint, можно редактировать список в автономном режиме и синхронизировать внесенные изменения со списком SharePoint позднее.

28. Связывание, консолидация данных  и свободные таблицы 

Excel содержит средства формирования сводной информации для проведения анализа данных. Сводная информация может быть получена:

• объединением данных промежуточных итогов;

• методом консолидации;

• формированием сводных таблиц. Простейший способ получения итогов — с помощью команды Итоги меню Данные.

Для выполнения этой команды необходимо:

• представить данные в виде списка;

• командой Сортировка меню Данные упорядочить записи списка в соответствии со значениями того поля, по которому будут подводиться промежуточные итоги;

• установить указатель на ячейку списка;

• выполнить команду Итоги меню Данные;

• в диалоговом окне Промежуточные итоги задать нужные параметры.

После выполнения команды Итоги меню Данные создается структура, в которой данные (таблица) структурированы, т. е. разбиты на несколько уровней. С помощью уровней структуры можно управлять выводом данных соответствующего уровня из таблицы на экран, указывая, выводить данные или скрывать.

Для удаления промежуточных итогов необходимо в диалоговом окне команды Итоги выбрать кнопку Убрать все. При удалении промежуточных итогов из списка удаляется и структура таблицы.

Консолидация — это объединение данных из одной или нескольких областей данных и вывод их в виде таблицы в итоговом листе. В Excel предусмотрено несколько способов консолидации данных:

• консолидация данных с помощью трехмерных ссылок;

• консолидация данных по расположению;

• консолидация данных по категориям.

Первый способ наиболее простой. Он позволяет объединить данные консолидируемых областей формулами. Технология выполнения консолидации с помощью трехмерных ссылок такова:

• на листе консолидации (итоговом листе) создать (или скопировать) надписи для данных консолидации;

• указать ячейку на листе консолидации, куда следует поместить результат консолидации;

• ввести формулу, которая должна содержать ссылки на консолидируемые исходные области листов, данные которых будут участвовать в консолидации;

• повторить два последних шага для каждой ячейки, в которую должен быть помещен результат консолидации.

Консолидация данных по расположению используется, если консолидируемые данные находятся в одном и том же месте разных листов и размещены в одном и том же порядке. Технология консолидации следующая:

• указать левую верхнюю ячейку области размещения консолидируемых данных;

• выполнить команду Консолидация меню Данные;

• в диалоговом окне Консолидация следует выбрать в списке Функция итоговую функцию для обработки данных, а в поле Ссылка ввести исходную область для консолидации данных (диапазон ячеек), нажать кнопку Добавить. Повторить эти действия для всех диапазонов, данные из которых будут участвовать в консолидации.

Консолидация данных по категориям используется, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки. Технология этой консолидации совпадает с технологией консолидации данных по значению. Однако в диалоговом окне Консолидация в группе Использовать в качестве имен следует установить параметры В верхней строке и/или В левом столбце для указания расположения заголовков в исходных областях.

Если была выполнена консолидация данных по значению или по категории, то при изменениях в исходных областях следует повторить консолидацию. Можно избежать повторения консолидации в случае изменения исходных данных путем связывания консолидируемых данных с исходными. Для установки связей необходимо в диалоговом окне Консолидация установить параметр Создавать связи с исходными данными. Установка параметра означает, что между исходными данными и результатами консолидации устанавливается динамическая связь, обеспечивающая автоматическое обновление данных. Автоматическое обновление данных происходит, если исходные данные находятся в пределах одной книги. Если исходные данные расположены в других рабочих книгах, то обновление данных будет выполняться командой Связи меню Правка.

Сводная таблица — это таблица, предназначенная для более наглядного представления и анализа данных из существующих списков и таблиц.

Сводная таблица может быть создана:

• на основе данных любой таблицы или области таблицы рабочего листа;