Применение электронных таблиц в расчетах

Применение  электронных таблиц в расчетах. 

  Введение.  

  Компьютерные технологии все глубже проникают  во  все отрасли народного хозяйства. На многих рабочих местах компьютеры  уже  стали незаменимыми  помощниками. В  настоящее  время  существует  огромная  масса программного обеспечения, предназначенного для  применения  в  экономической отрасли,  но,  к  сожалению,   зачастую   приходится   «подгонять»   готовое программное обеспечение под индивидуальные особенности данного  предприятия, даже если эти программы уже выдержали испытание временем.

 

Одной из самых  продуктивных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы . Многие фирмы  разработчики программного обеспечения  для ПК создали свои версии табличных  процессоров . Из них наибольшую известность приобрели OpenOfficeCalc и Excel фирмы Microsoft . Отечественные школьные компьютеры также оснащены упрощенными (учебными) версиями табличных процессоров. 

    Электронные таблицы  предназначены   для  хранения  некоторых  табличных

данных, обработки данных посредством формул, а также для организации

более наглядного отображения числовой  информации  (при  помощи  графиков, диаграмм). Что мы называем табличными данными? Как правило, в таблице в

каждом  столбце мы храним информацию определенного типа, например, в  столбце «фамилия» будут храниться различные фамилии в виде текста, в столбце

«возраст» будет храниться число, соответствующее  возрасту данного человека.

В электронных  таблицах, каждая ячейка может иметь один из 3-х глобальных

типов (число, текст и формула).  Если в ячейке хранится формула, то электронные таблицы автоматически осуществляют расчет по ним и отображают при просмотре таблицы не формулу,  а  результат  вычислений.  Каждая ячейка имеет свой уникальный  адрес, который состоит из указания столбца, обозначенного буквами латинского алфавита и номера строки, например, С8, Е64,…. Ссылка на ту или иную ячейку при составлении формул  производится  по адресу этой ячейки.

 

Электронные таблицы могут  применяться  на  любых  рабочих  местах,  на

которых требуется производить некоторые  расчеты и печатать  выходные  формы.

1. Понятие  электронных таблиц и табличных процессоров.

Основные  элементы электронной таблицы.

 Электронная таблица- основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.

Современные табличные  процессоры обеспечивают:

·         ввод, хранение и корректировку большого количества данных;

·         автоматическое проведение вычислений при изменении исходных данных;

·         дружественный интерфейс (средства диалога человека и компьютера);

·         наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;

·         эффективную систему документирования информации;

·         графическую интерпретацию данных в виде диаграмм;

·         вывод на печать профессионально оформленных отчетов;

·         вставку отчетной информации, подготовленной с помощью электронных таблиц, в другие документы.

Все эти возможности позволяют  пользователю успешно решать задачи, требующие обработки больших массивов информации, не владея при этом специальными знаниями в области программирования.

Типы данных, используемых в электронных таблицах. 
 
Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

 Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

 Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

 Любая формула начинается со знака (=). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.

Используемые  категории функций.

 Более сложные вычисления в таблицах Excel осуществляются с помощью специальных функций . Список категорий функций доступен при выборе команды Функция в менюВставка (Insert, Function).

Финансовые функции осуществляют такие расчеты, как вычисление суммы платежа по ссуде, величину выплаты прибыли на вложения и др.

Функции Дата и время позволяют работать со значениями даты и времени в формулах. Например, можно использовать в формуле текущую дату, воспользовавшись функциейСЕГОДНЯ .

Математические  функции выполняют простые и сложные математические вычисления, например вычисление суммы диапазона ячеек, абсолютной величины числа, округление чисел и др.

Статистические  функции позволяют выполнять статистический анализ данных. Например, можно определить среднее значение и дисперсию по выборке и многое другое.

Функции Ссылки и массивы позволяют осуществить поиск данных в списках или таблицах, найти ссылку на ячейку в массиве. Например, для поиска значе н ия в строке таблицы используется функция ГПР .

Функции работы с базами данных можно использовать для выполнения расчетов и для отбора записей по условию.

Текстовые функции предоставляют пользователю возможность обработки текста. Например, можно объединить несколько строк с помощью функции СЦЕПИТЬ .

Логические  функци и предназначены для проверки одного или нескольких условий. Например, функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, и другое, если оно ложно.

Функции Проверка свойств и значений предназначены для определения данных, хранимых в ячейке. Эти функции проверяют значения в ячейке по условию и возвращают в зависимости от результата значения ИСТИНА или ЛОЖЬ .

Для вычислений в таблице с помощью встроенных функций рекомендуется использовать мастер функций. Диалоговое окно мастера функций доступно при выборе команды Функция в меню Вставка или нажатии кнопки   , на стандарт ной панели инструментов. В процессе диалога с мастером требуется задать аргументы выбранной функции, для этого необходимо заполнить поля в диалоговом окне соответствующими значениями или адресами ячеек таблицы.

Области применения табличных процессоров.

 Современные табличные процессоры позволяют применять многочисленные средства автоматизации решения задач, так что возможным стало даже написание конкретных приложений на их основе. Кроме того, они обладают широкими графическими возможностями. Табличные процессоры особенно широко используются в аналитической деятельности, а также для подготовки документов сложной формы.

 Основное  назначение табличного процессора - автоматизация Расчетов в табличной  форме.

Например, в  табличном процессоре можно вести  журнал успеваемости. Преподаватели смогут заносить в него оценки учащихся, а встроенные формулы позволят высчитывать средний балл для каждого ученика, общую успеваемость группы по предмету и др. Каждый раз, когда учитель вносит новую оценку, табличный процессор будет автоматически пересчитывать все результаты.

 По сравнению  с бумажной предшественницей  электронная т. к. лица предоставляет  пользователю гораздо больше  возможностей для работы. В ячейках  таблицы могут записываться различные  числа,  даты, тексты, логические величины, функции, формулы. Формулы позволяют практически мгновенно производить пересчет и выводить в соответствующей ячейке новый результат при изменении исходных данных. Эта возможность позволяет активно использовать электронные таблицы:

1. для автоматизации вычислений;

2. для представления результатов  вычислений в виде диаграмм;

3. для моделирования, когда  исследуется влияние различных  значений параметров.

 Табличный процессор  получил широкое распространение  во всей экономической системе:  в бухгалтериях фирм и предприятий, в экономических отделах, в коммерческих банках и других организациях, что связано с большим количеством экономических операций и их универсальностью.

 Табличный процессор  является неотъемлемой частью  прикладного программного обеспечения  АРМ экономиста, что связано с его функциональными возможностями.

 Табличный  процессор позволяет автоматизировать  процесс обработки экономической  информации, осуществлять сложные  вычисления, анализировать их и  представлять в наглядном виде (графики, диаграммы). В настоящее время, когда клиент все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а для экономистов все важнее становится обработка и хранение больших объемов данных, играют большую роль такие функции Excel, как составление списков, сводных таблиц, возможность использования формул, копирование данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных, обеспечение безопасности.

 

Обзор наиболее популярных табличных процессоров.

Microsoft Excel.

Что такое Microsoft Excel

Программа Excel входит в пакет Microsoft Office и предназначена  для подготовки и обработки электронных  таблиц под управлением Windows..

Табличный процессор Microsoft Excel  

Для решения  каких задач предназначены табличные процессоры и какие преимущества может дать обработка информации с помощью электронных таблиц по сравнению с обработкой вручную.

·         Порядок использования справки Excel.

·         Что такое ячейка, лист, рабочая книга Excel.

·         Способы ссылки на ячейку и на диапазон ячеек.

·         Способы ввода и редактирования данных в ячейках таблицы.

·         Назначение и способы задания функций.

·         Назначение диаграмм, порядок их использования.

·         Порядок выполнения обмена данными между Excel и другими приложениями Microsoft.

·         Использование Excel для обработки данных, организованных в списки.

·         Порядок создания и использования шаблонов в Excel

·         Использование макрокоманд для автоматизации обработки данных.

·         Порядок изменения параметров Excel. 

Документом (т.е. объектом обработки) Excel является файл с произвольным именем и расширением .XLS. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой (Workbook). В каждом файле XLS может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом (Sheet).

 В представлении пользователя электронная таблица Excel состоит из 65536 строк (row) и 256 столбцов (column), размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 65536, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита А, В, ..., Z, АА, АВ, ..., IV. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы - ячейка (cell). В любую ячейку можно ввести исходные данные - число или текст, а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца и высоту строки можно изменять.

 Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например, A1, F8, С24, АА2 и т.д.). В некоторых табличных процессорах ячейка называется клеткой, а адрес - координатами клетки.

 Электронными  таблицами (табличными процессорами) называются пакеты прикладных программ, предназначенные для проведения расчетов на компьютере в табличной форме.

 При использовании  электронной таблицы экран компьютера  представляется большой таблицей, состоящей из ячеек, организованных  прямоугольной координатной сеткой. Колонки обозначены буквами (A...Z, AA...AZ, и т.п.), а ряды - числами (1...65536).

 Адрес ячейки  определяется ее местоположением  в таблице. Ячейка задается  своими координатами, в которых  на первом месте стоит буква,  обозначающая колонку, а на  втором - число, обозначающее ряд.  Например, А1 - ячейка в левом верхнем углу, D5 - ячейка на пересечении 4-го столбца и 5-й строки.

 Ячейка, в  которую в данный момент вводятся  данные, называется активной. Она маркируется табличным курсором (выделяется цветом). В каждый момент времени активной может быть только одна ячейка, она всегда выводится на индикацию.

 

OpenOfficeCalc.

 
Calc - эта программа является  частью OpenOffice, цель которой предоставлять  пользователю аналог офисных  программ, и практически неотличима  от MS Excel по функциональным возможностям. Идентичная встроенная документация и удобная система справок позволяет быстро освоить все особенности работы с данным программным продуктом. Те же возможности переименования, добавления и удаления количество листов в рабочей книге при двойном щелчке в области заголовков листов книги. 
 
Контекстные меню программы, которые появляются при нажатии правой кнопки мыши, связаны с определенными объектами программы, такими как ячейки таблицы, заголовки строк, столбцов или листов и т.д. Процесс ввода, редактирования данных, создания формул в программе OpenOffice Calc практически идентичен процессу работы с уже рассмотренными электронными таблицами. 
 
Этот табличный процессор может размещать в ячейках таблиц числа, формулы и текст. В каждую ячейку можно добавить комментарий, который отобразится автоматически при подведении курсора к ячейке. При наличии комментария, в верхнем правом углу ячейки появляется небольшой красный квадратик. Если отметить пункт в меню «Показать примечания» то комментарий будет постоянно отображаться, а щелчок в этом поле позволит приступить к редактированию. 
 
При создании любого документа используется форматирование, а особенностью табличных процессоров являются как возможности использования изначально заданных форматов, так и создания своих собственных стилей ячеек. 
 
На вкладке «Числа» можно выбрать формат числа, а с помощью вкладки «Шрифт» можно установить цвет, тип и размер шрифта. Вкладка «Выравнивание», предназначена для управления выравниванием текста в содержимом ячейки. Опция «По горизонтали» и «По вертикали» позволяет задать выравнивание содержимого текста ячейки в горизонтальном и вертикальном направлении. 
 
При указании на вкладку «Разрыв строки» разрешается автоматический разрыв строки на краю ячейки, и нажатие комбинации клавиш Ctrl+Enter в любом месте текста также приведет к разрыву строки.Calc позволяет применять стили ячеек как в ручном режиме, так и автоматическом. При необходимости выделить особые данные в таблице, то желаемого результата довольно просто достичь при помощи условного форматирования. 
 
Первое условие - это присвоение формата формулой. Функция «Стиль» может быть добавлена к существующей формуле в ячейке. Таким образом, вместе с функцией «ТЕКУЩ» можно задать, например, цвет ячейки в зависимости от значения. 
 
Другое условие - использование условного формата. При помощи опции «Условное форматирование» из меню «Формат» в диалоге допускается задание до трех условий, которые должны быть выполнены, чтобы ячейка или группа выделенных ячеек получила определенный формат. Также с помощью специального инструмента можно импортировать данные из других источников, например, баз данных, а можно создать обновляемый диапазон, чтобы импортируемые данные всегда были актуальны. 
 
При создании формул наряду с основными арифметическими операциями, OpenOffice Calc предоставляет множество специальных операций, которые можно ввести в интерактивном режиме при помощи «Автопилота». 
 
Как и многие другие средства работы с электронными таблицами, OpenOffice Calc позволяет использовать разнообразные ссылки. Перед каждым абсолютным значением, должен ставится знак доллара $. Для превращения из относительного значения в абсолютное, и наоборот, следует использовать комбинацию клавиш Shift+F4. 
 
Для вычисления суммы чисел, находящихся в столбце или строке следует использовать кнопку? В ячейке появится формула вида =СУММ(…). 
 
Что бы обеспечить ввод даты в электронную таблицу необходимо использовать функцию «Дата», OpenOffice Calc хранит такие данные в виде чисел, но отображает в ячейке в формате даты. 
 
Программа OpenOffice Calc может также отображать результаты расчетов в виде диаграмм, для этого данные необходимо предварительно выделить, после чего из меню «Вставка» выбрать пункт «Диаграмма». В открывшимся окне «Автоформат диаграммы» необходимо выполнить ряд действий, позволяющих выбрать тип диаграммы. Затем нужно указать расположение необходимых данных, задать заголовок диаграммы, наименование осей и т.д. Если требуется вставить диаграмму в документ, состоящий из нескольких таблиц, то нужно установить, в какую таблицу должна быть вставлена диаграмма. После заполнения нужных полей и нажав на клавишу «Готово» диаграмма будет размещена на листе.Calc позволяет изменять некоторые элементы диаграммы, если она помещена на задний план электронной таблицы, то выделить ее щелчком мыши уже не удастся. Необходимо открыть панель «Функции рисования» и выбрать инструмент «Выделение», затем щелчком выделить диаграмму.