Электронные таблицы

 

Содержание

1. Введение.
2. Основное понятие электронных таблиц.
3. Содержание электронных таблиц.
4. Применение электронных таблиц для расчетов.
5. Построение диаграмм и графиков.
6. Заключение.
7. Литература.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Электронные таблицы – это программа  для математической , статистической и графической обработки текстовых  и числовых данных. Они позволяют  автоматизировать выполнение однотипных вычислений и пересчета с изменяющими  исходными данными, а также обрабатывать числовую информацию в массиве баз  данных ,анализировать финансы, доходы, налоги и так далее. Это программное  обеспечение использует столбцы  и строки для выполнения математических операций над введенными ранее данными. В ячейку электронной таблицы  можно вносить текст, число, формулы.

Особенность электронных таблиц заключается  в возможности применение формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным мулам выполняется автоматически. Изменения содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету  значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Рис. 1.1. При изменении содержания одной из ячеек таблицы все формулы пересчитываются и значения, которые прямо или косвенно зависят от измененных, автоматически обновляются.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет  получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое  применение таблицы нашли в экономических  и бухгалтерских расчетах, но и  в научно-технических задачах  электронные таблицы можно использовать эффективно, например для:

• провидение однотипных расчетов над большими наборами данных;
• автоматизации итоговых вычислений;
• решение задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;
• обработка результатов экспериментов;
• проведения поиска оптимальных значений параметров;
• подготовка табличных документов;
• построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими  табличную структуру, является программа Microsoft Excel.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Основные понятия электронных  таблиц.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблиц выполняется ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а так же формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.

Рабочая книга  и рабочий лист. Строки, столбцы, ячейки.

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа(рис. 1.2). Каждый рабочий лист имеет свое название, которое отображается на ярлыке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлыков можно переключится к другим рабочим листам, входящем в туже самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, нужно дважды кликнуть на его ярлычке.

Рабочий лист состоит из столбцов и строк. Столбцы озаглавлены  прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего  рабочий лист может содержать  до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).

Рис.1.2. Рабочий лист электронной таблицы Excel.

Ячейки и их адресация. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используют при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейке можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

Диапазон ячеек. На данные, расположенные в соседних ячейках. можно ссылаться в формулах как в единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующие на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1:с15.

Если требуется выделить прямоугольник  диапазон ячеек, Это можно сделать  протягиванием указателя от одной  угловой ячейки до противоположной  по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая  весь выбранных диапазон. Чтобы выбрать  столбец или строку целиком, следует  щелкнуть на заголовке столбца(строки). Протягиванием указателем по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

Ввод, редактирование и форматирование данных.

Отдельная ячейка может содержать  данные, относящиеся к оному из трех типов: текст, число или формула, - а также оставаться пустой. Программа  Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при  вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные так рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа <<=>> (знака равенства).

Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы под панелями инструментов (см. рис.1.2). Место ввода отмечается курсовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяют вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейке не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые  данные в любом случае отображаются как в ячейке так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные  данные, используют кнопку Ввод в строке формул или клавишу ENTER. Чтобы отменить внесенные изменения восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу ESC. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DELETE.

 

 

2. Содержание электронной  таблицы.

Формулы

Вычисления в таблицах программы  Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Правило использования формул в  программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в "уме". Это гарантирует, что последующие редактирование таблицы не нарушит ее целостность и правильность производимых в ней вычислений.

Ссылки на ячейки

Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых  используется в вычислениях. Это  означает, что результат вычислений формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значении ячейки, на которую указывает ссылка.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести в ручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяется пунктирной рамкой.

Все диалоговые окна программа Excel, которые указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки ,присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопки диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейке (диапазона0 с помощью щелчка или протягивания (рис 1.3).

 

Рис. 1.3. Диалоговое окно в развернутом и свернутом виде

Для редактирования формулы следует  дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.

Абсолютные  и относительные ссылки.

По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Пусть, например, в ячейке В2 имеется  ссылка на ячейку A3. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как не табличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$ 1, А$ 1 и $А1. В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой — как относительный.

Копирование содержимого ячеек.

Копирование и перемещение ячеек  в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами — второй.

Метод перетаскивания. Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).

Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки мыши появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.

Применение буфера обмена. Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Вначале необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка > Копировать или Правка > Вырезать. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только в момент выполнения вставки.

Место вставки определяется путем  указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диапазона, который по размерам в точности равен копируемому (перемещаемому). Вставка выполняется командой Правка > Вставить. Для управления способом вставки можно использовать команду Правка > Специальная вставка. В этом случае правила вставки данных из буфера обмена задаются в открывшемся диалоговом окне.

Aвтоматизации ввода

 

Автозавершение ввода.При вводе текстовых данных в непрерывный ряд ячеек одного столбца можно воспользоваться автозавершением. В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку Excel проверяет соответствие вводимых символов значениям, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено совпадение первых символов, вводимый текст автоматически дополняется имеющимся значением. Нажатие клавиши ENTER подтверждает операцию автозавершения. 
Если текст должен быть другим, ввод следует продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Автоматический  ввод производится только для записей, которые содержат текст или текст  в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат  или времени, необходимо вводить  самостоятельно.