Отчет по практике в ООО «Антик»

 

 

Информация, содержащаяся в справочнике «Товарная накладная», описана в таблице 2.5 (приложение Д).

Таблица 2.5 – Справочник «Товарная накладная»

Наименование реквизитов входных документов	Тип данных	Максимальная длина	Точность
Наименование грузоотправителя	Строка	50
Адрес грузоотправителя	Строка	25
ИНН грузоотправителя	Число	10
Телефон грузоотправителя	Число	15
Расчетный счет грузоотправителя	Число	20
Наименование банка грузоотправителя	Строка	50
Корр.счет банка грузоотправителя	Число	20
БИК банка грузоотправителя	Число	10
Наименование грузополучателя	Строка	50
Адрес грузополучателя	Строка	25
ИНН грузополучателя	Число	10
Расчетный счет грузополучателя	Число	20
Наименование банка грузополучателя	Строка	50
Корр.счет банка грузополучателя	Число	20
БИК банка грузополучателя	Число	10
Основание отправки	Строка	25
Номер документа	Число	10
Дата составления документа	Число	10
Вид операции	Строка	15
Номер по порядку	Число	10
Наименование товара	Строка	50
Единица измерения	Строка	10
Вид упаковки	Строка	25
Количество	Число	10
Масса брутто	Число	10	2
Масса нетто (количество)	Число	10	3
Цена	Число	10	2
Сумма без учета НДС	Число	10	2
Ставка НДС	Число	10	2
Сумма НДС	Число	10	2
Сумма с учетом НДС	Число	10	2
Всего по накладной	Число	10	2
Количество отпущенных наименований	Строка	25
Масса всего груза	Строка	25
Сумма всего	Строка	50
Наименование грузоотправителя (директор)	Строка	25
Главный бухгалтер	Строка	25
Менеджер по отгрузке	Строка	25
Наименование грузополучателя	Строка	25

 

 

2.3.2 Описание выходной  информации

Выходной информацией автоматизированной системы будут являться договор поставки, а также отчеты о выполнении договора:

• по сроку исполнения;
• по плановым и фактическим оплатам по договорам;
• по просроченной дате;
• по объему поставок;

• по суммам поступивших по договорам денег;

• по выручке за период;

• по спискам должников;

• по реквизитам сторон по договору;

• по документам по договору;

• по всем поставкам по договору;

• по всем платежам по договору;

• по спискам заказчиков и др.

2.3.3 Описание алгоритма  решения задачи

Алгоритм решения задачи сводится к анализу работы договорных отношений с заказчиками. Отношения с контрагентами контролируются путем заключенных договоров.

Поставка товара может осуществляться только на основании заявки покупателя и в соответствии со спецификацией на данную заявку. В данной спецификации должны быть указаны ассортимент товара, его количество и цена. Поставщик  в течение двух рабочих дней с момента получения заявки покупателя принимает решение об акцепте заявки либо об отказе от выполнения заявки.

Цена на товар устанавливается в спецификации. Транспортные расходы указываются поставщиком в счете. Поставщик направляет покупателю счет-фактуру, где указано количество товара и общая стоимость заказа. Покупатель должен оплатить покупку. Оплату за товар покупатель обязуется произвести в следующем порядке: 100% - предварительная оплата – в течение пяти банковских дней с момента выставления счета поставщиком. Факт оплаты фиксируется банковским платежным поручением. Выставленный счет действителен в течение 7-и календарных дней от даты его формирования. В случае не оплаты в указанный срок, либо оплаты с опозданием поставщик вправе изменить цены на отпускаемый товар без какого либо предварительного уведомления покупателя.

После совершения оплаты производится доставка. Продукция доставляется силами и  транспортом поставщика. Также к покупателю отправляется товарная накладная. Покупатель обязуется выгрузить поставленный товар с транспортного средства в течение двух часов с момента прибытия данного транспортного средства. Разгрузка товара с транспортного средства поставщика производится силами и за счет покупателя. В случае форс-мажорных обстоятельств, стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по договору.

За поставку товара, не соответствующего качеству, поставщик уплачивает покупателю штраф в размере 20 % от стоимости некачественного товара. За ненадлежащее исполнение покупателем сроков оплаты, установленных в договоре, покупатель уплачивает поставщику неустойку в размере 0,5% от суммы просроченного платежа за каждый день просрочки. В случае изменения  почтовых, банковских реквизитов, а также в случае реорганизации, ликвидации стороны обязаны в пятидневный срок уведомить об этом другую сторону.

 

3 АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА И КОНТРОЛЯ  ДОГОВОРНЫХ ОТНОШЕНИЙ

3.1 Обзор аналогов информационной  системы

В результате исследования были найдены следующие аналоги автоматизированной информационной системы учета и контроля договорных отношений: «Респект: Учет договоров», «Кларис – Учет договоров», «ESCOM.BPM – Автоматизация учета и регистрации договоров», «E1-Евфрат – Управление договорами», «АстроСофт: Учет договоров». Самой глобальной из этих систем является система «Автоматизация учета и регистрации договоров». Эта система обладает многофункциональностью, но является достаточно громоздкой, а также избыточной и дорогостоящей.

3.1.1 Респект: Учет договоров

Разработчик: "РеспектСофт Прикладные Решения". На рынке с 1996г.

Респект: Учет договоров – универсальный программный продукт для организации системы договорной работы на предприятии. Программа автоматизирует управление договорами, и позволяет интегрировать договорной учет в планово-финансовый контур предприятия.

Для работы с программой компьютеры и программное обеспечение должны соответствовать требованиям платформы 1С:Предприятие 8.1.

Для работы версии на базе 1С:Предприятия 7.7, необходимо выполнение требований налагаемых конфигурацией 1С:Бухгалтерия 7.7.

Функции информационной системы:

1. Подготовка и согласование договоров.

2. Формирование бланков документов.

3. Ведение журнала договоров предприятия.

4. Планирование и контроль исполнения договоров.

5. Формирование универсальных отчетов.

6. Хранение договоров.

7. Интеграция в 1С:Бухгалтерию 8.

8. Интеграция в 1С:Управление торговлей 8.

9. Интеграция в 1С:Управление производственным предприятием 8.

10. Интеграция в 1С:Бухгалтерию 7.7.

Программа поставляется как дополнение к основной конфигурации 1С:Предприятие 8 и 1С:Бухгалтерия 7.7. Программа не имеет ограничений на количество рабочих мест в рамках одной локальной сети. Поставка лицензии для 1С:Бухгалтерии 8 - 8800р.

Достоинства системы:

1. Гибкий механизм формирования бланков документов позволяет без лишних усилий формировать бланки документов используя обычные текстовые редакторы Microsoft Word или OpenOffice Writer.
2. Программа предоставляет простой и в тоже время эффективный механизм для согласования договоров.
3. Система позволяет вести реестр договоров в удобной для пользователя форме, а так же формировать необходимые в работе выборки договоров.
4. Система формирования отчетных данных, позволят при анализе работы получать выборку по произвольным реквизитам, указанным в карточке договора. Интерфейс системы представлен на рисунках 3.1 и 3.2 [4].

Рисунок 3.1 – Согласование договоров

Рисунок 3.2 – Хранение договоров

3.1.2 Кларис – Учет договоров

Разработчик: компания АльтСофт. На рынке с 1993г. С 2004 года является сертифицированным партнером Microsoft. 

Кларис - Учет договоров -  web система регистрации, согласования и хранения реестра договоров компании. Система позволяет вести реестр договоров, карточки договоров в электронном виде, хранит сканы договоров, места хранения оригинала, а так же листы согласования договора,  задачи и действия по выполнению договора.

При использовании Кларис - Учет договоров процесс согласования подготовки договора значительно упрощается, уменьшаются риски срыва сроков согласования договорных документов, так как согласование договора проходит через всех участников процесса с контролем сроков согласования.

Платформа: OS Windows 2003 или 2008 Server.

Функции системы:

1) Регистрация договоров;

2) Согласование договоров;

3) Ведение журнала договоров предприятия;

4) Контроль исполнения договоров;

5) Хранение договоров.

Стоимость системы: на группу 10 человек – 35000р. Подключение дополнительного пользователя – 3200р.

Преимущества данной системы:

1. Ведение реестра договоров в системе Кларис не требует внедрения и обучения пользователей.

2) Итуитивно понятный интерфейс, простая настройка таблиц, полей таблиц без участия программистов позволяет вести учет договоров любой сложности без особых временных затрат.

3) Кларис - Управление договорами - это WEB система, доступная круглосуточно с любого компьютера, где есть выход в интернет.

4) Процесс согласования договора, отслеживание сроков выполнения договора, назначение ответственных становится проще. Нет потерянных договоров.

5) При изменении состояния договора, сроков его согласования или выполнения, ответственного по договору рассылаются напоминания через e-mail или SMS. Все в курсе дел.

6) Настройка прав доступа к договорам или даже к полям договора позволяет каждому видеть только то, что необходимо, никто не видит лишнего.

7) Хранение данных на выделенном сервере в дата - центре, резервное копирование базы данных, отсутствие физического доступа к серверу, как сотрудников компании, так и конкурентов обеспечивает безопасность работы в программе Кларис - Управление договорами [5].

Пример интерфейса системы представлен на рисунке 3.3.

Рисунок 3.3 – Карточка договора с листом согласований

3.1.3 Автоматизация учета и регистрации договоров

Поставщик и разработчик системы электронного документооборота ESCOM.BPM компания ООО «Максфилл» (г. Москва) совместно с консалтинговой компанией ЗАО "Евроменеджмент".

ESCOM.BPM - это современная российская система электронного документооборота (СЭД),  базирующаяся на технологиях docflow и workflow и соответствующая мировым стандартам (BPMI , MoReq, WfMC, OMG).  Программа имеет удобные и интуитивно понятные графические интерфейсы, проста в освоении и удобна в работе.

Автоматизированная универсальная программная платформа ESCOM.BPM предназначена для разработки и автоматизации процессов, управления электронным документооборотом, а так же для контроля исполнения поручений в компаниях любого масштаба.

Функции системы:

1. Регистрация договоров;
2. Электронное согласование договоров;
3. Учет договоров (по организациям, по видам договоров, в разрезе подразделений – инициаторов договоров, в разрезе контрагентов, в разрезе статей движения денежных средств, в разрезе центров финансовой ответственности, учет мест хранения договоров);
4. Контроль исполнения договоров;
5. Формирование цепочек сопроводительных документов (приложения, доп.соглашения, акты, накладные и т.д.);
6. Архивное хранение документов.