Основы работы в текстовом процессоре MS Word

Основы работы в текстовом процессоре MS Word

Практическая  работа

«Создание простых текстовых документов»

Цель работы: Приобретение навыков ввода, редактирования и форматирования текста документа.

Общие теоретические  сведения

Обработка текста на компьютере осуществляется с помощью специальных программ, называемых текстовыми процессорами. С их помощью можно ввести и отформатировать текст, исправить ошибки и просмотреть документ перед печатью. На сегодняшний день наибольшую популярность приобрел текстовый процессор MS Word, входящий в стандартный набор офисных программ  MS Office. 

Работа в  среде MS Word позволяет пользователю с минимальной компьютерной подготовкой создавать несложные документы, включающие в себя элементы текстового форматирования, таблицы, списки и графику. Данный редактор имеет большие функциональные возможности: отмену ошибочных действий; проверку орфографии и грамматики; вставку различных шрифтов; использование редактора формул для создания сложных математических выражений; автоматический перенос слов и др.

Помимо вышеперечисленных  стандартных функций  MS Word включает некоторые функции издательских систем, такие как создание  шаблонов типовых документов (писем, отчетов, бюллетеней, факсов и др.), на основе которых можно легко и быстро создавать документы, имеющие профессиональный вид.

Основные сочетания  клавиш

Shift+F12 – Сохранить документ

Alt+F4 –Закрыть документ

Ctrl+O – Открыть документ

Ctrl+N – Создать документ

Практические  задания 

Запустите текстовый процессор MS Word. Используя меню Сервис/Настройка/ Клавиатура настройте «горячие» клавиши, используя стандартные сочетания клавиш, описанные выше.

Упражнение 1. Создание нового документа

1. В окне Документ 1 введите текст с рис. 1.

Вводимые символы  появляются в том месте экрана, где находится курсор, который  сдвигается вправо, оставляя за собой цепочку символов. При достижении правого поля страницы курсор автоматически перемещается в следующую строку. Этот процесс называется перетеканием текста, а нажатие на клавишу Enter создает новый абзац, а не новую строку.

Рисунок 1.

Текст, который отображается в окне Документ 1, хранится в оперативной памяти компьютера. Его можно отредактировать и напечатать, но при завершении работы с MS Word он будет утерян. Поэтому, чтобы сохранить введенный текст, нужно записать документ в файл на жесткий диск компьютера. Тогда его можно будет открыть позже и продолжить работу.

2. Сохраните новый документ на жестком диске в папке Мои документы под именем Создание документа.doc (Shift+F12)
3. Закройте окно документа Word_Создание документа.doc (Alt+F4)

Упражнение 2. Настройка свойств документа

1. В окне редактора MS Word откройте документ Редактирование.doc (Ctrl+O)
2. Используя меню Вид установите вид документа Разметка страницы
3. Используя меню Файл/Параметры страницы установите следующие параметры страниц:
• размер бумаги – А4,
• ориентация – книжная,
• поля:  левое – 2 см, правое – 1,5 см, верхнее – 2 см, нижнее – 1,5 см
• верхний и нижний  колонтитулы – 0,7 см
4. Откройте созданный в Упражнении 1 документ Создание документа.doc и скопируйте набранный фрагмент текста «Форматирование текста» в начало документа Редактирование.doc

При выполнении операции копирования не забудьте установить курсор в начало текста документа.

 

5. С помощью меню Файл/Свойства/Документ настройте свойства данного документа и заполните поля своими личными данными
6. С помощью меню Файл/Свойства/Статистика определите количество страниц, абзацев, символов и т.п. в тексте данного документа
7. Используя меню Файл/Сохранить как/Сервис/Параметры установите пароль на открытие документа
8. Закройте документ Редактирование.doc

Упражнение 3. Замена текста в документе

1. В окне редактора MS Word откройте документ Редактирование.doc.
2. Используя меню Правка/Заменить в тексте документа замените «авто текст» на «автотекст», «авто замен» на «автозамен», «авто коррекция» на «автокоррекция».
3. Используя меню Сервис/Автозамена настройте автозамену таким образом, чтобы при вводе с клавиатуры текста «ms w» автоматически происходила бы замена на текст «MS Word».
4. Вначале документа введите заголовок Редактирование документа в ms w. Проверьте правильность выполнения автозамены. Вместо набранного «ms w»  должен появиться текст «MS Word».
5. Используя кнопку – Правописание на панели Стандартная проверьте и исправьте ошибки, допущенные в тексте документа.

Упражнение 4. Форматирование текста документа

1. Выделите текст документа Редактирование.doc, используя сочетание клавиш Ctrl+A
2. Используя меню Формат/Абзац настройте в тексте документа параметры абзаца как показано на рисунке 2.

Рисунок 2

3. Выделите заголовок Редактирование документа в MS Word, для которого,  используя меню Стиль в панели Форматирование установите стандартный стиль заголовка – Заголовок 1 (рисунок 3).

Рисунок 3

4. Выделите последовательно текст: «Форматирование текста», «Действия с элементами автотекста и технология их выполнения», «Выполнение действий при форматировании колончатого текста». Для каждого выделенного фрагмента текста установите стиль заголовка – Заголовок 2 (рисунок 4).

Рисунок 4

5. Аналогично предыдущему пункту выделите последовательно первое предложение каждого абзаца и установите стиль текста – Заголовок 3. Образец выполнения показан на рисунке 5

Рисунок 5

6. В тексте документа найдите слово «Shift», выделите его и отформатируйте со следующими параметрами: стиль – обычный, шрифт -  Times New Roman, 12, полужирный, курсив. Найдите в тексте другие названия клавиш (всего 6), и отформатируйте их аналогичным образом
7. В тексте документа найдите слово «Правка» и установите для него разреженный интервал 2 пт. Для этого воспользуйтесь командами меню Формат/Шрифт/Интервал. Найдите в тексте названия других меню (Копировать, Вставить и т.п.) и отформатируйте их аналогичным образом.
8. Найдите и выделите в тексте документа словосочетание «Выделение объекта». Выделите его серым цветом, используя элемент меню Форматирование - выделение цветом.

Фрагмент отформатированного текста показан на рисунке 6

Рисунок 6

Упражнение 5. Создание колонок

1. Создайте новый документ Списки.doc, в который скопируйте из отформатированного документа заголовки 1, 2 и 3 уровней (рисунок 7).
2. Для нового документа установите следующие параметры страницы:
• размер бумаги – А4,
• ориентация – альбомная,
• поля:  левое – 2 см, правое – 1,5 см, верхнее – 2 см, нижнее – 1,5 см
• верхний и нижний  колонтитулы – 0,7 см
3. Для удобства работы установите масштаб окна Страница целиком (рисунок 7), используя элемент Масштаб панели Стандартная и включите кнопку – Непечатаемые знаки

Рисунок 7

Выделите текст и разбейте его на 3 колонки, используя команды меню Формат/Колонки. В первой колонке должен быть заголовок 2 уровня Форматирование текста и соответствующие ему заголовки 3 уровня. Во второй соответственно – Действия с элементами автотекста и технология их выполнения, в третьей – Выполнение действий при форматировании колончатого текста

5. Чтобы заголовки были правильно распределены между колонками (рисунок 8) необходимо для их разбиения воспользоваться меню Вставка/Разрыв/Новую колонку, предварительно установив курсор в правильную позицию (т.е. перед текстом, который необходимо перенести в следующую колонку).

Рисунок 8

Упражнение 6. Создание и модификация списков

1. Добавьте в документе Списки.doc новую страницу. Для этого установите курсор в конце последнего символа 3 колонки и воспользуйтесь меню Вставка/Разрыв страницы.
2. Выполните аналогичные действия и добавьте еще одну страницу. Всего страниц в новом документе должно быть 3.
3. Скопируйте содержание первой страницы на вновь созданные вторую и третью страницы.
4. Перейдите на 1 страницу и для заголовков 3 уровня всех 3 колонок создайте списки – Маркеры (рисунок 9). Для этого можно использовать кнопку – Маркеры на панели Форматирование или воспользоваться командами меню Формат/Список/Маркированный

Рисунок 9

5. Перейдите на 2 страницу документа. Для заголовков 3 уровня всех 3 колонок создайте Нумерованный список (рисунок 10)

Рисунок 10

6. Перейдите на 3 страницу документа. Для заголовков 2 и 3 уровней всех 3 колонок создайте Многоуровневый список (рисунок 11). Для настройки второго уровня многоуровневого списка используйте кнопку – Увеличить отступ.

Рисунок 11

7. Сохраните и закройте документы Списки.doc и Редактирование.doc

Упражнение 7. Работа с табуляторами

Подготовьте список студентов как табулированный текст (рисунок 12).

Рисунок 12

1. Введите название списка со следующими параметрами: шрифт полужирный, 11пт, разреженный интервал 3пт, расположение по центру.
2. С помощью горизонтальной линейки задайте форматы табуляторов для абзаца с заголовками колонок 4см-выравнивание влево и 10см-выравнивание по центру. Для этого выберите тип табулятора справа на линейке и, устанавливая указатель в нужное место на линейке, нажмите на левую кнопку мыши.
3. Введите заголовки колонок, используя клавишу TAB для перемещения курсора.
4. С помощью последовательности команд Формат, Табуляция для абзацев списка задайте форматы табуляторов: 4см., в группе Выравнивание выберите пункт по левому краю, в группе Заполнитель выберите линия 3; 10см. - выравнивание влево, заполнитель - линия 3.
5. Введите текст. В абзаце итоговой строки снимите с горизонтальной линейки табуляторы с помощью мыши, для этого надо подвести курсор к табулятору, нажать левую кнопку мыши и протащить мышь в сторону текста на рабочее поле.
6. Сохраните и закройте документ Стипендия.doc