Основы верстки текстовых документов

Основы верстки текстовых документов 

Цель: научиться  форматировать документы, сложные  по структуре. Научиться различать режимы отображения документов. 
 

Многоколончатый текст

Теоретические основы.

В режиме Вид® Черновик или Веб-документ текст всегда показывается в одну колонку. Увидеть колонки так, как они будут напечатаны, можно в режимах просмотра Вид ® Разметка страницы и Файл ® Предварительный просмотр. 

Создавая колонки  после текста помните порядок  действий:

1. наберите весь текст целиком или используйте готовый, но уже отформатированный как требуется
2. выделите текст, который должен стать многоколончатым ® вкладка Разметка страницы ®  Колонки ® выберите количество колонок (если необходима настройка внешнего вида и количества колонок Другие колонки…) 

 

Работа 1.

1. Загрузите текстовый файл Задания/Колонки.docх. Сохраните текст под именем Колонки мои.rtf в вашей папке. Для этого в типе файла выбрать Документ*.rtf
2. Отформатируйте текстовый документ: Установите все поля по 2 см: Разметка страницы ® Параметры страницы…; Вставьте нижним колонтитулом номер страницы: Вставка ® Колонтитулы; Верхним колонтитулом наберите свои данные ФИО, группа: Вид ® Колонтитулы. Каждое задание должно начинаться с новой страницы: Разметка страницы ® Разрывы ® Страница
3. Текст, выделенный зеленым цветом, отформатируйте в 3 колонки.  
   Расположите текст таким образом, чтобы третья колонка была заполнена текстом только наполовину. 
   Для вставки разрыва колонки: установите курсор в ту позицию, в которую нужно вставить разрыв ® воспользуйтесь командой Разметка страницы ® Разрывы ® Столбец.  
   Для удаления Разрыва колонки используйте кнопки Delete или Back Spase.

4. Текст, выделенный синим цветом – в 6 колонок с разделителями (в меню Формат ® Колонки ® выберите Тип Слева и введите Число колонок, включите флажок Разделитель). В команду придется войти дважды – один раз –назначить количество колонок, второй раз –установить разделители.

 

5. Текст, выделенный красным цветом, набран в 2 колонки. Уберите колонки. Для этого выделите этот текст и в меню Разметка страницы ® Колонки ® выберите Одна.

6. Будьте  готовы продемонстрировать преподавателю, как выглядит документ в режиме Черновик или Веб-документ, и переключиться  обратно в режим Разметка страницы (вкладка Вид).

 
 
 

Длинные и «непослушные» таблицы

Теоретические основы.

Если таблица  занимает более 1 страницы, ее шапка  остается на 1 странице. Не надо копировать шапку, нужно выделить шапку и  использовать команду Таблица ® Заголовки.

Для таких таблиц удобно выполнять суммирование по колонке. 

Иногда для  разработки таблиц необходимо разрывать их, подписывая Продолжение таблицы или преобразовывать таблицу в текст. 
 

Работа 2.

   1. Загрузите  текстовый файл Длинные и непослушные таблицы.docх. Сохраните текст под именем Длинные таблицы мои.doc в вашей папке.

   2. Измените параметры страницы: на вкладке Поля ® левое поле 2 см, правое 1 см, верхнее 1 см, нижнее 2 см. 

   Задание 1.

   В документе  необходимо, чтобы таблица была по ширине страницы, на каждой странице имелся заголовок, выровнять содержимое ячеек  по левому краю. 

1. Выделить всю таблицу целиком: щелкнуть по ячейкам в левом верхнем углу таблицы – нажать на крестик  
2. Для выравнивания таблицы по ширине страницы – на вкладке Макет – команда Автоподбор – Автоподбор по ширине окна 
3. Выровнять содержимое ячеек по левому краю.

   Сделать заголовки повторяющимися на каждой странице - выделить шапку (верхнюю  строку) таблицы (на 1 странице) и выбрать  на вкладке Макет ® Повторить строки заголовков. 
 

   Задание 2 

   В этом же документе на стр. 10 находится  задание с широкой таблицей –  ее надо «вписать» в границы страницы. Первая и последняя графа вышла за поля документа, что недопустимо!

   Вписать таблицу на страницу, команда та же. Выровнять по левому краю.

   Включить  обрамление (границы) таблицы. 
 

   Задание 3.

   На  той же странице - Освободить текст от таблиц, преобразовав их в текст.

   Такое часто бывает при копировании  текстов с сайтов. Структуры разметки сайтов зачастую описываются таблицами, что и видно при копировании.

   Отобразить  сетку таблицы – вкладка Макет  – Отобразить сетку

   Для того, чтобы убрать таблицу – выделить таблицу, вкладка Макет – Преобразовать в текст  - в диалоговом окне в качестве разделителя выбрать знак абзаца

      
 
 
 

   Задание 4.

   Обратите  внимание, оно начинается с новой  страницы – 13.

   Еще один прием работы с длинными таблицами. Он применим для курсовых и дипломных работ. таблица принудительно может быть разбита на 2 части. Каждая из частей на своей странице.

   Дан кусочек  дипломной работы, где представлено неправильное форматирование. Шапка  сделана с помощью заголовков. В данном случае используется прием- разбить таблицу и вставить фразу Продолжение таблицы 3. 

1. Сначала необходимо избавиться от Заголовков на 2 странице: Выделить заголовок на 1 странице и  нажать кнопку повторно, чтобы она «погасла»
2. Установите курсор в начало 2 страницы так, чтобы тестовый курсор располагался в верхней строке таблицы. Подайте команду Макет - Разбить таблицу .
3. Теперь вы получили 2 таблицы из одной. Вставьте между таблицами еще одну дополнительную строку.
4. НО – нижняя таблица не содержит шапку!!!! Для того, чтобы появилась шапка над 2 таблицей, выделите целиком шапку первой таблицы и скопируйте над 2 таблицей.
5. Если таблица и шапка не склеены, то  поставьте курсор в ту строку, что разделяет шапку с таблицей и нажмите Delete. Шапка соединится с таблицей.
6. В строку над 2 табличкой впечатайте фразу Продолжение таблицы 3. Итог:

   Задание 5

1. Склеить таблицу
2. Выделить данные в таблице
3. Провести сортировку Данных в таблице (меню макет - Сортировка) по следующим признакам: (будьте готовы продемонстрировать)

1. По фамилиям
1. По возрастанию
2. По убыванию
2. По должности
1. По убыванию
3. Комбинированный
1. По фамилиям
1. Внутри фамилий по году рождения по возрастанию
2. Внутри фамилий по году рождения по убыванию.

 
 

Задание 6.

Подсчитать  данные в колонках таблицы.

Преподаватель устало считает часы на калькуляторе. но у него катастрофически не сходятся значения Итого в колонках.

Воспользуемся автоматическим подсчетом данных суммы  в колонках.

Удалите данные из  строки Итого и, установив  текстовый курсор в ячейку Итого  для столбца Всего часов , щелкните по вкладке Макет –кнопке Формула , в диалоговом окне согласиться с предложенной функцией (она не обновляется, как в Экселе!!!), нажать Ок.

То же повторить  для других ячеек. 

Оглавление  и стили

Теория: на вкладке Главная ® панель Стили можно сформировать заголовки так, чтобы получилось оглавление.  

   1. Загрузите документ Оглавление.doc. Сохраните в своей папке под именем Рецепты красоты.rtf. Формат .rtf отличается от формата .doc тем, что с ним не переносятся вирусы.

   2. Для текста с рецептами красоты сделайте титульный лист, введите по центру листа фразу: Рецепты красоты. Вставьте разрыв страницы: меню Разметка страницы ® Разрывы®Страница.

   3. Для  второго листа предусмотрите  заголовок: Оглавление. Вставьте  разрыв страницы.

   4. Оформите документ на вкладке Главная ® панель Стили ® заголовки, выделенные красным оформите стилем Заголовок 1 ® заголовки, выделенные синим  оформите стилем Заголовок 2 ® заголовки, выделенные зеленым, оформите стилем Заголовок 3.

   ааа

   Имейте  в  виду, вы можете создать свой стиль. Для этого оформите заголовок так. как вам нравится, выделите его вместе с маркером конца абзаца ® ® в окне Создание стиля выполнить настройки и сохранить стиль.

   5. Создать оглавление: поместите курсор на вторую страницу ® подайте на вкладке Ссылки ® Оглавление ® Оглавление… ® количество уровней -3 ,

   6. Попробуйте  воспользоваться оглавлением как гиперссылкой, для этого прейдите к любому пункту, выполнив Ctrl-щелчок.

   7. Создайте еще одно оглавление в конце документа на отдельной странице, причем у этого оглавления должно быть всего 2 уровня заголовков:

   8. Просмотрите  режим – вкладка Вид ® Структура, в котором видно разбиение документа по стилям заголовком. Переключиться обратно Вид ® Разметка страницы.

   9. Включите  расстановку переносов: Разметка страницы ® Расстановка переносов… ® Авто.

   10. Проверьте  правописание в документе: Рецензирование ® Правописание…

   11. Добавьте  рисунок в колонтитул, для чего  создайте колонтитул, вставьте в  него рисунок (цветок) , растяните  его на страницу и выберите режим Подложка. 

   Избавление  от безобразий в документах. 

   Безобразие  №1

   Форматирование  пробелами! 

   Как избавиться от кучи пробелов в документе? Проблема решается за счет Замены символов. 

   Откройте  документ Программа ИКТ.doc.  Ее набирал для преподавателя студент, как  педагогу поправить программу, сделать красные строки одинаковыми?

   Для этого 

1. Включите отображение не печатаемых символов
2. Уберите лишние символы: вкладка Главная=>Заменить 
   
3. В поле Найти впечатайте 2 пробела, а в поле Заменить  на: один пробел. Нажимать кнопку Заменить все, пока количество замен не станет равно 0.