Организация электронного документооборота на примере системы СЭД «ДЕЛО»

Реквизиты документа хранятся в базе данных системы, содержание документов (файлы) хранятся в защищенном хранилище(доступ к нему осуществляется только через программную компоненту LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ).

Для облегчения поиска документов в LanDocs используются:

• структурированный набор журналов регистрации;
• консолидация (логическое объединение) документов из разных журналов в одном на основе определённых правил;
• структурированный набор личных папок, предназначенных для оптимальной организации ссылок на документы, зарегистрированные в различных журналах;
• рубрикатор, позволяющий проводить многоаспектную классификацию документов;
• запросы произвольной сложности, позволяющие при работе со списком отобрать только те документы, реквизиты которых отвечают условиям запроса. Запросы (фильтры) сохраняются как именованные объекты в БД системы и допускают повторное использование или модификацию;
• полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом изменчивости форм (морфологии) русского языка.

2.5. Система электронного документооборота БОСС-Референт⁴

 

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management).

Пользователями системы  электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные  предприятия, коммерческие компании, среди  которых как холдинги с большой  филиальной структурой, так и небольшие  организации.

Автоматизация управления документами  с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению  качества управления.

СЭД БОСС-Референт помогает решать управленческие задачи:

• организовать эффективную работу с договорами;
• сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
• автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
• обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;
• повысить эффективность работы с заявками;
• реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы;
• наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Система БОСС-Референт предназначена  для автоматизации документооборота и управленческих процессов.

Система включает функциональные возможности, позволяющие реализовать:

• Поддержку процессов согласования
• Контроль исполнения поручений
• Работу с входящей и исходящей корреспонденцией

2.6. Система электронного документооборота DIRECTUM.⁵

 

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Работа  с документами в организациях любого уровня связана с решением целого спектра задач, объем и  сложность которых растет вместе с ростом числа самих документов: поиск информации, поддержание ее в актуальном состоянии, обеспечение  режима конфиденциальности и сохранности  документов и т.д.

Модуль  использует возможности файловых хранилищ для организации работы с документами  большого объема, а также для создания долговременного архива электронных  документов.

Ввод и преобразование документов

Внедрение системы электронного документооборота позволяет значительно сократить  объем бумажных документов. Тем не менее, полностью исключить бумагу и перейти на электронную документацию невозможно, т.к. правовые нормы до сих  пор требуют наличия бумажной документации, а значительная часть  информации поступает в компанию не в электронном виде.

Для облегчения ввода информации с различных  носителей в системе DIRECTUM предусмотрены  службы ввода документов DIRECTUM Capture Services. Службы обеспечивают массовый ввод документов со сканеров, МФУ ("сендеров"), папок  файловых систем, факсов, ящиков электронной  почты и т.д.

Службы  включают в себя специальные сервисы  по интеграции с оборудованием и  захвату образов документов: 

• сервис ввода с факса;
• сервис ввода с e-mail;
• сервис ввода из файловой системы;
• сервис извлечения штрих-кода;
• сервис группировки изображений.

DIRECTUM Capture Services также реализуют первичную  обработку документов: например, разделение  потока страниц по разным признакам  – наличию и типу штрих-кода, белому листу, количеству страниц  и т.д.

Дальнейшая  обработка занесенных в систему  документов может осуществляться службами преобразования документов DIRECTUM Transformation Services, которые переводят документы  в другие форматы (в частности, в  форматы PDF и HTML) и извлекают из них  необходимую информацию.

Организация хранения документов

Размещение  всех документов в едином информационном пространстве системы DIRECTUM избавляет  каждого пользователя от проблемы поиска документов, созданных другими пользователями в локальных каталогах на своих  компьютерах, и от проблемы доступа  к таким документам. При этом каждый пользователь системы DIRECTUM может организовать удобную лично ему иерархию папок, куда помещается не сам документ, а  ссылка на него.

В результате ссылка на один и тот же документ может "лежать" в нескольких папках, а может "не лежать" ни в одной  папке, находясь только в хранилище DIRECTUM.

Возможности поиска документов

В системе DIRECTUM предусмотрены различные возможности  для оперативного поиска документов. Поиск может осуществляться по заданным реквизитам карточки, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск).

В системе  имеется возможность осуществлять специализированный поиск электронных  документов, используя:

• предопределенные поиски (например, "Мои последние измененные документы");
• дополнительные поиски по часто используемым критериям, специально настроенные администраторами;
• возможность задания для любого документа связанных с ним по смыслу или логике документов и перехода от одного связанного документа к другому, включая его собственные связанные документы.

Глобальный поиск

В системе DIRECTUM также предусмотрен вариант  глобального поиска, при котором  результатом поиска может стать  любой объект системы (документы, папки, задачи, задания). Этот вариант удобен в том случае, когда пользователь не знает, какой объект является искомым, и ему необходимо воспользоваться  всеми источниками информации в  системе для получения необходимых  данных. Поиск отображает пользователю все объекты системы, которые  содержат искомую фразу в карточке и/или в тексте объекта (в зависимости  от параметров поиска). При этом поддерживается механизм релевантности полнотекстового поиска, осуществляющий проверку соответствия результатов поиска изначальному запросу. Результаты этой проверки отображаются в виде рейтинга найденных объектов, по которому пользователь может провести дополнительную сортировку для облегчения поиска.

Работа с  содержанием документа

Система DIRECTUM позволяет использовать любые  программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, AutoCAD, CorelDraw и  др.)

Для оперативного создания однотипных электронных  документов используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, шаблоны "Исходящее письмо", "Договор  поставки", "Коммерческое предложение" и т.п. При этом в текст документа  могут автоматически подставляться  поля, заполненные в карточке документа.

Жизненный цикл и версии документа

Каждый  документ в системе DIRECTUM может иметь  неограниченное количество версий. Это  позволяет хранить историю изменения  содержания документа (например, в процессе согласования) и избегать работы с  устаревшей информацией. При этом версии одного и того же документа могут  быть в разных форматах, что облегчает  поиск, хранение и доступ к документу  и значительно повышает удобство работы пользователей. Например, версии, возникающие в процессе разработки и согласования, могут храниться  в удобном для редактирования формате DOC, а окончательная согласованная  версия - в неизменяемом формате PDF.

Обеспечение конфиденциальности документов

Одной из важнейших функциональных задач  системы DIRECTUM является защита информации от несанкционированного доступа.

Конфиденциальность  документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями:

• контроль и настройка прав доступа на любой объект системы, (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа;
• шифрование электронных документов, позволяющее дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом "администратор"; шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя (хранимого в том числе на переносном ключе), так и установкой обычного пароля;
• протоколирование всех действий пользователей, позволяющее быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, экспорт копии документа и пр.

Для предотвращения прямого доступа  к текстам документов, минуя систему DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так  и хранилищ на SQL-сервере.

Электронная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа  после его подписания. С помощью  ЭЦП можно подписать любую  версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто  и когда поставил подпись.

Организация коллективной работы с документами

При одновременной работе большого количества пользователей в едином информационном пространстве возникает проблема одновременного редактирования одного документа несколькими  пользователями. Для решения этой задачи в системе DIRECTUM предусмотрен специальный механизм блокировок. Благодаря  ему пользователи могут одновременно редактировать разные версии документа  и карточку, а также создавать  новые версии, в том числе в  разных форматах. При этом остальные  пользователи могут просматривать  редактируемые версии и карточку документа.

Автоматически создаваемые теневые копии документа  позволяют вернуться к случайно удаленному или некорректно измененному  содержимому документа.

Экспорт документа также  возможен не только в оригинальный формат, но и в ZIP-архив, в PDF, а также  в специально разработанный открытый формат структурированного электронного документа (ESD). ESD-документ содержит все  атрибуты карточки и электронные  подписи, т.е. сохраняет юридическую  значимость документа и может  быть использован для взаимодействия со сторонними организациями. Работа с ESD-документом ведется с помощью  свободно распространяемой программы DIRECTUM OverDoc.

2.7. Система электронного документооборота NauDoc⁶

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации канцелярского документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний.

Рис 4. Краткое описание функций

Шаблоны документов

• Документы одного типа должны иметь единый набор обязательных элементов оформления (реквизитов), расположенных в определенной последовательности. В делопроизводстве такой набор элементов оформления называется формуляром. В NauDoc для него используется термин «шаблон оформления»;
• Шаблон оформления создается и подключается к тому или иному типу документа и после подключения шаблона в каждом новом документе этой категории будет присутствовать указанный набор элементов оформления;
• К одному типу документа можно подключить несколько шаблонов оформления.