MS Access деректер қорында кесте құру

MS Access деректер қорында кесте құру        

 Жұмыстың мақсаты: Кесте құруда MS Access деректер қорын жүйелі басқару мүмкіндіктерін үйрету.

Теориялық мәлімет.         

MS Access-тегі деректер қоры өзіндегі кесте, есеп, сұраныс, форма т.б. құрамдарымен тұтас объект болады және оларды тұтас дискілік файлда .mdb кеңейтілуімен сақтауға мүмкіндік береді.        

 Деректер қоры негізгі құрылымдық компоненті кесте болып табылады. Кесте   қатарлардан (жазбалар жиынынан) тұрады. Барлық жазбалар құрылымы жиында  бірдей, ал жазба саны кестеде айнымалы. Әр жазбадағы деректер элементі өріс деп аталады.        

 Кестенің әр өрісіне уникальді ат тағайындалады. Ол бос орындарды қосқанда 64 символға дейін сыйғыза алады. Өріс атында нүкте, леп белгісі, қатарүсті символы (апостроф) және тік жақша қолдануға болмайды. Өріс аты бос орыннан немесе басқару символынан (ASCII 00-31 кодтары) басталмау керек. Өріс аттарының ішкі функция және MS Access қасиеттері аттарымен сәйкес болмағаны дұрыс.        

 Кесте бағанындағы деректер бір типті болуы керек. MS Access ДҚБЖ -де деректердің 8 типі бар. (1-кесте)

MS Access- те кесте құрудың 3 тәсілі бар: кесте шебері көмегімен, кесте режимінде, конструктор режимінде.

MS Access ДҚБЖ -де деректердің типтері

1-кесте

Деректер типі	Пайдаланушы	өлшемі
Мәтіндік	Алфавитті-цифрлық деректер	255 байт
Memo өрісі	Алфавитті-цифрлық деректер – сөйлемдер, жаңа жол, мәтіндер	64 кбайт
Сандық	Сандық деректер	1, 2, 8 және 16 байт
Дата/уақыт	Дата және уақыт	8 байт
Ақшалық	Ақша суммасы туралы деректер. Үтірден кейін 4 таңбаға дейін	8 байт
Счетчик		4 байт
Логикалық	Логикалық деректер	1 бит
OLE объектісі	Диаграммалар, суреттер және Windows-тың қосымшаларының басқа да объектілері	1 гбайт

Жұмыстың орындалу реті:

1. MS Access-ті іске қосыңыз. Бұл үшін MS Office панелінде орналасқан MS Access пиктограммасын басыңыз немесе Іске қосу (Пуск)–Программалар-MS Access командаларын орындаңыз немесе “Менің компьютерім” терезесінен MS Office папкасы ішінен MS Access пиктограммасын таңдаңыз.
2. “Деректер қорын құру” терезесінен “Жаңа деректер қоры”   ауыстырып-қосқышын таңдаңыз.
3. “Жаңа деректер қоры файлы” терезесінде деректер қоры файлы орналасатын диск және каталогты (папканы) көрсетіп, файл аты өрісіне файлдың атын енгізіңіз. ОК батырмасын басыңыз.
4. “Деректер қоры” терезесінде “Кесте” батырмасын таңдап, “Құру” батырмасын басыңыз.
5. “Жаңа кесте” терезесінде жаңа кестенің құрылымын құру режимі – Конструкторды таңдаңыз.
6. Кестенің Конструктор терезесінде әр өріске ат беріңіз және типін таңдаңыз.

Өрістің типін беру үшін «Деректер типі» бағанындағы сәйкес ұяшықты шертіңіз. Таңдалған ұяшықтың оң жағында пайда болатын тізім символын ашып, керекті типті таңдаңыз.  Әр өріске қасиеттер беріңіз (қасиеттер тізімі деректердің таңдалған типіне тәуелді болады).

- Өріс өлшемі - өрістердің максимальді өлшемін береді. Сондықтан деректерге өріс өлшемі төмендегідей болады:

• байт – 0-ден 255-ке дейін бүтін сандар, сақтау кезінде 1 байт орын алады.
• бүтін  (целое) –  -32768-ден  32767-ге дейінгі бүтін сандар, 2 байт орын алады.
• Ұзын бүтін (длинное целое)- -2147483648-ден 2147483647-ге дейінгі бүтін сандар, 4 байт орын лады.
• Жылжымалы нүктелі (с плавающей точкой) (4 байта) – «-3,4*10³⁸-ден 3,4*10³⁸-ге» дейінгі 6 таңбалы дәлдікке дейінгі сандар
• Жылжымалы нүктелі (с плавающей точкой)(8 байта) – «-1,797*10³⁰⁸-ден 1,797*10³⁰⁸-ге» дейінгі 10 таңбалы дәлдікпен берілетін сандар

- Өріс өлшемі (Размер поля) – берілген өріс үшін кесте бағанының тақырыбын анықтайды.

- Өріс форматы – өріс мазмұнын бейнелеу тәсілін береді.

- Қолтаңба – сәйкес өріс атына  басқа баған тақырыбын береді.

Бұл пайдаланылатын өріс атына қарағанда ұзын және түсінікті баған тақырыбының болуы керек жағдайда пайдалы.

• Енгізу маскасы (Маска ввода) – енгізілген символдарды тексеруді автоматтандыруға мүмкіндік беретін формат береді.

Енгізу маскасы деректердің позицияда қандай мөлшерде және қандай типте енгізілетінін көрсететін тұрақты символдардан (жақша, нүкте немесе дефистер) және арнайы символдардан тұрады. Енгізу маскасы деректердің анықталған форматқа және де әр позицияға енгізілген мәннің берілген типіне сәйкестігін қамтамасыз етеді. Енгізу маскасын беру үшін пайдаланылатын символдар 2-кестеде көрсетілген.

• Үнсіздік бойынша қабылданған мән (Значение по умолчанию) - өріс мәні ретінде автоматты түрде тағайындалатын мәнді береді.
• Мәнге  қойылатын шарт - өріске енгізілетін деректерге қойылатын шартты анықтайды. Енгізілетін деректер көрсетілген шартқа сәйкес емес болса қате туралы хабарлама шығады.
• Қате туралы хабарлама – деректерді енгізу кезінде Мәнге қойылатын шарт қасиетінде көрсетілген шарт орындалмаған жағдайда шығатын хабарламаны  анықтайды.
• Міндетті өріс –деректер қорын толтырғанда берілген өрісті  міндетті түрде толтыруды қажеттігін анықтайтын қасиет. Егер бұл қасиет мәні «иә» болса, онда жаңа жазба енгізу кезінде осы өріске мән енгізу қажет.  Бос (Null) мәндер бұл өрісте жіберілмейді.
• Индекстелген өріс – берілген өрістің индекстелгендігін, егер солай болса қай режимде екенін анықтайды. Егер өріс индекстелген болса, онда жүйеде ДҚБЖ құралдарымен деректерге енуді жылдамдатуды қамтамасыз ететін берілген өрістің мазмұнының реттелген тізімі құрылады. Индекстелген өрістің «Жоқ» қасиетінің: «жоқ» (мәні бастапқы келісім бойынша) – индекс құрылмайды; «иә» (сәйкестіктер жіберіледі) – индексте қайталанатын мәндер жіберіледі; «иә» (сәйкестіктер жіберілмейді) – қайталанатын мәндер индексте жіберілмейді.

 

 

Енгізу маскасын беру үшін пайдаланылатын символдар                          

 

символ	арналуы
0	0-ден 9-ға дейінгі сандар (енгізу міндетті; «+» және «-» символдары жіберілмейді)
9	Цифр немесе бос орын (енгізу міндетті емес; «+» және «-» символдары жіберілмейді)
#	Цифр немесе бос орын (енгізу міндетті емес)
L	әріп (А-дан Z-ke немесе А-дан Я-ға дейін, енгізу міндетті )
?	әріп (әріп (А-дан Z-ke немесе А-дан Я-ға дейін, енгізу міндетті емес)
A	әріп немесе цифр (енгізу міндетті)
a	әріп немесе цифр (енгізу міндетті емес)
&	Кез-келген символ немесе бос орын (енгізу міндетті)
C	Кез-келген символ немесе бос орын (енгізу міндетті емес)
.. ; : - /	Ондық бөлгіш және мыңдық бөлгіш, дата және уақыт мәндері
<	Келесі символдардың барлығын төменгі регистрге ауыстыру
>	Келесі символдардың барлығын жоғарғы регистрге ауыстыру
!	Енгізу маскасын солдан оңға қарай емес, оңнан солға қарай толтыруды көрсетеді
\	Кез-келген символды мәтіндік тұрақты ретінде енгізуді көрсетеді, ол масканың арнайы символы болса да
пароль	Пароль енгізу үшін өріс құру. Өріске енгізілген кез-келген символ  символ болып сақталады, бірақ (*) жұлдызша болып бейнеленеді

 

 

Арнайы мәтіндік өрістер және Memo өрістер үшін форматтар төмендегі символдар көмегімен құрылады:

Бос орын – «бос орын» символы форматқа «бос орын» клавишасын басу арқылы енгізіледі және шығатын мәнде бейнеленеді.

«АВС» - тырнақшаға алынған символдар жиыны шығады.

*- «*» символынан кейінгі мүмкін бос кеңістікті символмен толтыруға мүмкіндік береді. Мысалы, «АВСD»*х форматтау қатары өрісті 8 символды өлшеммен «АВСDхххх» қатарымен толтырады.

[цвет] – мән тік жақшада көрсетілген түспен шығады.Мүмкін түстер аты: Қара - Black, Жасыл - Green , Көгілдір - Cyan, Қызыл - Red, Алқызыл - Magenta, Сары - Yellow, Ақ - White, Көк - Blue.        

 Мәтіндік және Memo өрістері үшін форматтар нүктелі үтірмен бөлініп тұратын екі бөлімнен тұруы мүмкін. Бірінші бөлімі – форматтың өзі болып табылады, ал екіншісі егер деректер оған енгізілмеген болса  өріс мәнін анықтайды,.

1. Кестеде кілттік өріс көрсетіңіз. Өрісті таңдап Аспаптар панелінде Кілт пиктограммасын таңдаңыз. Құрамдық кілт құру үшін клавишасын баса отырып қажетті өрістерді таңдап, Аспаптар панелінде Кілт пиктограммасын басыңыз. Кілттік өріс деректері автоматты түрде өсу реті бойынша сұрыпталады. «Өріс қасиеті» облысында «Индекстелген өріс» өрісінде «Иә»  (сәйкестіктер жіберілмейді)  мәні болады, «Обьязательное поле» өрісінде «Иә» мәні болады.
2. Кестенің құрылған құрылымын Файл-…деп сақтау командаларын орындап «Сақтау» терезесінде кестенің атын беріңіз.
3. Кестеге деректер енгізіңіз. Ол үшін кестенің жобалау режимінен толтыру режиміне өтіңіз. Аспаптар панелінде толтыру режимі батырмаларын Кесте түрі (пиктограммалар қатарындағы сол жақтағы бірінші) немесе негізгі мәзірдегі Түр-Кесте командасын орындаңыз.