База данных

• возможностью обработки значительного объема данных и вывода их в формате, который очень хорошо подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;
• простотой и скоростью разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации.

Однако они имеют и  недостатки — например, нельзя сортировать  таблицу результатов по значениям, содержащимся в столбцах, т. к. в подавляющем  большинстве случаев одновременное  упорядочивание данных в столбцах по всем строкам невозможно. При этом вы можете задать сортировку по возрастанию  или по убыванию для заголовков строк.

 

Создание перекрестного  запроса

1. На вкладке Создание в группе Другие открыли Конструктор запросов.
2. В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкнули таблицу Товар, а затем нажали кнопку Закрыть.
3. Дважды щелкнули поля, которые нужно использовать в запросе.
4. Имя каждого поля отображается в пустой ячейке в строке Поле бланка запроса.

5. Нажимаем кнопку перекрестный запрос.

 

6. В строке Групповая операция во всех ячейках автоматически появится слово Группировка, изменим в столбцах Кол-во упаковок Группировка на  Avg(среднее значение поля), Sum(сумма значений поля).
7. В строке Перекрестная таблица зададим нужный вид таблицы.

Рис. 12 – Перекрестный запрос в режиме конструктора

 

Рис. 13. Перекрестный запрос в режиме таблицы

 

4. Создать запрос с вычисляемым полем (рис. 12-14)

1. В контекстном меню выберем команду Конструктор.
2. Выберем ячейку Поле в столбце, в котором необходимо создать вычисляемое поле.
3. На вкладке Конструктор в группе Настройка запроса нажмем кнопку Построитель, чтобы запустить построитель выражений и создать условие. Зададим условие, чтобы вычислить всю сумму, потраченную на приобретение одного названия товара, для этого Цену умножим на Кол-во упаковок.

Рис. 12 – Запрос с вычисляемым полем в режиме конструктора

 

Рис. 13 – Построитель выражений

 

Рис. 14 – Запрос с вычисляемым  полем в режиме таблицы

 

5. Создать запрос с группировкой (рис. 15-16)

 

1. Запрос будет выводить наибольший срок годности у каждой фирмы.
2. На ленте Конструктор нажать Итоги. В бланке появится строка Групповая операция, в поле Фирма выберем Группировка, в поле Срок годности выберем Max.

Рис. 15 – Запрос с группировкой в режиме конструктор

 

Рис. 16 – Запрос с группировкой в режиме таблицы

 

Описание  создания форм

 

Для БД «Лекарства в таблетках» создадим форму «Прием товара» (рис. 17) с помощью объекта БД – формы.

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения  данных из таблицы или запроса. Формы  могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью  можно определять, какие поля или  строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям  достаточно видеть лишь несколько полей  большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование  базы данных. Для автоматизации часто  выполняемых действий в форму  можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.

Формы можно рассматривать  как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная  форма ускоряет работу с базой  данных, поскольку пользователям  не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она  может помочь в предотвращении неверного  ввода данных. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены  новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также новые  типы форм и функциональные возможности, благодаря которым база данных становится более практичной.

Создание формы

1. На вкладке Создание в группе Формы щелкнем Другие формы, а затем в списке щелкнем пункт Мастер форм.
2. В графе Таблицы и запросы выберем Запрос: Запрос с вычисляемым полем. Выберем поля, затем зададим Ленточный вид формы.
3. На последней странице нажмите кнопку Готово

Рис. 17 – Прием товара

 

 

 

 

Создание  отчетов

 

Отчет – отображение на принтере или на экране информации из БД в виде, удобном для ее восприятия и анализа пользователем. Отчеты создаются с помощью мастера или конструктора. Создадим 5 отчетов по запросам, с помощью мастера. Для этого в режиме мастера выберем каждый из типов запросов, выберем вид отчета и выведем его на экран (рис. 19-23)

Создание отчета

1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкнем Мастер отчетов.
2. Следуем указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажимаем кнопку Готово.
3. Создадим отчет по каждому из запросов.

Рис. 19 – Отчет «Россия  со сроком годности 2 года»

 

 

Рис. 20 – Отчет  «Поступление товара по цене»

Рис. 21 Отчет «Среднее значение количества поступившего товара»

 

 

Рис. 22 – Отчет «Всего сумма»

Рис. 23 – Отчет max срок годности

 

 

4. Заключение

Преимущества использования  БД

Рассмотрим, какие преимущества получает пользователь при использовании БД как безбумажной технологии: Компактность

Информация хранится в  БД, нет необходимости хранить  многотомные бумажные картотеки:·Скорость

Скорость обработки информации (поиск, внесение изменений) компьютером  намного выше ручной обработки: Низкие трудозатраты

Нет необходимости в утомительной ручной работе над данными: Применимость

Всегда доступна свежая информация

Дополнительные преимущества появляются при использовании БД в многопользовательской среде, поскольку становится возможным  осуществлять централизованное управление данными.

Современные системы управления базами данных обеспечивают как физическую (независимость от способа хранения и метода доступа), так и логическую независимость данных (возможность  изменения одного приложения без  изменения остальных приложений, работающих с этими же данными).

Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы.

 

Список использованной литературы

 

1. Конноллн. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика. Издание: Диалектика, 2003

2. Справка Microsoft Office Access 2007

3. Электронный ресурс http://ru.wikipedia.org