Автоматизация торгово-технологических процессов

• различные аппаратные средства: кассовые и компьютерные системы, терминалы, сканеры штрих кода и т.д.
• программные средства автоматизации торговли: различные программы и системы управления.

Отслеживать своевременность и  регулярность поставок, обязательность выполнения договоров и расчетов с поставщиками поможет автоматизация  торговли. Учесть все стороны товарооборота, выявить товары повышенного спроса с помощью компьютера значительно  проще, чем с примитивными счетами  в руках. Автоматизация торговли призвана наиболее полно оптимизировать работу с клиентами, проследить поток  потребителей, наивысшую его активность. Автоматизация предприятий, осуществляющих торговый бизнес, позволит решить все  вопросы управления и контроля деятельности персонала.

 

1. Краткая характеристика деятельности торгового предприятия ЗАО «Колибри»

 

Продовольственный магазин   ЗАО Колибри  расположен по адресу: Оренбургская область, п. Первомайский. На предприятии работает 30 человек.

Обязанности в магазине распределены следующим образом.

Генеральный директор осуществляет общее руководство деятельностью предприятия⁴.

Начальнику административно-хозяйственного отдела руководит экспедитором, а также грузчиками. Экспедитор оперативно отслеживает своевременность закупок и поставок товаров для обеспечения обязательств фирмы перед ее покупателями или поддержания определенного резерва товаров на складах, выходит к начальнику административно-хозяйственного отдела с обоснованными предложениями по изменению номенклатуры товаров. Экспедитор также решает следующие задачи:

- разработка наиболее экономичных условий транспортировки закупаемых и сбываемых фирмой товаров;

- при необходимости организация сопровождения транспортируемых товаров;

- обеспечение своевременности выполнения транспортных операций и получения транспортных документов;

-осуществления страхования грузов во время их транспортирования.

Коммерческий директор осуществляет руководство продавцами.

В отделе розничных продаж магазина работает 5 человек. Обязанности  в отделе распределены функциональным способом, как показано в таблице 1.

 

Таблица 1 Распределение  товарных групп между продавцами магазина ЗАО «Колибри»

Должность	Товарная группа
Продавец	Плодоовощная продукция, молочные продукты, хлеб
Продавец	Чай, кофе, сахар, кондитерские изделия
Продавец	Алкогольная продукция, безалкогольные напитки
Продавец	Мясо, мясная продукция, рыба, рыбные товары, сыры, колбасы
Продавец	Хозяйственные и сопутствующие  товары

 

Работа продавцов состоит  в следующем:

• консультация клиентов по стоимости и различным характеристикам продукции предприятия;
• ознакомление клиентов с ценами на товары;
• демонстрация продукции;
• упаковка;
• прием у покупателей денег;
• выдача покупок.

Бухгалтерия занимается:

• составлением бухгалтерского баланса,
• составлением бухгалтерской отчетности,
• составлением налоговой отчетности,
• начислением заработной платы и т.д.

Бухгалтерский учет в организации  ведется автоматизированным методом.

Для ведения бухгалтерского и налогового учета используется программа «1С: Предприятие». Для  ведения складского и товарного  учета используется специализированная программа на платформе Мiсrosоft Access.

Офис-менеджер организует документооборот на предприятии.

Основными целями деятельности предприятия на данном этапе его развития являются следующие:

• получение прибыли;
• повышение финансовой независимости и устойчивости работы;
• интенсификация использования трудовых ресурсов.

 

 

2. Состояние компьютеризации рабочих мест в торговом предприятии

 

Компьютеризацией называется процесс оснащения организаций, предприятий и рабочих мест отдельных специалистов различными средствами вычислительной техники, объединения отдельных машин в компьютерные сети, установки и освоения современных программных систем. Информатизацией называется широкое внедрение современных информационных технологий в профессиональную деятельность специалистов различного профиля, в учебную, научно-исследовательскую, управленческую, административную деятельность, в быт и досуг человека. Информационной технологией называется какая-либо конкретная система средств, методов и способов сбора, накопления, поиска, обработки, приема и передачи информации.[7,c 407]

          Компьютеризация рабочих мест на торговом предприятии

Касса- Служит для быстрого обслуживания клиентов. Поддерживает работу с дисконтными клиентами по скидкам и накопленным баллам. Расчеты с покупателями осуществляются, как за наличный, так и безналичный расчет с использованием банковских пластиковых карточек. Допускает режим оплаты покупок в кредит, для последующей оплаты или вычета из заработной платы сотрудника. Автоматический контроль группы цен в соответствии с ранее сделанными настройками. Рабочее место «Касса» может работать совместно с многофункциональным табло покупателя.

Рабочее место администратора - Рабочее место предназначено для управления (администрирования) фронтальными решениями. Позволяет решать следующие задачи:

• Импорт/экспорт данных;
• Обновление товарной базы;
• Настройка рабочих мест и их внешнего вида;
• Внесение данных кассиров и назначение их прав;
• Внесение данных по дисконтным клиентам;
• Отслеживание данных реализации;
• Контроль действий кассиров;
• Внесение изменений в товарную базу;
• и другое.

Рабочее место менеджера - рабочее место предназначено для администрации торгового предприятия или управленцев. Предназначено для анализа торговой информации. Включает набор отчетов. Имеется возможность создавать собственные отчеты, а также сохранять данные в формате Excel, для последующего анализа, построения диаграмм и графиков.

 

 

 

 

3. Применение компьютеризации при нанесении маркировки на товары

 

Основные функции маркировки – информационная, идентифицирующая,   мотивационная, эмоциональная.

Компьютеризация торговли позволяет во многом оптимизировать все основные процессы, происходящие на предприятии. Есть широкий выбор оборудования и решений для комплексной компьютеризации торговли и складского учёта на базе штрих-кодирования.

• Терминалы сбора данных;
• Термопринтеры и термотрансферные принтеры печати этикеток;
• Сканеры штрих-кода;
• Детекторы и счётчики банкнот;
• Принтера пластиковых карт;
• Фискальные регистраторы;
• POS-клавиатуры, POS-мониторы, табло покупателя и прочую периферию;
• Электронные весы с печатью этикеток;
• Аппликаторы, этикет-пистолеты;
• Упаковочные материалы (скотч, стрейч пленка);

Штрих-кодирование

Штрих-код - это графическое представление какой-либо информации, зашифрованной в виде серии линий и промежутков различной толщины. От любого обычного представления информации штрих-кодирование отличается тем, что этот код может быть прочитан и идентифицирован не только человеком, но и автоматом.

Штрих-кодирование легко считывается специальным устройством - сканером штрих-кода. Сканер штрих-кода распознаёт и считывает информацию с расстояния от 20 до 500 мм

Термопринтеры и принтеры этикеток

Принтеры этикеток - основная функция– нанесение даты или штрих-кодирования с помощью термотрансферной ленты (риббона) на специальные наклейки (этикетки).[8, c 894]

 

 

4. Применение компьютеризации при проведении расчётных операций

 

При денежных расчетах с  покупателями (клиентами) применяются  электронные контрольно - регистрирующие машины (ЭКРМ).

Основной аппарат, используемый для компьютеризации при проведении расчетных операций на предприятии  ЗАО «Колибри» 

          POS-системы Штрих-miniPOS II

• Специализированный компьютер,
• Яркий LCD-дисплей кассира диагональю 6,4 дюйма с сенсорным экраном,
• Программируемая клавиатура на 39 клавиш,
• Инфракрасный детектор купюр,
• Считыватель магнитных карт,
• Дисплей покупателя,
• Надёжный принтер чеков,
• Обмен данными с товароучётными программами (flash-карты, GPRS, WiFi),
• Лицензионная операционная система Windows

 

 

 

5. Современные подходы компьютеризации рабочих мест в торговом предприятии.

 

Как правило, организуются три  вида автоматизированных рабочих мест: место кассира (продавца), место менеджера (администратора, бухгалтера) и место  для обслуживания информационной базы данных системы.

 

Компьютеризация рабочее место кассира (продавца) 

Предполагает наличие  специального оборудования для организации  процесса продажи товаров и услуг. Для магазинов это, как правило, компьютер с установленным на нём программным обеспечением, надёжный и недорогой монитор, сканер штрих-кодов, фискальный регистратор или принтер  чеков, денежный ящик, программируемая  клавиатура, считыватель магнитных карт, дисплей покупателя. 
          Такой арсенал технических средств обеспечивает все виды деятельности кассира (продавца):  
      - сканирование штрих-кода товара, обеспечивающее быстрый поиск обслуживающей программой нужного товара в базе данных  с определением всех его характеристик (цены, количества на складе, срока годности и т.д.); отображение нужных характеристик товара на дисплее покупателя; 
       - сканирование весовых штрих-кодов (при наличии электронных весов в торговом зале); 
      - коррекцию чека, в случае необходимости, с помощью сканера или клавиатуры; 
     - проведение оплаты (наличной, безналичной) с использованием при необходимости системы скидок и бонусов (ручной ввод и/или дисконтные карты); 
     - расчёт с покупателем из автоматически открывающегося денежного ящика.[8, c 740]

 

Компьютеризированное рабочее место менеджера (администратора, бухгалтера магазина, торгового зала) 

Предполагает наличие  стандартного набора устройств (компьютера, монитора, компьютерной мыши и клавиатуры). При необходимости, - сканера штрих-кодов, принтера для печати самоклеющихся  этикеток со штрих-кодами, терминала  сбора данных, обычного принтера формата  А4. 
Менеджер магазина может в любой момент времени узнать, сколько и каких товаров было продано, сколько следует заказать у поставщика и сколько поднести в торговый зал из имеющихся на складе. Он управляет списками товаров для каждой конкретной кассы.  
       Кроме эффективной связи с рабочими местами кассиров, АРМ менеджера наделён всеми необходимыми функциями по учёту товаров на складе со всеми сопутствующими формами отчётов.  
        Терминалы сбора данных позволяют быстро и эффективно провести операции приёма товара, передачи товара со склада в отдел (и обратно), инвентаризации, отпуска товара. 
При заведении новых номенклатурных единиц, менеджер с помощью сканера штрих-кодов может зарегистрировать штрих-коды производителя с тем, чтобы они читались на кассовых рабочих местах, либо распечатать на принтере этикеток свои (внутренние) штрих-коды к каждому товару. 
При наличии в составе оборудования электронных весов в торговых залах, в функции менеджера входит загрузка весов списком весовых товаров, имеющихся в номенклатурном справочнике.[8, c 745]

 

Компьютеризированное  рабочее место для обслуживания информационной базы системы

Представляет собой компьютер (сервер) с улучшенными характеристиками. Это место не обязательно для  некоторых торговых предприятий  из-за небольшой базы данных, которая  может располагаться и на компьютере менеджера. 
          Но если база данных большая, работа с ней ведётся интенсивно и предусматривает обмен данными с другими торговыми предприятиями через интернет, то такая база данных требует к себе особого внимания: регулярного архивирования, тестирования и пересчёта данных. 
Рабочее место не требует особых устройств и постоянного присутствия. Все необходимые программы выполняются автоматически по расписанию.

[8, с 750]

 

Библиографический список

1. Ахметов К.С., Борзенко А.Е. Современный персональный компьютер// К.С. Ахметов, А.Е. Борзенко . - М.: ТОО фирма "Компьютер-Пресс", 2007.- 317 с.
2. Борзенко А.Е. IBM PC: Устройство, ремонт, модернизация//А.Е. Борзенко. - М.: ТОО фирма "КомпьютерПресс", 2008.- 344 с.
3. Залогова Л.А. Практикум по компьютерной графике / Л.А. Залогова. - М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2008.- 320 с.
4. Защита программного обеспечения: Пер. с англ./ Д.Гроувер, Р.Сатер, Дж. Фипс и др./ Под ред. Д.Гроувера.- М.: Мир, 1992. - 286 с.: ил.
5. Защита информации в персональных ЭВМ/ Спесивцев А.В., Вегнер В.А., Крутяков А.Ю. и др.-М.: Радио и связь, МП “Веста”, 1993.-192 с.: ил.
6. Колмыкова Е.А. Информатика: учеб. пособие для студ. сред. проф. Образования// Е.А. Колмыкова. - М.: Издательский центр "Академия", 2008.- 208 с.
7. Коэн К., Дэниэлс Э. Сети под управлением Windows XP.// К. Коэн, Э. Дэниэлс, пер. с англ. В.А. Ветлужских. - М.: НТ Пресс, 2008.- 504 с.
8. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2002// В.П. Леонтьев. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2009.- 920 с.
9. Мельников В.В. Защита информации в компьютерных системах// В.В. Мельников.-М.: Финансы и статистика; Электронинформ, 1997.-368 с.: ил.
10. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. Специальная информатика: Учебное пособие// С.В. Симонович, Г.А. Евсеев, А.Г. Алексеев . - М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс, 2007.- 480 с.
11. Соловьева Л.Ф. Сетевые технологии. Учебник-практикум// Л.Ф. Соловьева. - СПб.: БХВ-Петербург, 2004.- 416 с.
12. Эффективная работа: Microsoft Office Word 2003 / М. Миллхолон, К. Мюррей - СПб.: Питер, 2007.