Автоматизация офисного Документооборота на основе информационных систем

Институт Социальных и Гуманитарных знаний

Экономический факультет

отделения  заочно-дистанционного обучения

 

 

 

 

 

 

                                       КУРСОВАЯ РАБОТА

 

По дисциплине: Информационные технологии управления 

на тему:

«Автоматизация  офисного Документооборота  на основе    информационных систем»

 

 

 

                                                                   

 

 

 

 

Специальность:

                                                               «Государственное и муниципальное  управление»

                                                  Выполнил:

                                                                        Студент 4 курса, группа 71                                                                         

         Иноходова  Ксения Юрьевна

                                            

                                                       Научный руководитель

                                            Преподаватель:

                                                                         ______________________ 

 

Казань  2013

 

Содержание:

 

ВВЕДЕНИЕ

1. Задачи автоматизации офисной деятельности.

1.1 Обеспечение совместной  деятельности.

1.2 Документооборот.

1.3 Планирование  работ и управление ими.

1.4 Автоматизация  коммерческой деятельности (торговли).

1.5 Связь с внешним  миром.

1.6 Защита данных.

2. Программное обеспечение для автоматизации работы офиса или компании

2.1 Интегрированные  пакеты для офисов

2.2 Характеристика 1С:Бухгалтерии.

2.3 Автоматизация  любых торговых и складских  операций.

Глава 3. Решения офисной автоматизации.

3.1 Lotus Domino/Notes компании IBM

3.2 Система автоматизации  документооборота ЭСКАДО.

Заключение.

Список используемых источников.

Приложение.

 

 

 

Введение

 

Актуальность. Создание в нашей стране правового государства  с эффективно           работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает  все органы управления, обеспечивая  их энергетическим потенциалом и  приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы  и документная информация лежат  в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой  и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и  управление. В настоящее время  данная проблема актуализируется стремительным  развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией  общества.

Непрерывный рост объемов  документации во всем мире, все более  широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей  и другие объективные факторы  приводят специалистов к выводу о  необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной  информацией.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных  информационных технологий с точки  зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных  достижений в области теории и  практики документоведения, выявление  тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых  научных результатов.

Выбор темы настоящей  работы обусловлен несколькими факторами:

· во-первых, наличием необходимости упорядочения документальной среды как средства повышения  эффективности управления,

· во-вторых, потребностью архивной службы в глубокой проработке взаимосвязанных проблем документоведения и архивоведения в новых условиях для трансформации их в прикладные научные разработки;

· в-третьих, возрастающими  темпами информатизации России и  актуальными задачами вхождения  ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

Решение проблемы управления документацией в современных  условиях позволит целенаправленно  формировать информационные ресурсы  организаций, обеспечить их эффективное  функционирование, а также открыть  доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами  времени, труда и средств.

На протяжении последних  десятилетий автоматизация офисной  деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых  гигантов -- разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации  офисной деятельности, включает офисные  пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения  для автоматизации управления компанией  и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация  труда его сотрудников за последнее  время изменились до неузнаваемости.

При создании новой  компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации  деятельности ее офисов или подразделений -- возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.

Цель исследования - рассмотреть проблему автоматизации  офисного документооборота.

Задачи исследования:

1. Рассмотреть подходы  к автоматизации офисов.

2. Проанализировать  принципы организации документооборота.

3. Определить задачи  автоматизации офисной деятельности.

4. Изучить систему  автоматизации документооборота  ЭСКАДО.

Объект исследования - информационные технологии.

Предмет исследования - автоматизация офисной деятельности.

 

 

Глава 1. Задачи автоматизации офисной деятельности

 

Задачи, решаемые при  автоматизации деятельности компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний.

 

1.1 Обеспечение совместной деятельности

Прежде всего офис — это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, — развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.

Таким образом, при  организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников.

 

1.2 Документооборот

В принципе, весь документооборот  сводится к присвоению документу  номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению, возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения компании — от канцелярии до руководства — и является важной частью системы управления фирмой.

Если регистрация  документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.

Система автоматизации  документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов  работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами —  контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной  почты, факсы, файлы различных прикладных программ.

 

1.3 Планирование работ и управление ими

Планирование работ включает в себя составление регламента работ, калькуляцию затрат по ним и планирование ресурсов. Планирование работ неразрывно связано с планированием мероприятий как для отдельных сотрудников, так и для рабочих групп.

 

1.4 Автоматизация  коммерческой деятельности (торговли)

В отличие от документооборота все производственные процессы, связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.

В целом система  автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции:

Обеспечение полного  контроля поступления и продажи  товара. Торговля включает в себя покупку  или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и  предоставлять соответствующие  им бухгалтерские документы.

Взаимодействие  с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа  бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации  торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации  торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.

Разграничение доступа  к информации в системе автоматизации  коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения  секретности, но и служит для более  четкого распределения функций  между сотрудниками.

Максимальная автоматизация  операций служит для повышения эффективности  работы сотрудников и позволяет  избежать многих ошибок, следствием которых  могут стать финансовые потери.

Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого  функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации  торговли должна отвечать всем требованиям  финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка. Ярким примером тому может служить ситуация в  начале 1997 года, когда было введено  требование обязательной выписки счетов-фактур. После этого многие доморощенные системы автоматизации торговли и пакеты, лишенные поддержки разработчика, попросту оказались бесполезными. Другим событием, повлиявшим на судьбу подобных систем, стала деноминация рубля.

1.5 Связь с внешним миром

Деятельность любой компании немыслима без средств удаленного взаимодействия между ее офисами и без связи с другими компаниями. Следовательно, любой компании необходимы:

средства электронной  почты;

автоматизация службы факсимильных сообщений;

средства для  организации удаленного доступа  и взаимодействия между офисами  компании.

 

1.6 Защита данных

Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении  всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия.

Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются:

Предотвращение  несанкционированного доступа к  данным. Разграничение доступа к  информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности  и защиты от умышленного разрушения, а с другой — служит для более  четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.