Автоматизация документооборота

     POP - это самый популярный протокол  приема электронной почты. POP-сервер  позволяет POP-клиенту загрузить  письма, которые были получены  им от другого почтового сервера.  Клиенты могут загрузить все сообщения или только те, которые они еще не читали. Он не поддерживает удаление сообщений перед загрузкой на основе атрибутов сообщения, таких как адрес отправителя или получателя. POP версии 2 поддерживает аутентификацию пользователя с помощью пароля, но пароль передается серверу в открытом (незашифрованном) виде. ¹³

     POP версии 3 предоставляет дополнительный  метод аутентификации, называемый APOP, который прячет пароль. Некоторые  реализации POP могут использовать Kerberos для аутентификации.

     IMAP - это самый новый, и поэтому менее популярный протокол чтения электронной почты.

     IMAP поддерживает операции создания, удаления, переименования почтовых ящиков; проверки поступления новых писем; оперативное удаление писем; установку и сброс флагов операций; разбор заголовков в формате RFC-822 и MIME-IMB; поиск среди писем; выборочное чтение писем.

     IMAP более удобен для чтения почты  в путешествии, чем POP, так как  сообщения могут быть оставлены  на сервере, что избавляет от  необходимости синхронизировать  списки прочитанных писем на локальном хосте и на сервере.

     MIME - это сокращение для Многоцелевых  расширений интернетовской почты  (Multipurpose Internet Mail Extensions). Как сказано  в RFC 2045, он переопределяет формат  сообщений электронной почты,  чтобы позволить: передачу текстов в кодировке, отличной от US-ASCII, передачу в письме нетекстовой информации в различных форматах, сообщения из нескольких частей, и передачу в заголовке письма информации в кодировке, отличной от US-ASCII.

     Он  может использоваться для поддержки таких средств безопасности, как цифровые подписи и шифрованные сообщения. Он также позволяет посылать по почте выполняемые файлы, зараженные вирусами, или письма с РПС. ¹⁴

     Таким образом, электронная почта является одним из самых востребованных видов  использования интернета. Ею пользуются не только люди - для личного общения, но и организации – для совершения документооборота.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3 Организация  работы в почтовой программе MS OUTLOOK EXPRESS 

     Одним из наиболее распространенных программных  средств, позволяющих работать с электронными сообщениями, является почтовая программа MS OUTLOOK EXPRESS. Для эффективного и удобного использования данной программы необходимо овладеть спецификой работы в ней. Рассмотрим подробнее специфику работы в MS OUTLOOK EXPRESS. 

     1   Изучение интерфейса программы MS Outlook Express:

     Запустим MS Outlook Express (при стандартной установке программы выполните Пуск/ Программы/ MS Outlook Express). Если 
компьютер не подключен к Интернету, то при запуске сначала 
будет предложено установить соединение с организацией, предоставляющей доступ к сети Интернет. Выберим режим автономной работы, поскольку для подготовки почтовых отправлений не обязательно находиться в сети Интернет.

     Справа  от папок окно разделено на две  части. Верхняя будет содержать список писем, которые «лежат» в одной из папок, — в той, на которой пользователь перед этим щелкнул мышкой и которая выделяется синей или серой подсветкой. Нижняя часть окна предназначена для отображения текста письма.

     Изучим интерфейс программы. Элементами главного окна 
Outlook Express являются Главное меню, Панель инструментов с кнопками пиктографического меню, Строка состояния (рис. 1).

Рис. 1. Интерфейс  программы Outlook Express  

     Проверим  правильность настроек почтовой программы  (Сервис/Учетные записи).

     Очистим папку «Удаленные» командой контекстного меню Очистить папку «Удаленные» (контекстное меню вызывается правой кнопкой мыши). 

     2 Создание электронного письма - «Приглашение на праздник» (юбилей вашей фирмы) в программе MS Outlook Express

     Щелкним мышкой в верхнем левом углу почтовой программы справа от кнопки с надписью «Создать сообщение», выберим шаблон «Приглашение на праздник». Поверх окна почтовой программы раскроется новое окно для написания приглашения (рис. 2).

Рис. 2. Окно для создания электронного письма «Приглашение

на праздник» 

     В верхней половине окна письма заготовлено  четыре строки: «Кому», «Копия», «Скрытая»  и «Тема».

     В поле Кому введём электронный почтовый адрес того, кому 
будем отправлять письмо (предположим, адрес своего почтового 
ящика). Если у вас нет своего почтового ящика, то можно набрать 
абстрактный адрес, например ASSSSK@mtu-net.ru (записывайте его слитно, без пробелов).

     Если  потребуется, можно ввести и несколько  адресов, записывая их через точку с запятой в поле Кому, или набрать второй адрес в поле Копия, тогда каждому из указанных адресов будет автоматически отправлена копия письма.

     Если  указать адрес в поле Скрытая, то получатель не будет знать, что кому-то еще высланы такие копии.

     В поле Тема принято записывать короткую строчку, которая отражает смысл письма, например «Письмо-приглашение».

     После того, как все поля адресации заполнены, щелкним мышкой в нижней части окна письма, чтобы там проявился текстовый курсор - мигающая вертикальная черточка. Наберём текст извещения — место встречи, время.

     Щелкним мышью по кнопке с надписью «Отправить» — окно закроется. 

     3 Создание информационного электронного письма с вложенным файлом

     Щелкним мышкой по кнопке с надписью «Создать сообщение».

     В поле Кому введем электронный почтовый адрес - ASSSSK@mtu-net.ru.

     В поле Тема наберем «Информационное письмо».

     Введем  текст письма (рис. 3): «Приглашаем  Вас принять участие в семинаре. Более подробная информация прилагается».

Рис. 3. Информационное письмо  с вложенным файлом

     Вложим файл рекламного письма (Вставка/ Вложение файла или кнопка Вложить файл в виде скрепки). Обратим внимание, что появилась новая строка «Присоединить» с именем вложенного файла (см. рис. 3).

     Щелкним мышью по кнопке с надписью Отправить – окно закроется.

4. Создание электронного письма из текстового редактора MS Word на основании документа, созданного в Задании - «Приглашение»

     Откроем файл текстового документа — «Приглашение».

     Щелкним мышкой по кнопке с надписью «Сообщение» в панели инструментов.

     В открывшейся адресной части электронного письма введем Электронный адрес и тему (рис. 4).

Рис. 4. Создание электронного письма из текстового редактора 

     Нажмите кнопку «Отправить копию». 

     5   Отправление всех созданных электронных писем на почтовый сервер

     Щелкним мышью по кнопке с надписью «Доставить почту». Если мы работаем в автономном режиме, то появится окно с предложением подключиться к сети. Нажмём кнопку Да для подключения (рис. 5).

     Если  в качестве адреса получателя мы используем свой почтовый ящик, то произойдет отправка писем нам же. 

Рис. 5. Запрос на подключение к сети

     Процессы  отправки и получения писем индицируются динамическим индикатором — синей полоской, постепенно удлиняющейся слева направо в особом окне, выводимой программой во время пересылки.

     Как только письма получены, связь с  Интернетом можно разъединить. 

     Таким образом, почтовая программа MS Outlook Express позволяем нам работать с электронными сообщениями, с помощью которых мы можем быстро и эффективно обмениваться как личными сообщениями, так и официальными документами и файлами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Заключение 

      Документация составляет основу управления, эффективность которого основывается на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.

      В каждой организации осуществляется документооборот, то есть движение документов  с момента их  получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

     Данную  деятельность реализует служба ДОУ или иное структурное подразделение, которое занимается документацией организации.

     Различают входящие, исходящие и внутренние потоки документации.

     Входящие  документы проходят: первичную обработку; предварительное рассмотрение;  регистрацию; рассмотрение руководством; передачу на исполнение.

     Для исходящей и внутренней документации подготавливается проект текста, который  согласовывается с заинтересованным должностным лицом, подписывается  руководителем и регистрируется службой ДОУ.

     Служба  ДОУ ведет учёт документооборота, результаты которого доводятся до сведения руководителя, который в свою очередь  принимает соответствующие меры по усовершенствованию работы с документами.

     Современные информационные  технологии заставляют фирмы переходить от простого использования персональных компьютеров и аппаратных средств  к внедрению систем автоматизированного документооборота, то есть единому механизму по работе с документами, представленными в электронном виде.

     Применение  новых информационных технологий в области документационного  управления  позволяет относиться   к  документообороту как к эффективному  и  гибкому   инструменту   реализации различного рода инноваций в этой области.

     Автоматизация документооборота реализуется с помощью средств электронного документооборота,  которые имеют следующую классификацию: системы, основанные на архитектуре "клиент-сервер", системы управления документами, системы пересылки документов, системы групповой работы над документами, системы управления  потоком   работ. Каждая система решает свой круг вопросов.

     Технология  электронного документооборота осуществляется в соответствии со следующими принципами: централизованное сведение информации, взаимосвязанное функционирование нескольких систем автоматизации, централизованное отслеживание хода процесса документооборота.

     Одним из средств реализации электронного документооборота является электронная почта, с помощью которой мы можем обмениваться информацией с большим количеством людей, не зависимо в какой части планеты они находятся, также обмениваться документами, данными между приложениями. Кроме этого электронная почта оповещает пользователей о наступлении определенных событий.

     Почтовая  программа MS Outlook Express позволяем нам работать с электронными сообщениями. Изучив её интерфейс, мы можем быстро и эффективно обмениваться как личными сообщениями, так и официальными документами и файлами.

     Таким образом, автоматизация документооборота представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

     Использование автоматизированного документооборота обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки  это положительно повлияет на работоспособность работника,  а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений. 
 

 

Список источников 

I Научно - методическая литература:

1. Анхимюк В.Л., Олейко О.Ф., Михеев Н.Н. Теория автоматического управления. - М.: Дизайн ПРО, 2006. – 352 с.
2. Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. - М.: Радио и связь, 2006. - 176с.
3. Бесекерский В.А., Попов Е.П. Теория систем автоматического управления. - 4-е изд., перераб. и доп. – СПб.: Профессия, 2007. – 747 с.
4. Винокуров М.А., Гутгарц Р.Д., Пархомов В.А. Компьютерные технологии в кадровых службах. - М.: Издательство ИГЭА, 2007. - 198с.
5. Годин В., Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. - М.: Мастерство: Высшая школа, 2007. - 409 с.
6. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2005. – 512 с.;
7. Гришин В.Н., Панфилова Е.Е. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005. – 416 с.: ил. – (Профессиональное образование);
8. Елочкин М.Е. Информационные технологии: Учебник /М.Е. Елочкин, Ю.С. Брановский, Н.Д. Николаенко; Рук. авт. группы Елочкин М.Е. - М.: Издательство Оникс, 2007 – 256 с.;
9. Емельянова Н.З., Партыка Г.П., Попов И.И.. Основы построения автоматизированной информационной системы: Уч. пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. – 416 с.: ил. (Профессиональное образование);
10. Ефимова О., Морозов В. Курс компьютерной технологии: Учебное пособие. - М.: АБФ, 2002. – 197 с.;
11. Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник. Второе издание. - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2001. – 360 с.;
12. Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. - М.: ИНФРА-М, 2001. – 230 с.;
13. Лихачева Г.Н. Информационные технологии в экономике - М.: МЭСИ, 2002. – 330 с.;
14. Ляхович В.Ф. Основы информатики. - Ростов н/Д: «Феникс», 2009. - 307с.
15. Михеева Е.В.  Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учеб. Пособие для сред. проф. Образования / Елена Викторовна Михеева.- М.: Издательский цент "Академия", 2004. - 384 с.;
16. Михеева Е.В.  Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности: Учеб. Пособие для сред. проф. Образования / Елена Викторовна Михеева. - М.: Издательский цент "Академия", 2006. – 256 с.;
17. Романов, Д. А., Ильина, Т. Н., Логинова, А. Ю. Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. - М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. – 224 с.
18. Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности; Учебное пособие - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. - 154 с.
19. Трубилин И.Т., Семенов М.И., Лойко В.И., Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 216 с.
20. Филимонова Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник. - Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 352 с.