Автоматизация учета денежных средств

Аналитический учет кассовых операций.

Сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу кассир делает записи в кассовой книге ф. КО-4                           (Приложение 6) , которая предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице кассовой книги указывают количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера (Приложение 6). Записи в кассовой книге делают в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда, не списанную в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге.

Разрешается на предприятии автоматизировать ведение кассовой книги.

Бухгалтерская обработка отчета кассира.

Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть также сверены суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной его графе проставляют номера корреспондирующих счетов.

Акт ревизии кассы.

Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы с полным полистным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.

Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия, постоянно действующая или рабочая, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, чековые книжки и бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом ф. инв.-15. В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан всеми членами инвентаризационной комиссии.

Если будет установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Акт составляют в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход предприятия и приходуют (Д 50 К 91), а недостачу относят на виновное лицо ( Д 73-2 К50 ) и удерживают с него (Д 50, 70 К 73-2; Д94 К50; Д73-2 К94; Д50,70 К73-2).

Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производится:

1) учредителями предприятий, вышестоящими организациями (в слу­чае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве доку­ментальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины;

2) учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций;

3) в бюджетных организациях — соответствующими финансовыми органами;

4) органами внутренних дел в пределах своей компетенции — провер­ки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспече­ния условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Синтетический учет кассовых операций

Для учета кассовых операций Планом счетов используется активный счет 50 «Касса».

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия.

Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 «Касса» и отражаются в журнале-ордере №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 служат отчеты кассира.

При необходимости на предприятиях (транспорта, связи) к счету 50 могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса предприятия», учитываются денежные средства в кассе предприятия.

50-2  «Операционная касса» - учитывается наличие и дви­жение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней), остановочных пунктов, речных переправ, су­дов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.

В кассе может храниться не только отечественная валюта, но и валюта других стран (т.е. иностранная валюта). Когда в разрешенных законодательством случаях предприятие про­изводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 долж­ны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты.

II. Автоматизация учета денежных средств.

Многие предприятия осуществляют свою деятельность с использованием кассового аппарата. Кассир каждый день снимает с кассового аппарата отчет, регистрирует его и передает данные в бухгалтерию. На первый взгляд, это не очень трудоемкий процесс, но очень часто кассир ошибается именно в этой цепочке операций. В связи с этим необходимо внедрение программного продукта, позволяющего исключить чисто механические ошибки кассира при переносе данных, а также для более оперативного поступления данных в бухгалтерию.

Эту проблему успешно решают такие программные продукты, как “RS - БАЛАНС” или “ПАРУС”. В этих программных продуктах предусмотрено подключение электронного кассового аппарата к автоматизированному рабочему месту кассира, с дальнейшим переносом данных со всеми проводками в бухгалтерию. При такой постановке вопроса исключаются механические ошибки кассира, а электроника позаботится о полноте и своевременности предоставления данных.

Предприятия в основном  использует двухстороннюю компьютерно - модемную связь “Банк- Клиент”. Клиент банка по модемной связи имеет возможность отослать платежное поручение и принять выписки из банка в течении нескольких минут. В свою очередь, денежные средства указанные в платежном -поручении, в тот же день будут списаны со счета клиента и в течении 1-2 дней дойдут до поставщика. Тем самым нет необходимости каждый день  ездить в банк с платежными поручениями и забирать выписки о состоянии расчетного счета предприятия. Также исключается возможность допущения ошибки при заполнение в платежном поручении наименование банка, его кореспонденского счета и других обязательных реквизитов, которые при системе “Банк- Клиент” заполняются автоматически. Также   используется бухгалтерская программа для ведения учета денежных средств  « 1-С  Предприятие».  

Список использованной литературы

1.       Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском    учете"  (с изменениями от 23 июля 1998 г., 28 марта, 31 декабря 2002 г., 10 января 2003 г.)

2.       Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению»

3.       Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенный письмом Банка России от 4 октября 1993 года №18.

4.       Комментарии к новому Плану счетов бухгалтерского учета (под редакцией руководителя Департамента методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина РФ А.С. Бакаева). - "ИПБ-БИНФА", 2001г.

5.       План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. А.Н. Медведев. – Комментарии и корреспонденция счетов. – М.: «Налоговый вестник» 2002 г.

6.       Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа. _ М.: «Финансы и

статистика», 1993 г.                                                                    

7.       Будницкая С. Аудит денежных средств и денежных документов. _ М.: «Аудитор» 2002г.

8.       Иванова Н.Г. Аудиторская проверка кассовых операций. Бухгалтерский учет.2001 г. №2

9.       Кожинов В.Я Новый План счетов бухгалтерского учета. Типовые проводки. СПС Гарант 2002 г.

10.   Кондраков Н.П. «Бухгалтерский учет»: Учебное пособие-М.: Инфра -М., 2001г. - 584с.

11.   Кутер М.И.. Теория бухгалтерского учета. Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2003 г.

12.   Ланина И.Б. Типичные ошибки при ведении кассовых операций/ /Бухгалтерский вестник 2000 г. - №7 - с 57-60.

13.   Новиков Д.Ю. Расходы организации: бухгалтерский и налоговый учет.- «Биратор-Пресс» 2002 г.

14.   Пизенгольц М.З. и Варава А.П. Бухгалтерский учёт в сельском хозяйстве. Москва. «Агропромиздат». 2000 г.

15.   Соловьев И.Н. Как подготовится к документальной проверке?.- М.: «Главбух» 2002 г.

16.   Федотов А.В. Учет кассовых операций. – М.: ЗАО Издательский дом «Главбух» 2001 г.

17.   Ширкина А. А. Аудиторская проверка внешних расчетных операций. Бухгалтерский учет 2000г. №22.

18.   Шнейдман Л. З. Рекомендации по переходу на новый План счетов. Финансовая газета 2000г. №48.

19.   Новый план счетов бухгалтерского учета. –ООО «АГРО – ПТФ» на 2004 год.

18