Контроллинг персонала

Контроллинг персонала

Контроллинг - это система управления достижением конечных целей предприятия. Тот, кто впервые слышит слово “контроллинг”, обычно связывает его с понятием контроля. Однако, это нечто отличное и даже несколько противоположное ему. Контроль направлен в прошлое, на выявление ошибок, отклонений, просчетов и проблем. В большинстве случаев речь идет также о том, чтобы найти виновных.

Контроллинг - это управление будущим для обеспечения длительного функционирования предприятия и его структурных подразделений.

Сегодня не существует однозначного определения понятия «контроллинг». Вместе с тем никто не отрицает, что эта сравнительно новая концепция управления порождена практикой современного менеджмента.

Контроллинг (от англ. control — руководство, регулирование, управление, контроль) не исчерпывается контролем. В основе этой концепции системного управления предприятием лежит стремление обеспечить его успешное функционирование в долгосрочной перспективе за счет:

• адаптации стратегических целей к изменяющимся условиям внешней среды;
• согласования оперативных планов со стратегическим планом развития;
• координации и интеграции оперативных планов по разным бизнес-процессам;
• создания системы обеспечения менеджеров информацией для различных уровней управления в оптимальные промежутки времени;
• создания системы контроля исполнения планов, корректировки их содержания и сроков реализации;
• адаптации организационной структуры управления предприятием для повышения ее гибкости и способности быстро реагировать на меняющиеся требования внешней среды.

Одной из главных причин возникновения  и внедрения концепции контроллинга стала необходимость в системной интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами. Контроллинг обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки основных функций менеджмента — планирования, контроля, учета и анализа, а также оценки ситуации для принятия управленческих решений.

Следует подчеркнуть, что  контроллинг — это не та система, которая автоматически обеспечивает успех предприятия, освобождая менеджеров от функций управления.

Узловыми компонентами концепции  контроллинга являются:

• ориентация на эффективную работу организации в относительно долговременной перспективе — философия доходности;
• формирование организационной структуры, ориентированной на достижение стратегических и тактических целей;
• создание информационной системы, адекватной задачам целевого управления; 
• разделение задач контроллинга на циклы, что обеспечивает итеративность планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений.

Философия доходности и цикла контроллинга

Остановимся более подробно на двух наиболее важных компонентах — философии доходности и составе задач цикла контроллинга.

Философия доходности означает:

• преимущественную ориентацию мышления и действий сотрудников организации на рентабельность;
• отчетливое понимание контроля издержек и мероприятий по их снижению как непрерывного процесса;
• гармоничное сочетание ориентации на клиентов и доход;
• связь системы стимулирования работников с их конкретным вкладом в достижение целей предприятия (рентабельности); 
  синхронизацию целей предприятия и личностных целей (личные доходы, карьера);
• рост суммы активов предприятия как одно из средств достижения стратегической цели;
• непрерывную оценку клиентов по критерию доходности.

Цикл контроллинга включает в себя итеративные этапы планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений.

Этап планирования в рамках цикла контроллинга осуществляется по технологии встречных потоков: сначала планирование проводится сверху вниз (разработка методики планирования, координация и детализация планов по уровням). Затем идет встречный поток снизу вверх. Как следствие, одна из задач контроллинга — разработка методики корректировки плановых заданий, координация отдельных планов и сведение их в единый план по предприятию.

Этап контроля отклонений плана и факта предусматривает анализ фактических данных по контролируемым величинам и выработку мероприятий по устранению нежелательных отклонений. При этом каждый работник предприятия должен самостоятельно устранять отклонения в пределах определенной ему компетенции. Если отклонения находятся за пределами его компетенции, он обращается на более высокий уровень иерархии управления.

Функции и задачи

Контроллинг как концепция системы управления послужила ответом на изменения внешних условий функционирования организаций (предприятий).

Эволюция функций управления организацией (планирование по отдельным аспектам трансформировалось в комплексное программно-целевое планирование, управление сбытом и продажами — в маркетинг, бухгалтерский и производственный учет — в систему контроля и регулирования) с интегрированием в систему контроллинга отражает основную тенденцию комплексного подхода к управлению.

Контроллинг ориентирован прежде всего на поддержку процессов принятия решений. Он призван обеспечить адаптацию традиционной системы учета на предприятии к информационным потребностям должностных лиц, принимающих решения. То есть в функции контроллинга входят создание, обработка, проверка и представление системной управленческой информации. Контроллинг также поддерживает и координирует процессы планирования, обеспечения информацией, контроля и адаптации.

Цели контроллинга как направления деятельности вытекают непосредственно из целей организации и могут выражаться в экономических терминах, например в достижении определенного уровня прибыли, рентабельности или производительности организации при заданном уровне ликвидности.

Функции контроллинга определяются поставленными перед организацией целями и включают те виды управленческой деятельности, которые обеспечивают достижение данных целей. Это учет, поддержка процесса планирования, контроль реализации планов, оценка протекающих процессов, выявление отклонений и их причин, выработка рекомендаций для руководства по устранению причин, вызвавших отклонения.

В сфере учета  задачи контроллинга включают создание системы сбора и обработки информации, имеющей значение для принятия управленческих решений на разных уровнях руководства. Это необходимо для разработки и в дальнейшем для поддержания системы ведения внутреннего учета информации о протекании технологических процессов. Важны подбор или разработка методов учета, критерии для оценки деятельности предприятия в целом и его отдельных подразделений.

Поддержка процесса планирования заключается в выполнении следующих  задач контроллинга:

• формирование и развитие системы комплексного планирования;
• разработка методов планирования;
• определение необходимой для планирования информации, источников и путей ее получения.

Система контроллинга позволяет информационно поддерживать разработку базисных планов предприятия (продаж, ликвидности, инвестиций и т.д.), координировать отдельные планы по времени и содержанию, проверять составленные планы на предмет полноты и реализуемости, составлять единый оперативный (годовой) план предприятия. В рамках системы контроллинга определяют, как и когда надо планировать, а также оценивают возможность реализации запланированных действий.

Служба контроллинга не определяет, что планировать, а советует, как и когда планировать и оценивает возможность реализации запланированных мероприятий. Ответственность за реализацию планов несут линейные руководители.

Контроль реализации планов предполагает разработку методов ведения  контроля, определение места его  проведения и объем. На основании  плановых документов разрабатываются  контрольные документы, в которых  фиксируются сроки проведения контроля и содержание контрольных операций. Для этого заранее определяются допустимые отклонения контрольных  величин. В соответствии с контрольными документами проводится сопоставление  фактических и плановых характеристик, выявляется степень достижения поставленной цели. Далее анализируются отклонения и выясняются причины их возникновения. По результатам анализа вырабатываются предложения по уменьшению отклонений.

При обеспечении руководства  аналитической информацией в  задачи контроллинга входят разработка архитектуры информационной системы, стандартизация информационных каналов и носителей, выбор метода обработки информации. Система контроллинга должна обеспечивать сбор, обработку и предоставление руководству информации, имеющей значение для принятия управленческих решений.

В задачи контроллинга входит также проведение специальных исследований, определяющих состояние и тенденции развития предприятия в рыночных условиях.

В каждом отдельном случае функции службы контроллинга зависят от многих обстоятельств. Объем реализуемых в организациях функций контроллинга связан:

• с экономическим состоянием организации;
• пониманием руководством и/или собственниками организации важности и полезности внедрения функций контроллинга;
• размером организации (численностью занятых, объемом производства);
• уровнем диверсификации производства, номенклатуры выпускаемой продукции;
• уровнем конкурентности;
• квалификацией управленческого персонала;
• квалификацией сотрудников службы контроллинга.

В крупных организациях целесообразно  создавать специализированную службу контроллинга. На малом предприятии основные функции контроллинга выполняет либо руководитель, либо его заместитель. Многие задачи интегрируются и упрощаются. Например, разработку, координацию и проверку планов на реализуемость можно рассматривать как единую задачу, если ее выполняет руководитель.

Контроллинг персонала: сущность, функции, задачи, направления. Документальное обеспечение контроллинга персонала

Контроллинг персонала - современная концепция управления персоналом, стремящаяся соответствовать новой, значительно возросшей в последнее время роли человеческих ресурсов на предприятии. Роль человеческих ресурсов во всех сферах деятельности возросла в последнее время вследствие многочисленных изменений в технологии и обществе.

Контроллинг персонала - это система внутрифирменного планирования и контроля в сфере работы с человеческим ресурсом, которая помогает «преобразовывать» стратегии в плановые величины и конкретные мероприятия, а также формировать основные положения по управлению сотрудниками.

Контроллинг персонала подразумевает разработку и предоставление инструментов для обеспечения факторов увеличения производительности труда на предприятии. Главная задача контроллинга персонала – осуществлять постоянную обратную связь между планированием и анализом планов и отклонений от них.

Обычно выделяют следующие  основные функции контроллинга персонала:

– Информационно-обеспечивающая функция - это построение информационной системы, охватывающей все необходимые сведения: производительность, затраты на персонал и т. д. Эта функция реализуется, как правило, посредством создания на предприятии базы данных персонала, с возможностью формирования отчетов.

– Плановая функция - это получение прогнозной, целевой и нормативной информации, например, определение потребности в сотрудниках (количество, уровень квалификации) для выпуска новой продукции.

– Управляющая функция - это разработка предложений по устранению негативных тенденций. Например, если возникает отклонение между плановыми и фактическими затратами на обучение на одного работника в год, то служба контроллинга персонала дает рекомендации отделу кадров и финансовому департаменту о корректировке соответствующих планов и бюджетов.

– Контрольно-аналитическая функция - это измерение степени достижения цели, анализ запланированных и фактических показателей по персоналу. Если отклонения не выходят за рамки интервала, рассчитанного подразделением контроллинга, то управляющие воздействия не нужны. Но если наблюдается обратная тенденция, то данная служба обращается в соответствующие подразделения предприятия и сообщает о тревожных тенденциях. Например, если текучесть кадров остается в пределах допустимых значений (4-5 %), но при этом отмечается тенденция к ее росту, то об этом необходимо сигнализировать управлению кадров.