Основные пути улучшения использования рабочего времени управленческими работниками

Руководитель должен быть администратором, умеющим не только организовать производство, но и правильно использовать способности и возможности каждого члена коллектива. Очень важно, чтобы каждый оказался "на своем месте", чтобы у него было дело по душе и способностям. Предложить работу людям в соответствии с их способностями — сложно, для этого требуется особый такт и хорошее знание людей. У каждого человека есть резервы, мобилизация которых может привести к желаемым результатам. К тому же мобилизация этих резервов не требует ни материальных, ни финансовых затрат.

Руководитель должен уметь контролировать исполнение принятых решений. Само по себе принятие решения — это еще полдела. Оно должно быть выполнено. Если облеченные властью люди только дают советы и указания, но неспособны провести их в жизнь, то это "голые администраторы".

Исключительно важное значение придается умению руководителя принимать решение комплексно, не отвлекаясь на второстепенные и частные вопросы. Это вытекает из общей концепции формулы "кто берется за решение частных вопросов, не решив общих, то неминуемо все время будет наталкиваться на общие вопросы".Умение руководителя "заглядывать" в будущее позволяет ему четче осознать цели. Это — признак хорошо организованной управленческой деятельности. С другой стороны, осознанная цель позволяет четче очертить контуры будущего. Каждый руководитель должен развивать в себе способность видеть перспективу.

И наконец, несмотря на занятость, руководитель должен оставаться человеком и проявлять заботу о своих подчиненных.

 

 

 

1.2 Сущность, цели  и задачи организации управленческого  труда

 

Цели и содержание работы руководителя, специалиста следует рассматривать с точки зрения организации в целом и самого работника. Если цели деятельности работника определены нечетко или он плохо их себе представляет, то можно говорить об отсутствии предпосылок для эффективной работы.

Готовность руководителя, специалиста к эффективной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Рационально организовать умственный труд, создать благоприятные условия для повышения его эффективности — эти задачи приобретают сегодня особенно важное значение. В любой сфере умственный труд, помимо собственно мыслительной деятельности, содержит чисто организационные, технические элементы, определенная часть которых является общей для многих профессий. Следовательно, проблемы организации личного труда работника можно изучать с точки зрения организации, используемых методов, принципов и приемов работы. Второй стороной организации личного труда являются техника личной работы, технические средства, применяемые персоналом управления в практике повседневной работы.

Однако следует помнить, что труд руководителя, специалиста не только объективно обусловлен, он носит инициативный, творческий характер. В этой связи можно говорить о том, что, с одной стороны организация их работы подчинена определенным закономерностям, принципам, правилам, а с другой - эти правила сами требуют творческого осмысления для определения степени их применимости учетом складывающейся производственной ситуации. Соответствующие принципы и правила служат здесь лишь исходным пунктом для работы руководителя, специалиста над совершенствованием индивидуального рабочего стиля, навыков и умений, методов организации своего труда. [37,c.22].

Под организацией управленческого труда принято понимать порядок, правила служебного поведения в аппарате управления, нацеленные на выполнение текущих и перспективных плановых заданий должностными лицами, специалистами и техническим персоналом в соответствии с действующими должностными инструкциями и положениями о структурных подразделениях.

Это определение вытекает из значения слова «организация» (в переводе с латинского - упорядочение чего-либо в сфере практической деятельности).

Содержание труда руководителя основывается на управлении производственно-хозяйственной деятельностью предприятия и коллективом. В процессе осуществления управленческой деятельности, руководителю приходится систематически участвовать в решении задач, которые выполняют его подчиненные, постоянно общаться с людьми, получать от них и передавать им управленческую информацию, решать задачи, вытекающие из его личных, служебных обязанностей как руководителя предприятия.

Содержание труда руководителя предприятия включает создание организационно-технических и социально-экономических условий для эффективного труда работников, занятых в технологическом процессе, планирование и организация личной работы, организацию работы с подчиненными и многое другое.

Определяя формы участия в решении задач производственно-хозяйственной деятельности, руководитель должен распределить свое рабочее время на решение текущих и перспективных задач, рационально разделить функции между работниками аппарата, делегировать им обязанности и полномочия и определить формы своего участия в выполнении функций аппарата управления. От правильного распределения времени на решение текущих и перспективных задач зависит степень реального воздействия руководителя на производственный процесс и эффективность его труда.

Под научной организацией труда работников управления следует понимать непрерывный процесс совершенствования его организации на основе достижений науки, техники и передовой практики с применением оргтехники.

Совершенствование организации труда работников управления следует рассматривать как систему мероприятий, направленных на рационализацию:

- организационно-хозяйственной структуры и структуры управления;

- разграничения должностных функций;

- оперативного управления производством;

- использования технических средств;

- системы информации и делопроизводства;

- методов управления;

- рабочих мест;

- режима рабочего дня и стиля руководства[52,c.26].

Планирование призвано обеспечить рациональное использование времени. «Чем лучше мы распределяем свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах».

Чтобы составить план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделить их на долго-, средне- и краткосрочные задачи. Установить их приоритетность и действовать в соответствии с ним.

Установление периодов времени, которые требуются для достижения поставленных целей дает чувство уверенности и представления о наиболее целесообразной очередности дел.

Схема планирования времени, (рис. 1.2.1) представлена, как закрытая система, в которой, отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов: долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние, в конце концов, воплощаются в планы дня.

Планируя работу на день, менеджеру необходимо определить:

1 .Кому и какие поручения  дать (с указанием срока исполнения).

2.Список лиц, с которыми  необходимо переговорить.

З.Где побывать, что обсудить или проконтролировать (например, выполнение срочных и ответственных заданий).

4.Время для бесед с  членами своего коллектива, для  участия в собраниях, заседаниях.

 

 

 

 

 

Приспособление		План Жизни
Приспособление		Планы на несколько лет вперед
Годовой Итог		Годовой План
Подразделяется на
Квартальные итоги	Месячные итоги		Недельные итоги	Дневные итоги
Квартальные планы	Месячные планы		Недельные планы	Дневные планы

 

Рис. 1.2.1 Система планирования времени

 

Оперативные гибкие планы можно использовать и для учета затрат времени, и для регистрации их выполнения. Целесообразно отводить время для подготовки к следующему дню (запись и анализ событий дня, подведение итогов, объема контроля, планирование на следующий день). Утром уточнять вопросы, намеченные с вечера и доводить их до членов коллектива. Рекомендуется использовать форму плана, в которой фиксируются плановые задания и фактическое их выполнение, а также изменения в ходе выполнения.

В качестве инструмента планирования и управления своим временем в повседневной практике следует применять наиболее эффективное средство -дневник времени. Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая, благодаря рациональному подразделению, должна быть удобной своей наглядностью. Дневник времени является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, картотекой идей и инструментом контроля[1,c.12].

Планируя личную работу, руководитель обеспечивает нормальный ритм работы аппарата управления, позволяет выделить время для творческой деятельности, изучения и обобщения передового опыта, повышения квалификации.

Преимущества планирования обнаруживаются в таких сферах, как достижение целей, выигрыш во времени, обозримость установленных приоритетов, сроков, резервов времени, повышения эффективности. Делегирования дел и уменьшения стресса.

Планирование труда руководителя, специалиста осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период времени, либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий.

Типовыми составляющими труда руководителя, специалиста, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются : постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение и использование рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производятся оперативно с учетом с складывающейся обстановки, на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

Необходимо перепроверять свои планы и изменять их, если окажется, что они невыполнимы, или поставленные цели не могут быть достигнуты к указанному сроку[52,c.26].

По мнению Громова М.Н.условия, в которых работает человек, очень важны для его физиологического и психологического состояния, определяют уровень его трудоспособности. Поэтому организация рабочего места является одним из главных звеньев организации любого производственного процесса. Она во многом определяет выработку работника, его подход к труду, обеспечивает безопасность. С нее и начинают работу по внедрению научной организации труда на сельскохозяйственных предприятиях.

Рабочее место — это зона, оснащенная необходимыми техническими средствами, в которой совершается трудовая деятельность исполнителя или группы исполнителей, совместно выполняющих одну работу, операцию. На рабочем месте происходит соединение элементов производственного процесса: средств труда, предметов труда и самого труда.

Работники умственного труда, как правило, не придают вопросу рациональной организации своего рабочего места должного значения. Однако следует помнить о том, что от организации и оснащения рабочего места во многом зависит эффективность труда специалистов всех категорий независимо от характера и условий их деятельности.

Рабочее место человека, занятого умственным трудом,— это часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность и которое оснащено в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми средствами труда.

Задача совершенствования рабочего места включает в себя оснащение его всем необходимым в соответствии с характером работы, рациональное расположение необходимого оснащения, созданий комфортных условий работы, предотвращение вредного воздействий на человека неблагоприятных факторов внешней среды[16,c.249].

Рациональная организация рабочего места и создание наилучших условий труда для менеджера включают следующий комплекс основных проблем:

1 .Планировать рабочее  помещение необходимо на основе  изучения и анализа технологии  выполнения основных, наиболее массовых  работ и потоков информации  в органах управления.

2.Размещение мебели и  оборудования на рабочих местах  исходя из содержания труда. Цель - снижение трудозатрат при выполнении  работы и эффективного использования  рабочей площади и оборудования.

3.Эффективное использование  рабочих площадей с учетом  требований рабочего процесса. Эксплуатационных  характеристик оборудования и  оптимальных условий труда.

4.Создание необходимых  условий труда, которые бы повышали  бы эффективность деятельности  менеджера, а также уменьшали  напряженность и утомляемость.

5.Необходимо учитывать, что  в помещении не должно находиться  то оборудование, которое не требуется  постоянно в процессе работы  и, наоборот, оборудование, необходимое  постоянно, в процессе работы  должно располагаться на рабочем  месте.