Анализ и совершенствование производственного процесса на предприятии

Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления на предприятии. Подход к оценке эффективности различных вариантов организационной структуры определяется ее ролью как характеристики системы управления. Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования:

- по степени соответствия  достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации (начиная с уровня выполнения плановых заданий);

- по степени соответствия  процесса функционирования системы  объективным требованиям к его  содержанию, организации и результатам.

Показатели, используемые при оценках эффективности  аппарата управления, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные группы.

Упрощённая модель процесса обслуживания и ремонта приборов КИП

 

Владелец процесса: Начальник службы КИП		Регламентирующая документация: правила техники безопасности, чертежи, инструкция по ремонту и обслуживанию, график ремонтных работ	Цель процесса: поддержание работоспособности приборов КИП
Поставщики входов	Входы	Наименование процесса   Обслуживание и ремонт приборов КИП	Выходы	Потребители выходов
Подразделения, отдел снабжения, начальник участка	Приборы КИП, запчасти, наряд-допуск		Работоспособные приборы, акт выполненных работ, запись в оперативном журнале	Операторы котельной, слесеря, операторы КНС, главный инженер
Критерии для оценки процесса, в т.ч. результативность: скорость, количество сбоев в ремонтных работах, количество расходного материала, выполнение плана работ, время работоспособности после ремонта		Ресурсы процесса: ремонтная бригада, инструмент, помещение, финансовые средства	Декомпозиция процесса (подпроцессы): получение заявки-планирование ремонтных работ-диагностика неисправности-ремонтные работы-послеремонтные испытания-запись в оперативном журнале
Связь с другими процессами организации: эксплуатация, закупка расходных материалов, обучение персонала			Записи процесса: заявки от потребителей, запись в оперативном журнале, акт выполненных работ

 

1.     Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления, выражающихся через конечные результаты деятельности организации и затраты на управление. При оценке эффективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления, могут рассматриваться объем (увеличение объема выпуска продукции), прибыль (увеличение прибыли), себестоимость (снижение себестоимости), объем капитальных вложений (экономия на капитальных вложениях), качество продукции, сроки внедрения новой техники и т.п.

2.     Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления, в т.ч. непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления, а также единовременные расходы на исследовательские и проектные работы в области создания и совершенствования систем управления, на приобретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении, затраты на строительство. При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности и ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности при неизменности остальных. К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность,надежность.  

Производительность  аппарата управления может определяться, в частности, как количество произведенной организацией конечной продукции или объем выработанной в процессе управления информации, приходящийся на одного работника, занятого в аппарате управления. Под экономичностью  аппарата управления понимаются относительные затраты на его функционирование, соизмеренные с объемами или результатами производственной деятельности.

     Для оценки экономичности могут использоваться такие показатели, как сумма  затрат на содержание аппарата управления на предприятии, количество рабочих и их заработок (в зависимости от разряда).

 

     Адаптивностью системы управления определяется ее способностью эффективно выполнять заданные функции в определенном диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система.(Диапазон работы Водоканала).

     Оперативность  принятия управленческих решений характеризует своевременность выявления и решения управленческих проблем, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.

     Важными требованиями, которые должны быть реализованы  при формировании системы показателей  оценки эффективности организационной  структуры УМП «Водоканал», являются  обеспечение структурно-иерархического соответствия показателей системе целей организации, способность адекватного отражения динамичности управляемых процессов, сбалансированность и непротиворечивость показателей.

     При оценке  эффективности отдельных мероприятий  по совершенствованию системы управления и ее организационной структуры допускается использование не связанных в единую систему частных показателей. Основное требование к их выбору — максимальное соответствие каждого показателя целевой ориентации проводимого мероприятия и полнота отражения достигаемого эффекта.

Эффективность управления  — это:

- характеристика степени  управляемости организации, скорости  и формы ее реагирования на  принимаемые руководством  управленческие решения;

- степень достижения управляющим  органом поставленных целей и  запланированных результатов.

Эффективность управления обусловлена:

- управленческим потенциалом  начальника или лиц его заменяющих (профессиональными и личными  характеристиками начальника или органа управления);

- организационной структурой  управления;

- схемами функционирующих  в организации коммуникативных  процессов;

- стилем руководства организацией;

- технологией управления (совокупность функций, методов и  форм управленческого воздействия);

- организационной культурой;

- социально-психологическими  факторами.(внутренняя среда в  рабочем коллективе).

 

 

2.3 Рекомендации по совершенствованию организационной структуры системы управления предприятием, рабочего процесса на УМП «Водоканал».

     На сегодняшний  день была проделана огромная  работа по совершенствованию  структуры управления УМП «Водоканал», но при этом недостатки все же имеют место.

Матрица ответственности по процессу

Этап процесса	Генеральный директор	Начальник ОТК	Изготовитель собственной продукции	Уполномоченный по качеству	Контролёр ОТК	Начальник склада	поставщик
1. Контроль продукции		О	У	У	И	У
2. Идентификация брака и изоляция  продукции	У	О		И	И	У	У
3. Решение об использование		О		И	У	У
4. Возврат поставщику несоответствующей продукции	У	И		У	У	О	И
5. Списание, утилизация	У	И		У	У	О
6. Доработка	У	У	И	О	У
7. Складирование			И	И		О

О – ответственный, И – исполнитель, У – участвует

 

     Старая система  управления оставила свой след, большая часть управленцев осталась на своих местах, структура управления поменялась, требует это и изменение отношения руководителей к своей работе.

     Для более  яркого и организованного процесса  на предприятии требуется смена  всего персонала, от управленческого, через менеджеров до рабочего класса, что позволит выявить проблески в знаниях предыдущего коллектива, при необходимости относительно просто (безболезненно для предприятия в целом) может быть произведено закрытие (ликвидация) одного из подразделений и/или видов деятельности.

Какие выгоды можно ожидать от введения новой дивизиональной административно-управленческой структуры:

-изменение мышления руководителей  подразделения: узкий специалист, выполняющий  конкретную функцию, вырастает в  менеджера, ответственного за вверенных ему людей и экономическую эффективность работы своего подразделения;

-активный поиск новых  рынков и проникновение на  них;

-возможность оценки эффективности  работы подразделений.

- реальные финансовые  показатели;

-материальная заинтересованность руководителей и персонала подразделений в повышении эффективности своей деятельности;

-заинтересованность руководителей  подразделений и персонала в  повышении профессионального уровня, приобретении практических навыков  работы в условиях рынка;

- по результатам оценки эффективности работы подразделений можно принимать решения о ликвидации некоторых мощностей и целых подразделений или о развитии, выделении дополнительных мощностей и ресурсов для перспективных быстроразвивающихся подразделений;

- роль распределителя общезаводских ресурсов оставляет за высшим руководством решающее слово на предприятии;

Делегирование полномочий руководителям подразделений снимает с высшего руководства заботу о текущих вопросах и позволяет сконцентрироваться на решении стратегических задач. Внедрение дивизиональной структуры управления может привести и к некоторым негативным моментам, о которых необходимо помнить:

- сложно достигнуть идеального  баланса интересов, "равноправия  для всех" при установлении  правил (корпоративных законов) взаимодействия самостоятельных подразделений друг с другом и центральными службами. При неизбежной разности в эффективности и скорости развития могут возникать сложности со "справедливой" оценкой вклада каждого подразделения;

- могут возникать конфликты между подразделениями при распределении ресурсов;

- отдельные подразделения  могут попытаться сосредоточить  свое внимание не на стратегических  целях развития всего предприятия, а на своих краткосрочных задачах (получение сиюминутной выгоды).

Исполнительную власть в УМП «Водоканал» осуществляют генеральный директор, его заместители и члены правления, им назначенные. Действующая структура управления УМП «Водоканал» позволяет расширять рамки своего производства, а так же наладить слаженную работу коллектива для улучшения качества своей рабочей деятельности. Объединены некоторые должности, которые привели к сокращению штата, и повышению уровня квалифицированных рабочих. Для того, чтоб на данный момент предприятие функционировало в нормальном режиме, руководителю или лиц заменяющих его нужно вырабатывать определенную стратегию и проводить групповые выезды, чтоб на нейтральной территории обсуждать стратегические планы. Современные технологии предоставляют руководителю дополнительные средства как по анализу информации, так и по процедурам выработки управленческих решений, сравнительной оценки альтернативных вариантов решений, прогнозированию и разработке сценариев ожидаемого развития ситуации.

     В процессе  управленческой деятельности руководителю  зачастую необходимо пользоваться услугами консультантов. Сегодня уже понятно, что руководитель не обязан, да и не в состоянии, одинаково хорошо разбираться во всех областях деятельности предприятия. Необходимо контролировать каждый шаг выполнения принятого решения. Совершенствование системы контроля повысит эффективность принимаемых решений. Управленческий процесс надо, по возможности, автоматизировать. На столе у каждого руководителя должен стоять, по крайней мере, компьютер, который он должен уметь эффективно использовать. Переход от узкой специализации к интеграции в содержании и характере самой управленческой деятельности, в стиле управления. Структурные блоки должны быть ориентированы на товары, рынок, потребителя, а не на выполнение функций и т.д. Численность административно управленческого персонала предприятия УМП «Водоканал» нуждается в рациональном снижении. Однако простое сокращения числа рабочих мест на среднем уровне управления еще не решает проблемы. Это имеет смысл только в случае изменения организационной структуры компании в целом, так как наряду с сокращением численности управленцев необходимо перестроить и систему информационных потоков и принятия решений. В противном случае освободившиеся места вскоре снова окажутся занятыми.

     Приведенные  рекомендации по совершенствованию организационной структуры управления на предприятие УМП «Водоканал» не являются исчерпывающими. Поэтому надежность аппарата управления в целом характеризуется его безотказным функционированием.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4 Система мониторинга процесса