Становление и развитие экспертизы ценности документов

Критерий подлинности  документа имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на постоянное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

Если подлинники имеют  особое государственное значение для  использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах  подлинников и копий документов, 1-2 экземпляров копий оставляются  на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.

Критерии из группы внешних  особенностей на первых двух этапах в  полной мере не реализуются, так как  документы современных учреждений, как правило, находятся в хорошем  состоянии и полностью сохранены, хотя иногда приходится учитывать и  физическое состояние документов, особенности  передачи текста и т.д.

Далее необходимо сказать  об особенностях проведения экспертизы ценности документов личного происхождения. Сначала на основе критериев определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов.

Документы личного происхождения  отражают не только факты реальной действительности, но и отношение  к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта  и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают  перед нами в свете его индивидуального  отношения к ним. Вследствие этого  отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.

В настоящее время для  отбора документов личного происхождения  на постоянное хранение пользуются системой критериев, разработанной на базе общих  критериев.

С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного  происхождения подразделяют на две  группы:

критерии ценности фондов личного происхождения;

критерии ценности документов личного происхождения.

К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся  следующие критерии:

значение творческой и  общественной деятельности фондообразователя;

история фонда и его  состав;

взаимосвязь фонда с другими  комплексами документов (так, документы  малоизвестного лица могут быть ценны  в связи с уже имеющимися в  государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять  их).

К группе критериев ценности документов личного происхождения  относятся:

значение творческой и  общественной деятельности автора документа;

время и место создания документа;

значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;

внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

взаимосвязь с другими  документами (может носить характер повторяемости информации).

Таким образом, основные критерии оценки документов представляют собой  в целом сложившуюся и апробированную систему, но интерпретация их определенным образом меняется. Так, при проведении традиционной экспертизы ценности документов негосударственных организаций  комплекс критериев (значение содержащейся информации, ее повторение в других документах, вид документа и др.) трактуется в ключе работы с документами  именно негосударственных структур и направлен на определение уникальности, единственности или типичности, повторяемости  документов с точки зрения происхождения, содержания, внешних особенностей.

 

 

3. Организация проведения экспертизы ценности документов

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, создается  постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих  подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные  экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных  подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Назначение экспертных комиссий заключается:

в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении  номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

организации и проведении экспертизы ценности документов при  подготовке их к передаче в архив  организации;

в организации и проведении отбора и подготовке документов к  передаче на постоянное хранение в  государственный или муниципальный  архив.

Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие  функции, определенные Основными правилами  работы архивов организаций. В их состав входит:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):

проектов номенклатур  дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым  с учреждением Государственной  архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;

актов о выделении к  уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему  хранению;

подготовка предложений  об изменении сроков хранения отдельных  категорий документов, установленных  перечнями, и об определении сроков хранения.

Также экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

Экспертная комиссия создается  по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее  трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное  лицо, ответственное за архив. Председателем  ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения экспертной комиссией  принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

Ведомственные экспертные службы осуществляют довольно широкие функции. Рассмотрим основные из них. Так, ЦЭК определяет порядок, а ЭК организует и проводит совместно с делопроизводственной сферой и архивом отбор документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению. Они рассматривают и выносят решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

графиков по подготовке и  передаче документов на государственное  хранение;

сводных описей дел (годовых  разделов) постоянного и описей дел  долговременного (свыше 10 лет) хранения;

перечней, проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного хранения;

актов о выделении к  уничтожению находящихся в архиве учреждения документов, сроки хранения которых истекли.

И ЦЭК, и ЭК рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и выносят решения на утверждение соответствующего архивного учреждения.

Ведомственные экспертные службы принимают участие в подготовке и рассмотрении номенклатур дел  структурных подразделений и  сводной по учреждению.

ЦЭК организует инструктаж и консультации для членов ЭК структурных подразделений, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников сфер делопроизводства и архива.

Одной из важнейших функций  ЦЭК является разработка методических вопросов экспертизы ценности и организации  документов в делопроизводстве. Она  разрабатывает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты инструкций по делопроизводству, классификаторов, ведомственных перечней документов и других нормативно-методических пособий. ЭК, как правило, принимает участие в их подготовке и рассмотрении.

ЦЭК (ЭК) наделена и большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение. ЦЭК (ЭК) имеет право запрашивать у работников делопроизводственных служб письменные объяснения о причинах утраты документов и дел, подлежащих передаче на государственное хранение, требовать розыска недостающих дел. Она принимает участие в организации проведения проверок состояния делопроизводства и архива. Экспертные органы систематически информируют руководство организации по вопросам, относящимся к их компетенции.

ЦЭК (ЭК) проводит заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Ее решения принимаются большинством голосов. Заседания комиссии протоколируются. Ведение делопроизводства ЦЭК (ЭК) и хранение ее документов возлагаются на секретаря комиссии.

 

4. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов

 

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного  обеспечения управления совместно  с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.

В процессе экспертизы производится:

отбор дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

отбор дел, которые должны храниться временно в структурных  подразделениях;

выделение к уничтожению  дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются  качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

документы, подлежащие постоянному  хранению в государственных архивах;

документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных  подразделениях;

документы, подлежащие уничтожению  в связи с истечением срока  хранения.

При отборе названных категорий  дел анализируется фактическое  содержание документов, находящихся  в деле. Не допускается определение  ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

Особенно внимательно  следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и  отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются  дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет  выявить документы, подлежащие постоянному  хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд  документов: