Требования к оформлению характеристики на сотрудника организации, автобиографии, резюме

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ФГБОУ ВПО «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ/НАПРАВЛЕНИЕ/МАГИСТРАТУРА

 

         «Документоведение и Архивоведение»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

К О Н Т Р О Л Ь Н А Я    Р А Б О Т А

(часть 1)

 

 

По дисциплине: Документоведение                                  

 

На тему: Требования к оформлению характеристики на сотрудника организации, автобиографии, резюме

 

Вариант № 27

 

 

 

 

 

Выполнила: Орлова А.В.

Студент __2____курса

_______3____ семестр

 

 

 

 

 

Надым, 2014 г.

 

 

 

Содержание.

 

 

 

 

Введение

 

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Распорядительная деятельность органов управления включает в себя решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления и хранения этих документов.1 

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. 

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой Кодекс РФ. Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

Целью данной работы является изучение правил оформления следующих документов по личному составу: автобиография, характеристика на сотрудника организации и резюме.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1) Рассмотреть понятие, особенности  оформления и виды автобиографии. Исследовать причины постепенного «отказа» многих организаций от данного документа

2) Изучить правила оформления  характеристики на сотрудника  организации

3) Рассмотреть понятие, особенности оформления и  виды резюме.

            

      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Автобиография

 

      Автобиография – это самостоятельное описание жизни человека.

      Отличительной чертой автобиографии является, то, что сведения указываются в хронологическом порядке. Причем способов соблюдения такого порядка несколько. Назову три основных:

1. В начале строки через дефис ставятся две даты, обозначающий период времени. Например, «2000-2002 – работала на предприятии «Вымпел» в должности менеджера по работе с клиентами».
2. Временный период указывается с помощью предлогов. Например: «С 2000 по 2002 год работала на предприятии «Вымпел» в должности менеджера по работе с клиентами
3. Даты указываются после события в скобках. Например: «Поступила в Тюменский государственный университет на специальность «документоведение и ДОУ» (2006 год)»

Иногда предпочтение отдается следующему стилю изложения. Составителю в устном порядке задаются основные направления (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т.д.) и по этим разделам в хронологическом порядке отражаются все сведения. Но поскольку в один и тот же период могли происходить события, касающиеся всех направлений, автобиография может получиться загроможденной повторами дат.

         Основными блоками информации, которая нужна отделу кадров, являются следующие сведения о составителе:

1. Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения. Сразу после указания фамилии, имени, отчества, дате и месте своего рождения логично указать сведения о родителях. Так же составителю желательно указать сведения о старших братьях и сестрах, если они имеются. Сведения о младших, можно указать здесь же, а можно и по мере хронологического описания своей жизни.
2. Полученное образование (какие образовательные учреждения, периоды, результаты). Сначала указывается школа. Если составитель автобиографии окончил школу хорошо или с медалью, и он считает эту информацию важной, не следует ограничивать его в желании рассказать о своих успехах и достижениях. После школы следуют все уровни образования (средний, высший, аспирантура и.т.д.). Если какое – то учебное заведение не закончено – указывается причина. О таком основании отчисления, как академическая неуспеваемость, лучше об этом не писать. Совсем другое дело, если отчисление носит «личный», а то и «политический» характер. Поскольку обучение (особенно, в средних и высших образовательных учреждениях) очень часто совпадает с первыми этапами трудовой деятельности, желательно указать, что одновременно с учебой работал (на таких – то предприятиях, в какие – то  периоды, в какой – то должности или по такой – то профессии).
3. Трудовая деятельность. Здесь важной является информация о том, на каком предприятии, в учреждении или организации начал работать, в каком подразделении, в какой должности, или по какой профессии. Если на одном предприятии составитель автобиографии работал длительное время, и были перемещения, то указываются подразделения, должности (профессии) и периоды. Далее указываются этапы работы на других предприятиях. Если составитель нигде не работал, то желательно указать информацию о том, был ли он официально признан безработным, состоял ли на бирже труда, проходил ли переподготовку и т.д. При описании этапов трудовой деятельности можно обратить внимание «автобиографа» на причины увольнений, перемещений, смены профессий, пр.2

 Указанные блоки информации являются главными, но не единственными. Одновременно с обучением, трудовой деятельностью в жизни человека происходят и другие важные события. В первую очередь – это изменения семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т.п.).

       Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы и срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми.

       Нелишними будут и сведения об участии в общественных организациях (в период обучения в средних и высших учебных заведениях; на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы и т.д.

       Информация о  поощрениях и наградах в автобиографии, как правило, раскрывается составителем более полно чем в других документах. если при заполнении анкеты человек ограничен графами и вопросами, то здесь у него нет четких регуляторов. Поэтому чаще всего, читая в автобиографии сведения о поощрениях и наградах, чувствуется, что их писали с гордостью, осознавая значимость своего вклада в общественную и трудовую жизнь.

       Все эти данные  «расписываются» по терм, указанным  выше, «разделам». Хотя, иногда предпочтению  отдается именно тому способу  составления автобиографии, при котором сведения структурируются по типу анкету (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т.д.) – в этом случае информация «разносится» по различным разделам. 

       В конце автобиографии  указываются паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, а также проставляется подпись составителя. Автобиография не заверяется подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать.

       Автобиография  составляется от руки разборчивым почерком. В автобиографии не допускаются исправления и помарки. Пример оформления автобиографии дан в приложении №1.

Также в процессе учебы в институте или по месту прохождения практики от студента часто требуется образец автобиографии. Он должен включать в себя основные сведения о месте рождения, близких родственниках, местах учебы. Если студент служил в армии, работал по трудовому договору, эту информацию также необходимо указывать. Обычный объем автобиографии  составляет одну-две страницы. Некоторые институты не требуют подробных сведений, в этом случае основное содержание умещается на половине печатного листа. Образец автобиографии студента приведен в приложении №2.

В последнее время от автобиографии сотрудника стали отказываться и незаслуженно называть «пережитком» прошлого, заменяя на всевозможные анкеты.

 Одной из причин такого  отношения является правовая  «свобода» в определении документов, формируемых в личное дело: нормативно-правового  акта, устанавливающего точный состав  личного дела нет. Возможно, это и правильно – наличие жестких требований к перечню документов, подшиваемых в личное дело, вряд ли является целесообразным. Однако, сомнения – нужна ли автобиография, а обязательна ли она – вследствие такой неопределенности все же возникают. Информацию о том, какое место занимает автобиография в личном деле, можно получить из различных источников (например, из Межотраслевых укрепленных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров, Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием срока хранения и других). В них автобиография стоит на втором месте после заявлений работников.

Второй причиной, несомненно, является отторжение «советского» опыта и увлеченность новыми технологиями управления персоналом, где основной инструмент – анкета, в которой все «продумано и просчитано до мелочей».

2. Характеристика

 

Характеристика – официальный документ, выдаваемый организацией сотруднику в различных ситуациях. И хотя законодательство в сфере  труда не требует обязательного представления работником характеристики, многие организации не пренебрегают этим документом, если работник представляет характеристику, например при приеме на работу, а в некоторых случаях организации могут обратиться с официальным запросом на прежнее место работы о представлении характеристики на работника.

      Составляет характеристику, как правило, руководитель структурного подразделения, в котором работает (работал) работник. Составляя характеристику, руководитель подразделения должен продемонстрировать индивидуальный подход, показать, что он хорошо знает работника, объективно оценивает его деловые и личные качества. Именно потому, что характеристика должна быть объективной, в каких-то случаях она может содержать не очень лестные оценки качеств работника. Главное при этом сохранять сдержанность, корректность, не допускать обидных для работника выражений и несправедливых оценок.

       Как правило, в  характеристике приводится оценка  работника как специалиста, оценка  его профессиональной деятельности, деловых и личных качеств.

       В тексте характеристики  можно условно выделить несколько  частей:

       1. заголовочная  часть;

       2. анкетные данные  о работнике;

       3. данные о  трудовой деятельности работника;

       4. оценка деловых и личных качеств работника;

       5. заключительная  часть.

       В первой  – заголовочной – части указывают название документа, должность, занимаемую работником (включая название организации), фамилию, имя отчество работника.

       Во второй части – анкетных данных – указывают фамилию, инициалы работника (имя отчество полностью уже можно не повторять), год рождения, образование (при этом указывается, какие  учебные заведения, где и когда окончил работник), специальность (профессию), ученую степень и звание (если они имеются). Как правила эта часть характеристики оформляется как первый абзац текста.3

       В третьей части  содержится характеристика трудовой  деятельности работника. Обычно  в этой части указывается, с какого года и в какой должности начал свою трудовую деятельность работник в данной организации (допускается указывать в каких организациях и на каких должностях работник работал до поступления в данную организацию), указывается на какие подразделения переводится работник, то есть дается краткая информация о его карьерном росте. В этой же части содержится характеристика результатов трудовой деятельности работника: перечисляются наиболее значимые результаты его работы (какими работами руководил или в каких работах принимал участие, какие работы выполнил самостоятельно). Здесь же могут даваться сведения о повышении квалификации, получении дополнительного образования, второй профессии, переквалификации и др.

       В четвертой  части дается оценка деловых (профессиональных) и личных качеств работника. Показатели, по которым приводится такая оценка, могут быть самыми разнообразными. Особое значение в характеристике  имеет оценка профессиональной компетентности  работника, его деловых качеств, работоспособности, психологических и этических качеств.

Оценивая профессиональную компетентность работника, следует обратить внимание на наличие у него опыта, уровень его профессиональных знаний, знания законодательных и иных нормативных правовых документов, эрудиция, наличие интереса к зарубежному опыту, способность к самообразованию и др. 

       Деловые качества  работника проявляются в его  особенности устанавливать и  поддерживать деловые отношения  с коллегами, руководством, сотрудниками  других компаний; в способности  осуществлять руководящие функции или вести аналитическую работу, заниматься планированием работы и др.

      Работоспособность работника оценивается  по тому, насколько активен он при выполнении порученных обязанностей, по умению организовать трудовой процесс и выполнять работу качественно и в уставные сроки, по поведению в сложных ситуациях, по способности брать на себя ответственность за результаты работы, по эффективности принимаемых решений или результатов работы.