Сравнительная характеристика

 

 

Глава 1.3 Особенности  использования документов Национального  архива Республики Беларусь

Передача и прием  документов на постоянное хранение  осуществляется  в соответствии с Законом об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь (от 25 ноября 2011 года №323-З), Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь №143 от 24.05.2012, Правилами работы в государственных архивах Республики Беларусь (Минск, 2006) с учетом изменений и дополнений, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь №142 от 24.05.2012.

Подготовительной работой  для передачи дел на постоянное хранение является обязательная проверка наличия  дел в архивах организаций.

Проверка наличия и состояния дел включает в себя:

• установление фактического наличия дел, числящихся по описям       
• выявление дел, требующих улучшения физического состояния
• правильность нумерации дел в описях
• соответствие нумерации дел итоговым записям и учетным документам
• сверка шифров, заголовков, крайних дат и количества листов в делах и описях.     

При выявлении  расхождений  между итоговой записью в описи  и фактическим наличием дел, организацией принимаются меры по их розыску:

• изучение учетных документов (описи, книги учета выдачи дел)
• просмотр актов о выделении дел к уничтожению,  проверки наличия и состояния дел
• розыск дел в архивном помещении, в структурных подразделениях.

Итоги розыска оформляются  справкой о проведении розыска, в которой указываются причины отсутствия документов, и актом о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. Данные документы представляются на согласование экспертной комиссии организации и экспертно-методической комиссии Национального архива Республики Беларусь (далее – архив). Во всех экземплярах описи  в графе «Примечание» делается запись «На постоянное хранение не поступило. См. акт от_____№____). Это же отражается и в итоговой записи в описи. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями. При обнаружении не отмеченных в итоговой записи описи литерных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется. После окончания проверки наличия и состояния дел в описи делается запись «Проверено» и указывается дата проверки. Запись заверяется заведующим архивом или лицом, ответственным за ведение учетных документов в архиве организации.

         В государственный архив вместе  с делами  передается научно-справочный  аппарат – описи дел (3 экземпляра  в бумажном виде и 1 экземпляр в электронном виде) и  один дополнительный экземпляр историко-архивной справки (исторической справки) для включения ее в дело фонда. Опись должна иметь следующую структуру:

1. Титульный лист
2. Оглавление
3. Историко-архивная (историческая) справка
4. Предисловие к описи
5. Список сокращенных слов (при необходимости)
6. Указатель (при необходимости)

При выявлении дел, требующих  улучшения физического состояния (подшивка, переплет, мелкий ремонт дел, оформление обложек), все виды работ  по ликвидации дефектов проводит организация, сдающая документы, или государственный архив на платной основе (Правил работы в государственных архивах Республики Беларусь). Все работы, связанные с отбором, подготовкой, передачей документов постоянного хранения, в том числе и транспортировка, на постоянное хранение в архив, выполняются за счет средств организации - источника комплектования. Переплетные работы осуществляет архив на платной основе в соответствии с действующим в архиве Прейскурантом цен на платные работы и услуги. Оформление обложек на переплетенные дела могут быть выполнены самостоятельно организацией, а также архивом на платной основе. Дезинфекционную обработку документов осуществляет Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь      (ул. Козлова, 26, г. Минск.  Тел. 294 43 85). Для картонирования дел, подготовленных для передачи на постоянное хранение, организация предоставляет архивные коробки. Размер коробок: длина – 39 см, ширина – 29 см, высота – 19 см.

 

Глава 1.4 Научно-справочный апарат Национального архива Республики Беларусь в электронном виде

В Национальном архиве Республики Беларусь на 01.01.2010 г. имеются следующие  электронные базы данных: 

 

БД «Германская неволя»

Аннотация         

База данных предназначена для поиска сведений о жителях республики, угнанных на принудительные работы в Германию и другие страны Европы в годы Второй мировой войны. Базу данных составляют документы, хранящиеся в НАРБ. Автоматизированный поиск информации ведется по фамилиям, именам, отчествам лиц, угнанных на принудительные работы, с учетом данных о времени и месте их рождения. На каждого человека введены следующие данные: фамилия, имя, отчество, год и место рождения, дата угона на принудительные работы и поисковые данные хранящейся информации (номера фондов, описей, дел и листов).

Операционная система         

DOC

Платформа разработки (СУБД)         

 КАРАТ-М вер.2.10

Год создания         

1995

Количество записей         

68 985 

 

БД «Сведения  о необоснованно репрессированных гражданах Белоруссии»

Аннотация

База данных формируется  на основе материалов государственных  архивов и адхивов учреждений КГБ и МВД.

БД обеспечивает решение  следующих задач:

- учет лиц, репрессированных  на территории Беларуси за  период с 1920 по 1953 г., информации о которых содержится в архивных документах.

- поиск по всем полям  формата и их сочетаниям с  использованием операций реляционной  алгебры (и, или, не). По полям  «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Место  рождения», «Национальность», «Место  жительства»,  «Должность», «Место работы», «Участие в революционных и боевых событиях», «Каким органом осужден», «Мера наказания», «Характер обвинения», «Место отбытия наказания», «Причина гибели», «Место захоронения», «Каким органом реабилитирован», производится контекстный поиск (поиск по словам и словосочетаниям естественного языка, записанным в виде связного текста в данных полях)»;

- адресный поиск сведений  о конкретных лицах и конкретных  документов;

- анализ национального,  профессионального и социального  состава лиц, репрессированных в БССР в эти годы.

- предоставление статистических  данных о необоснованно репрессированных, а также документах и фондах, содержащих сведения о данных  персоналиях. Задача решатся с  помощью аппарата автоматического  подсчета количества документов, хранящихся в базе данных, всего и по каждому из заданных аспектов.

Операционная система

Windows 

Платформа разработки (СУБД)

Access

Год создания

1992

Количество записей

180 500

 

БД «Сожженные белорусские деревни в годы Великой  Отечественной войны»

Аннотация        

 База данных представляет  собой географический указатель  деревень с указанием их современной  и военной административно-территориальной  принадлежности. База данных была  передана общественным объединением  «Белорусский фонд мира» в  рамках исполнения международного проекта «Повышение статуса спасшихся жителей сожженных белорусских деревень». В основу базы данных положены опубликованные в 1984 г. списки сожженных деревень, составленные в 1960-е годы.            

База включает в себя следующие поля:

1.   Название населенного пункта;

2.   Современное административно-территориальное деление;

3.   Военная административная подчиненность;

4.   Количество дворов и населения накануне войны;

5.   Количество уничтоженных дворов и населения;

6.   Дата уничтожения населенного пункта;

7.   Поисковые данные источников, откуда почерпнута информация (архив, фонд, опись, дело, литература)         

 Вторая часть базы  данных будет состоять из цифровых  копий архивных документов, фотографий, записей воспоминаний и других материалов, которые дадут возможность рассказать о трагедии каждой деревни.          

 База данных позволит  осуществлять не только поиск  информации по различным критериям,  но и проводить аналитические  исследования о количестве сожженных  деревень по районам, областям, годам уничтожения.

Операционная система

Windows

Год создания

2012

Количество записей 

5290 

 

БД «Советские военнопленные-офицеры»

 

Аннотация         

База данных представляет собой результат исследовательского проекта «Советские и немецкие военнопленные и интернированные. Изучение вопросов истории Второй Мировой войны и послевоенного периода» объединения «Саксонские мемориалы» по выяснению судеб советских военнослужащих в германском плену во время Второй Мировой войны. Исходными материалами при выяснении судеб советских военнопленных в большинстве случаев явились регистрационные документы отдела по делам военнопленных главного штаба вермахта и отдела военной администрации начальника тыла сухопутных сил.

Автоматизированный поиск  информации ведется по следующим полям: фамилия, имя и отчество, дате рождения, национальности, месте рождения, званию, профессии, воинскому подразделению, месте взятия в плен, родственникам, наименованию лагеря, дате смерти, причине смерти, кладбищу и другим полям. В основном сведения введенные в БД – на немецком языке. На русский язык дублированы только следующие поля: фамилия, имя, отчество, профессия, место службы и рождения. 

 

С помощью электронного банка данных возможен:

- многоаспектный поиск  по любому полю или совокупности полей входного формата, а также по тексту: по любому словосочетанию, слову, части слова, цифре;

- возможность систематизации  отобранного массива как отдельно  по каждой позиции, так и  по их сочетанию (цифровые поля  – в порядке возрастания или  убывания, текстовые по алфавиту);

- просмотр и распечатку  сведений по заданным условиям  с расположением полей в удобной  последовательности.

Операционная система

Windows

Платформа разработки (СУБД)

Access

Год создания

2004

Количество записей

57 692

БД «Конспиративные квартиры Минского антифашистского подполья»

Аннотация

БД обеспечивает решение  следующих задач:

- учет конспиративных  квартир и лиц Минского антифашистского  подполья, информация о которых  содержится в архивных документах  НАРБ.

- многоаспектный поиск и выдача информации по всем полям формата и их сочетаниям с использованием операций реляционной алгебры (и, или, не). По полям: «Хозяин квартиры», «Адрес», «Время деятельности», «Базовая подпольная организация (группа)», «Характер использования», «Судьба» и «Источник».

Операционная система

Windows

Платформа разработки (СУБД)

Access

Год создания

1993

Количество записей

253

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2.1 Состав фондов Государственного архива Минской области

Характеристика  фондов

Количество фондов: 5 914 фондов, 7 коллекций, 1 288 508 единиц хранения

Хронологический период: с 1917 г. по настоящее время

Территориальный охват:

• упраздненная Минская губерния
• упраздненные Заславльский, Руденский районы
• город Минск, Березинский, Дзержинский, Клецкий, Минский, Несвижский, Пуховичский, Смолевичский, Столбцовский, Узденский, Червенский районы Минской области

Состав фондов:

В архиве сконцентрирован  комплекс документальных материалов органов  государственной власти и государственного управления, финансирования, статистики, планирования, контроля, суда, прокуратуры, образования, культуры, здравоохранения, социального обеспечения, спорта. Хранятся фонды организаций и предприятий промышленности, сельского и лесного хозяйства, по строительству, транспорта, печати, издательского дела, радиовещания и телевидения и др.

С 1996 г. в архиве находятся  более 600 тысяч дел бывшего архива Минского обкома партии, переданные из Национального архива Республики Беларусь.

Фонды учреждений периодов немецкой (февраль - декабрь 1918 г.) и  белопольской (июль 1919 г.- июль 1920 г.) оккупации характеризуют экономическую и карательную политику интервентов.