Автор работы: Пользователь скрыл имя, 20 Сентября 2014 в 21:21, реферат
Краткое описание
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
• Нормы времени на работы по
автоматизированной архив ной технологии
и документационному обеспечению орга
нов управления (утверждены постановлением
Министерства труда Российской Федерации
от 10 сентября 1993 г. № 152);
• Единые нормы времени (выработки)
на машинописные работы (утверждены постановлением
Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от
19 июня 1984 г. № 189/11—64);
• Межотраслевые укрупненные
нормативы времени на работы по комплектованию
и учету кадров.
Последний нормативный документ
нужен для работы с кадровой документацией.
Все эти нормативы рекомендуются
для применения в управленческом аппарате
учреждений, организаций, предприятий,
фирм независимо от форм собственности.
Пакет общегосударственных
нормативно-методических документов необходимо
иметь каждой делопроизводственной службе
как справочный материал. Он используется
при разработке таких индивидуальных
организационных документов, как Положение
о службе ДОУ, должностные инструкции
ее работников и инструкция по делопроизводству
конкретной организации.
Организация документооборота.
Проблема совершенствования
документооборота.
Объем документации, создаваемой
в учреждениях как всего мира, так и нашей
страны, имеет тенденцию к постоянному
и все более ускоряющемуся росту. В связи
с научно-техническим прогрессом увеличение
объемов управленческой документации
происходит пропорционально изменению
роста объемов производства продукции
и производительности труда. Это первая
закономерность документообразования.*
Рост объемов производства
приводит к стремительному росту объемов
информации. В то же время производительность
труда в производственной сфере растет
гораздо быстрее производительности труда
в управлении. Этот разрыв — одна из основных
причин роста аппарата управления во всех
развитых странах мира.
Причины роста объема документооборота
подразделяют на объективные и субъективные.
Главными объективными причинами
увеличения объемов документов являются
влияние научно-технического прогресса,
развитие экономики, расширение и усложнение
номенклатуры вы пускаемой продукции,
освоение новых районов, строительство
новых объектов, усложнение процессов
управления. При этом объемы создаваемых
документов увеличиваются с ростом количества
документируемых действий и количества
адресатов, которым эти действия направлены.
Таким образом, возрастание или сокращение
объемов документов значительным образом
связано с процессами документирования.
* Мингалев B.C. Общие закономерности
документообразования в социально-экономических
системах управления. — М.: МГИАИ, 1983, с.28.
К субъективным причинам относят:
• бюрократизацию аппарата
управления, с которой связано увеличение
количества проверяющих инстанций, разбухание
контролирующих органов, ущемление и игнорирование
законных прав граждан. Все это приводит
к созданию документов, не обусловленных
деловой необходимостью, для подстраховки,
на всякий случай;
• незнание или несоблюдение
работниками управленческих структур
законодательства, нормативных актов,
устанавливающих юридические требования
к оформлению документов. В результате
возникает недоверие к документам и их
перепроверка, т.е. создание новых документов;
• неквалифицированное документирование
распорядительной деятельности. Например,
приказ, содержащий неясные задания, нереальные
сроки исполнения, противоречащий из данным
ранее приказам, обязательно вызовет поток
писем или докладных записок управляемых
организаций (структурных подразделений)
разъяснительного характера;
• несвоевременное, некачественное
выполнение заданий, поручений, договорных
обязательств, срыв сроков их исполнения
порождает потоки документов с просьбами
переноса сроков, рекламациями, объяснениями,
претензиями и т.д.;
• отсутствие прав у подведомственных
или подчиненных организаций в решении
стоящих перед ними задач вынуждает постоянно
обращаться в вышестоящие учреждения
за разъяснениями или разрешениями спорных
вопросов;
• некомпетентность управленческого
персонала в решении производственных,
экономических, управленческих задач
приводит к выбору нецелесообразных вариантов
их решений, что отражается на документировании
самих этих действий, а затем исправлении
принятого решения и т.д.;
• отсутствие в управленческом
аппарате регламентации документообразования
приводит к использованию значительного
количества разнообразных видов и форм
документов, предназначенных для документирования
идентичных функций и содержащих аналогичную
информацию, но отличающихся по форме
представления информации или по составу
показателей;
• широкое распространение
копировальной техники и ее бесконтрольное
использование в учреждениях приводит
к созданию огромного количества копий
документов, которые используются в незначительной
мере;
• использование в процессах
создания и подготовки документов компьютеров,
с одной стороны, значительно повысило
скорость подготовки документов, сократило
трудоемкость этих операций, но, с другой
стороны, привело к значительному увеличению
количества документов за счет создания
одного и того же документа в бумажной
и электронной форме.
Таким образом, в числе субъективных
причин, влияющих на увеличение документооборота,
мы видим как связанные с от дельной личностью
(деятельность руководителя, специалиста),
так и с нарушениями требований законодательства,
с организацией документирования. К субъективным
причинам надо отнести и новые технологии
подготовки документов, которые, сократив
время на создание текста, его распечатку
и копирование, увеличили их потоки и видовое
разнообразие, но не решили проблему управления
этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными
документоведами, и зарубежными специалистами
в области управления документацией.
Понятие «документооборот»,
его развитие и нормативно-методическая
регламентация
Документооборот — движение
документов в организации с момента их
создания или получения до завершения
исполнения или отправки.*
Организация документооборота
— это правила, в соответствии с которыми
происходит движение документов в учреждении.
Организация документооборота предусматривает
рациональное движение документов, включающее
как операции с документа ми, так и все
их перемещения в аппарате управления,
т.е. их получение, рассмотрение, передачу
на исполнение, организацию исполнения,
удостоверения, оформления и отправки.
Документооборот является важным
звеном делопроизводства, так как определяет
не только инстанции движения документов,
но и скорость этого движения.
В делопроизводстве документооборот
рассматривается как функция коммуникации,
реализация которой должна соотноситься,
субординироваться с общими целями делопроизводства
— информационным обеспечением деятельности
аппарата управления, его документирования,
хранения и использования ранее созданной
информации.
С нечеткой организацией движения
документов в настоящее время связывают
многие недостатки в организации документационного
обеспечения деятельности аппарата управления.
Например, процесс документационного
обеспечения принимаемого управленческого
решения включает три составляющие: информационную
поддержку решения (обеспечение принимаемого
решения достоверной и достаточной информацией);
документирование решения (создание распорядительного
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения.
— М., Госстандарт России, 1998, с.З.
документа); контроль за его
выполнением (организация работы, выполнения
задания, соблюдение определенных условий,
сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс
состоит из сбора информации, подготовки
проекта документа, его редактирования,
согласования, изготовления, удостоверения.
Каждая операция сопровождается перемещением
документа в управленческом аппарате
из одного структурного подразделения
в другое, передачей от технических исполнителей
к специалистам, а затем — к руководителям.
Следовательно, скорость перемещения
документов и качество выполнения каждой
операции оказывают влияние на процесс
управления в целом.
Термин «документооборот» появился
в литературе в 1920-е годы. В работах таких
крупных специалистов в области управленческого
труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен,
Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев
и др., сформулированы основные положения
его организации, которая и в то время
связывалась с рациональным построением
структуры государственного аппарата,
с четким распределением функций между
различными службами и исполнителями.
Теоретически были обоснованы главные
положения рациональной организации движения
документов — распределение документов
по исполнителям, сокращение инстанций
их прохождения, направление документов
непосредственному исполнителю, регламентация
порядка подписания. В литературе того
времени обоснована методика обследования
маршрутов движения документов, разработана
технология их доставки («кольцевая курьерская
связь»).
Первая попытка нормативной
регламентации единых принципов организации
документооборота сделана в проекте «Общих
правил документации и документооборота»,
подготовленном в 1931 г. Институтом техники
управления. В проекте изложены правила
приема, сортировки, доставки, исполнения,
контроля, отправки документов, т.е. практически
всех этапов обработки документов. В этом
документе даны единые рекомендации по
организации рационального документооборота,
включающие центра лизацию операций по
приему и отправке, разработке рациональных
маршрутов движения, сокращению видов
документов.
Последующие нормативные акты
по регламентации работы с документами
— Примерная инструкция о делопроизводстве
в учреждениях РСФСР (1961 г.); Основные правила
постановки документальной части делопроизводства
и работы архивов (1963 г.) — не имели в своем
составе разделов по организации документооборота.
В эти годы в литературе термин «документооборот»
практически не употреблялся. Обозначаемое
им понятие или отождествляли с делопроизводством
в целом, или заменяли термином «организация
переписки». Термин «документооборот»
в эти годы обозначает и движение документов,
и их объем (количество)*, поэтому в нормативных
документах 1960-х годов внимание уделяется
не движению документов, а отдельным технологическим
операциям, выполняемым в процессе этого
движения: приему, отправке, регистрации
и т.д.
С середины 1970-х годов понятие
«документооборот» становится однозначным,
чему способствовало закрепление определения
термина в государственном стандарте
на терминологию.*
В этот период во всех прикладных
разработках и исследованиях документационных
процессов проводится углубленное изучение
параметров документопотоков, разрабатывается
методика обследования документооборота,
его количественных и качественных характеристик.
Проведение широких исследований такого
плана связано как с документоведческими
прикладными разработками, выполняемыми
в рамках подготовки Основных положений
ЕГСД, так и с разработкой и внедрением
* Малитиков АС., Сельский Д.
И. Руководство по делопроизводству. —
М., 1969, с. 109.
* ГОСТ 16487-70 Делопроизводство
и архивное дело. Термины и
определения. — М.: Изд-во стандартов,
1970.
автоматизированных систем
управления (АСУ). При разработке информационного
обеспечения автоматизированных систем
была создана методика изучения маршрутов
движения документопотоков, их параметров
с помощью математических методов. Комплексное
исследование делопроизводства в аппаратах
управления различных уровней в значительной
части было посвящено проблемам организации
движения документов. В результате этих
исследований выявились типовые недостатки
в организации движения документов:
• отсутствие регламентации
путей прохождения одинаковых видов документов
в организациях одинаковых уровней и направлений
деятельности;
• наличие множества инстанций
на пути прохождения документов в аппарате
управления;
• неоднократные возвратные
движения документа (в процессе регистрации,
согласования, редактирования и др.);
• несовершенство технологии
обработки документов, приводящее к повторным
операциям, к передаче документа разным
исполнителям в процессе выполнения одной
и той же операции;
• отсутствие правил передачи
документов, их доставки, курьерской связи.
Материалы исследования позволили
включить в Основные положения ЕГСД принципы
организации движения документов, т.е.
теоретические основы организации документооборота:
• оперативность движения;
• единообразный порядок прохождения
однотипных категорий документов;
• однократность операций одинакового
целевого назначения;
в Основные положения ЕГСД включены
и практические правила по организации
движения документов и технологии их обработки
применительно к основным документопотокам,
правила доставки и передачи документов,
методика учета документооборота.
Основные положения ЕГСД, таким
образом, были первым нормативным документом,
определившим теоретические и практические
основы организации движения документов.
Главное правило документооборота — оперативное
движение документов по наиболее короткому
пути с минимальными затратами времени
и труда. Реализовать это правило в конкретных
учреждениях можно путем четкой регламентации
путей прохождения документов, в ходе
которой проверяется обусловленность
всех операций, целесообразность всех
перемещений. Регламентация должна была
проводиться путем разработки инструкций
по делопроизводству, где устанавливаются
схемы движения основных документопотоков,
а также пути прохождения отдельных видов
документов (наиболее важных для деятельности
организации). В период разработки Основных
положений ЕГСД исследователи исходили
из необходимости организации только
традиционных (бумажных) документов. Как
и в других странах, у нас в тот период
совершенствование приемов и методов
ра боты с машиночитаемыми документами
проводилось независимо и без связи с
этими процессами. Во многих прикладных
разработках, связанных с
* Единая государственная
система делопроизводства. Основные
положения. — М., 1974, с.23-24.
Кроме того,
созданием АСУ, целью изучения
документопотоков было повышение эффективности
электронной обработки данных в вычислительных
центрах. Такие работы широко проводились
на Западе* и у нас в ЦЭМИ АН СССР.