Состав и система учетных документов в архивоведении

                                                                          Продолжение

 

 

 

 

 

Итого в _____ году поступило ________________________ ед. хр. (для (аудио-, видеодокументов - + ед.  уч.), в том  числе:

^{(цифрами и прописью)}

показываются  раздельно  итоговые  данные по графам 7,  8,  9,  13 книги;

 

выбыло _________________________ ед. учета (+ документов, листов), в том  числе:

         ^{(цифрами и прописью)}

показываются  раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.

 

 

 

 

Наименование  должности лица,

составившего  итоговую годовую запись           Подпись               Расшифровка подписи

 

 

Заведующий  архивом                                                Подпись               Расшифровка подписи                

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  № 2

 

Форма титульного листа списка фондов

 

  (наименование организации)

СПИСОК ФОНДОВ

Том № 

 

Начат 

 

Окончен 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                    Продолжение

№  фонда	Название фонда	Дата первого  поступления  документов фонда	Отметка о выбытии фонда		Примечание
			Куда  выбыл	Дата и № документа, на  основании которого выбыл
1	2	3	4	5	6

 

На 01.01.

года в список включены фонды с №

по №

.

Всего хранится в архиве  фондов, из них:

(цифрами и прописью)

содержат особо ценные дела.

(цифрами и прописью)

Номера свободные:

Наименование должности  работника  архива, составившего годовую  итоговую запись
	(подпись)		(расшифровка подписи)

 

Наименование должности  руководителя архива  (лица, ответственного за архив)
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  № 3

 

Форма листа фонда

 

 

Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ № __________ _______________________                 (место составления) На _________________ год		УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись                 Расшифровка                                    подписи Дата
Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. хр. Срок хранения и №  статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Название раздела           Наименование должности руководителя службы ДОУ организации                         Подпись                Расшифровка подписи Дата Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от __________ № ___________	СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения от __________ № ___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  № 4

 

 

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

организации

 

(наименование организации)

                                        Утверждаю

                                        Наименование   должности

Фонд  N __________________              руководителя организации

 

                                        Подпись      Расшифровка

Опись N __________________                           подписи

дел  постоянного  хранения              Дата

за ___________________ год

 

 

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

 

В данный раздел описи  внесено ______________________________________ дел                                    (цифрами и прописью)

                                      

 

с N _________________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера: ____________________________________________________

пропущенные номера:____________________________________________________

 

Наименование должности

составителя  описи           Подпись           Расшифровка подписи

 

Заведующий архивом

организации                  Подпись            Расшифровка подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО                                УТВЕРЖДЕНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК) _____________        Протокол ЭПК _____________

                  (наименование    (наименование уполномоченного        _______________________________        органа исполнительной власти

      организации)                     в области архивного дела)

                                      

                                      

                               

от  _________ N ________               от ________________ N _____

 

 

 

 

 

Приложение  № 5

 

 

 

 

Наименование и адрес получателя
Кем представляется
	наименование и адрес
отчитывающейся организации

 

 

Паспорт _____________________________________________ 
(название архива)  
архива на 1 января .... г.    

 

Показатели	Код строки	Кол-во фондов	Количество ед.хр.				Количество ед.хр.принятых на временное  хранение
			Всего	в том числе
				внесенных в описи	секретных*	учтенных особо ценных
А	Б	1	2	3	4	5	6
Док-ты на бум. основе. Всего:	101
в т.ч.: Управленческая документация	102
Док-ты личного происхождения	103				Х
НТД	104
Документы по личному составу	105					Х
Кинодокументы	106
Фотодокументы	107
Фонодокументы	108
Видеофонограммы	109
МЧД	110
Микроформы на правах подлинников	111				Х
Итого:	112

 

1. Состав и  объем архивных документов  

 

2. Состав и  объем страхового фонда копий  архивных документов 

 

Показатели	Код строки	Количество ед. хр.		Объем страхового фонда
		скопированных для страхового фонда	имеющих фонд пользования	Кол-во кадров негатива	Кол-во ед. хр. страхового фонда
А	Б	1	2	3	4
Док-ты на бум. основе. Всего:	201
в т.ч.: Управленческая документация	202
Док-ты личного происхождения	203
НТД	204
Документы по л/с	205	Х		Х	Х
Кинодокументы	206			Х
Фотодокументы	207			Х
Фонодокументы	208			Х
Видеофонограммы	209			Х
МЧД	210			Х
Микроформы на правах подлинников	211
Итого:	212

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Состав и  объем научно-справочного аппарата  к архивным документам

Показатели	Код строки	Кол-во описей (книг учета и описания)		Закаталогизировано				Создано баз данных о составе  и содержании документов
				Кол-во фондов	Кол-во ед. хр. ед. уч.	Кол-во составленных карточек
		Всего	из них в полном комплекте
						Всего	из них включенных в каталоги	Кол-во БД	Информ. объем (в МБайт )
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
Док-тов на бум. основе. Всего:	301
в т.ч.: Управленческая документация	302
Док-ты личного происхождения	303
НТД	304
Документы по л/с	305
Кинодокументы	306
Фотодокументы	307
Фонодокументы	308
Видеофонограммы	309
МЧД	310
Микроформы на правах подлинников	311
Итого:	312

3.1. Описи, каталоги, базы данных

3.2. Справочно-информационные  издания: