Системы электронного документооборота

 

 

 

 

 

Заключение            Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства                                           и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие ИКТ постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться на 7% ежегодно, а электронных - на 20%.                Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов,               но и электронных, благодаря чему САДД плавно переориентировались на работу               с электронными документами, став системами электронного документооборота                  и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто                    не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки              с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио или видеозаписью). В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены                             в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа                           по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Сегодня отсутствие веб-клиента                        у СЭУД уже нонсенс. Более того, многие производители ПО постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают ИС только с веб-клиентом. Такой подход на первый взгляд сулит множество преимуществ перед настольными клиентами: веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения,                      что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов                      и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии СЭУД должны использоваться скорее только для привлечения                          к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.       Разумеется, использование корпоративных информационных порталов (КИП) не ограничивается применением их в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям                                и корпоративной информации. КИП является еще одной технологией консолидации информационных систем: если СЭУД консолидирует все документоориентированные информационные системы, то портал накрывает «зонтиком» все бизнес-приложения организации, включая СЭУД.  Современные порталы позволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только с подключенных к Интернету рабочих станций,                                   но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны, карманные если бы крупная организация начинала автоматизацию с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, должен быть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированной информацией, способной удовлетворить потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью                                 и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.

Список литературы

1. Андреева В.И. Работа  с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе  ГОСТов РФ). - М.: «Интел-Синтез», 2004

2. Вялова Л.М. Организация движения документов. - Спб.: Питер, 2004

3. Еремченко В.А. О проблеме  электронных документов. - М.: БЕК, 2003

4. Ефимова О.А. Современные  технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства. - М.: ИНФРА-М, 2004

5. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. – 2002

6. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие (для студентов экономического факультета)  – Омск.: Омск. гос. ун-т, 2004

7. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве. - Спб.: Нева, 2004

8. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЭМОС, 1999

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Практическая часть.

1. Гарантийное письмо. Оформляется гарантийное письмо на фирменно бланке организации с печатью и подписью руководителя, а также и с подписью бухгалтера (желательно).

 

Исх. № 210913-2                                                                          Директору

от «05» марта 2014 г.                                                                   ООО «Балу»  

  «О поставке торгового оборудования»                                        А.Я. Скориковой                                                                                    

                                                                                                                 

Просим Вас поставить партию торгового оборудования, согласно заявки № 1509  от 15 января 2014 г.

Оплату гарантируем произвести в срок до 04 апреля 2014 г.

В случае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1 % от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Наши банковские реквизиты:

ОАО АКБ «Авангард», г. Москва

р/с № 40702810000080100058

к/с 30101810000000000504

БИК 044525202

ИНН 7412573246

КПП 741251001

 

Директор ООО «Ермак»                                                  Сомов / И.И. Сомов

Главный бухгалтер                                                  Голубева / И.П. Голубева

2. Письмо-запрос. Это коммерческое деловое письмо, которое составляется                   с целью получения необходимой информации от адресата. Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.

 

Исх. № 19  от 16 «декабря» 2013 г                                           Директору ООО «Маяк»

«О приобретении продукции»                                                  С. Л. Петренко

 

 

Наша компания заинтересована в приобретении оптом продукции Вашей фабрики. Просим Вас предоставить информацию о продукции, образцы и прайс-лист. Нас интересуют также закупочные цены в зависимости от объема поставки                    и сроки изготовления необходимой нам продукции.      Прайс-лист, ссылку на сайт фабрики, сведения об условиях сотрудничества  и сроках исполнения заказа просим выслать на e-mail  sele_sss@mail.ru или почтой по адресу: 107023 г. Москва, ул. Мира, д.32 , телефон для связи 8-495-785-33-22.

 

 

Директор ООО «Транзит»                                  Федотов / Федотов М.А.

 

 

 

 

 

 

3. Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо - это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

 

ОАО «Транзит»

ул.Театральная, 7

118934 г.Москва

Тел.(095)444-65-67 
 
10 «июня»2014 №790

Генеральному директору рекламного агентства    
«Быстрый рост»

Е.С. Ворохову

 

Уважаемый Евгений Станиславович!

 

Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор                        № 3467 от 25.05.2014  с  протоколом  разногласий. Протокол  разногласий  просим  подписать,  скрепить  печатью  и один экземпляр выслать в наш адрес    в течение 10 дней.

     Приложения: 1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);

                        2) протокол разногласий в 2 экз. (всего  на 2 листах).

    

Директор ОАО «Транзит»                                                    Дыков / С.М. Дыков

 

 

 

4. Приглашение к сотрудничеству. Письмо о сотрудничестве представляет собой деловое письмо, которое содержит предложение о дальнейшем сотрудничестве. Его составляет и отсылает предприятие потенциальному партнеру.

 

Исх. № 19  от 12 «мая» 2014г.                                         Руководителю  ООО «Транс»    
                                                                                                                   С.А.Большекову                                                                                     

«Письмо о сотрудничестве»

Наша организация занимается поставкой компьютерного оборудования                   и программного обеспечения с 2004 года.       За время работы нашими клиентами стали более 1000 компаний. Сроки поставок минимальны и составляют один день для товаров, находящихся на складе, и 2-3 дня для поставки товара под заказ.      Наша компания заинтересована в долгосрочном сотрудничестве и готова представить Вашему вниманию низкие цены и высокое качество обслуживания.

Наши координаты: 118975 г. Москва, ул. Садовая, 14 Тел. (045) 645-09-78

 

Руководитель ОАО «Витлайн»                                    Сидоров / Сидоров Г.В.

 

 

 

 

 

 

5. Письмо-ответ. Входит в число видов деловой документации. Его составление обусловлено необходимостью дать какой-либо ответ на полученное ранее инициативное письмо. При этом выделяют два вида ответов: положительный и отрицательный. Письмо, содержащее отрицательный ответ, иногда называют письмо-отказ.

 

Исх. № 19  от 12 «мая» 2014г.                                       Генеральному директору

                                                                                            ЗАО «Березка»

                                                                                  Р.Л. Захоржевскому  

«Ответ на предложение»

 

ООО «Курсив» сообщает о готовности предоставить в аренду вашей компании с 22.06.2014 по 25.07.2014 помещение в комплексе «Разлив» площадью 250 кв. м для проведения семинара. Условия аренды остались прежними.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

 

Директор       Румынская / О.П. Румынская