Система мер по обеспечению сохранности архивных документов

Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место и делает отметку в картотеке необнаруженных архивных документов.

При выявлении необоснованного  отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.

В архиве ведется проверка и учет физического и технического состояния архивных документов. Документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии учитываются в специальной книге.

С целью устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов, восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности и воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях, проводится физико-химическая и техническая обработка архивных документов

Основными видами обработки архивных документов на бумажной основе являются:

- дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ;

- реставрация;

- воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования;

- фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом;

- замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации;

- переплет архивных документов;

- обеспыливание архивных документов;

- аварийно-спасательные работы (сушка, дезинфекция, дезинсекция, замораживание, реставрация, воспроизведение, дезактивация и др.).

 

2.8 Создание  страхового фонда

Важной мерой в целях  сохранения документов является создание страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации. Страховой фонд создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах.

 

 

Глава 3 Требования к обеспечению сохранности документов (ОСД) при выполнении архивных работ

Соблюдать требования по ОСД необходимо не только во время  хранения документов в хранилищах, но и при других видах архивных работ, в первую очередь при поступлении документов в архивы, при их использовании и обработке, при транспортировке. Данные требования также закреплены в новых Правилах. Кроме того, на этот счет существуют методические рекомендации, разработанные заведующим лабораторией ВНИИДАД, к.х.н. В.Ф.Приваловым.

Поступившие в архив  документы необходимо освободить от транспортной тары. Документы должны пройти контрольно-профилактический осмотр в ходе которого выявляют документы, пораженные вредителями, влажные документы, а также степень их запыленности и разрушения. Запрещается размещать поступившие документы в хранилища без осмотра.

При обнаружении биологических  вредителей (плесневелых грибов и  насекомых), документы необходимо изолировать  и направить на санитарно-биологическую обработку.

Влажные или намокшие документы необходимо высушить. Существуют различные режимы сушки в зависимости  от состояния документов.

Проверку физического  состояния производят выборочно. Обязательному  обеспыливанию подвергаются обложки  и корешки дел, папки и коробки. При сильном запылении проводят полистное обеспыливание.

При использовании архивных документов необходимо учитывать их физическое состояние. Дела с ветхими  и разрушенными документами не используются. В помещениях для использования  документов должны соблюдаться нормированные условия. На выставках, при экспонировании документов, рекомендуется использовать искусственное освещение. В свободное от посетителей время хранение происходит в затемненном режиме. Не допускается экспонировать документы более 2-3 месяцев в году.

Нельзя подвергать документы  действию солнечного света, оставлять  их без присмотра на рабочих местах, деформировать документы, делать на них пометки, исправления, закладки и др., часто копировать одни и  те же документы, необходимо иметь на них резервные копии.

При реставрации документов должен выполняться комплекс мер  по обеспечению охраны документов. Реставрация и консервация проводится в зависимости от состояния документов. Документы с высокой степенью разрушения материальных носителей ставятся на учет для организации специальной обработки. Архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации, признаются неисправимо поврежденными. После прохождения установленной документальной процедуры, документ снимается с учета и уничтожается.

При транспортировке  и перемещении документов так  же должны соблюдаться меры по обеспечению  охраны, физической сохранности, защите от механических повреждений, действий света, осадков, высокой влажности.

Транспортные средства должны быть чистыми, а тара и упаковочные  материалы – новыми. Машины должны быть закрытого типа, а материалы уложены плотно, чтобы исключить их подвижки и смещение. Внутригородские перевозки целесообразно проводить в теплое время года в сухую погоду. При минусовой температуре перевозки не желательны. После перевозки документы обязательно подлежат акклиматизации по определенным правилам. Если документы транспортируются на дальние расстояния, любым видом транспорта, они должны быть упакованы и перевезены в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для данного вида транспорта.

Также Правилами установлены  общие требования к выдаче документов из архивохранилища. Не выдаются архивные документы, имеющие фонд пользования, не прошедшие научного описания и технического оформления, а выдача из архивохранилища подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных, а также документов АФ РФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Несмотря на принимаемые меры по обеспечению сохранности объектов культурного наследия, эта проблема в нашей стране остается по-прежнему довольно острой.

Необходимо понимать, что только комплексная защита культурных ценностей,  которыми и являются архивные документы, поможет свести до минимума риск утраты исторического и духовного наследия.

В данной курсовой работе были изучены и кратко представлены (в части вопросов сохранности архивных документов) нормативны акты, регламентирующие организацию хранения архивных документов. Изучены и описаны мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов.

Таким образом, хочется еще раз подчеркнуть особую значимость архивов как хранилищ исторической памяти, имеющих непреходящую общественную, государственную и культурную ценность, являющихся одним из символов российской государственности, неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов России и ее информационных ресурсов. И от того, как будут соблюдаться эксплуатационные режимы архива и режимы хранения, будет зависеть сохранность этого наследия.

 

 

 

Список литературы

1 Федеральный  закон Об архивном деле в  Российской Федерации от 22 октября  2004 г. № 125-ФЗ.

2 Правила организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов АФ  РФ и других архивных документов  в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук  от 18.01.2007 Сайт «Архивы России»

3 Артизов А.Н. Изменения в нормативной базе архивного дела и делопроизводства. // Справочник секретаря и офис-менеджера, №8 2007 с. 8-12.

4 Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для начального профессионального образования - М.: Издательский центр «Академия», 2005. -  с. 115-120.

5 Бондарева Т.И. Общественные слушания «Современные проблемы сохранения, комплектования и использования Архивного фонда Российской Федерации» // Отечественные архивы. 2006. № 6. С. 3

6 Козлов В.П. О причинах краж документов в федеральных архивах (из выступления на заседании коллегии Минкультуры России) // Отечественные архивы. 2006. № 5. С. 82–84.

7 Ларина В.Г. Обеспечение сохранности архивных документов в современном мире. // Отечественные архивы. 2006. № 4 С.

8 Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. - М., 2002., С. 60-96.

9 Основные правила работы архивов организаций одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

10 Привалов В.Ф. Обеспечение  сохранности архивных документов  на бумажной основе: Методическое  пособие /Росархив. ВИИДАД. – М., 2003. – 112 с.

11 Филлипов С.Ф. Защита объектов культуры силами вневедомственной охраны и ФГУП «Охрана» МВД России. // Отечественные архивы. 2006. № 3

12 Шабанова Т.Е. «Проблемы обеспечения сохранности документов в ретроспективе их практического решения: опыт, итоги перспективы». Сайт «Архивы России».

¹ Шабанова Т.Е. «Проблемы обеспечения сохранности документов в ретроспективе их практического решения: опыт, итоги перспективы». Сайт «Архивы России».

² Козлов В.П. О причинах краж документов в федеральных архивах (из выступления на заседании коллегии Минкультуры России) // Отечественные архивы. 2006. № 5. С. 82–84.

³ Артизов А.Н. Изменения в нормативной базе архивного дела и делопроизводства. // Справочник секретаря и офис-менеджера, №8 2007 с. 8-12.

⁴ Там же.

⁵ Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук . 18 января 2007 г № 19 Сайт Архивы России

⁶ Учет архивных документов – основа обеспечения их сохранности. Е.В.Алексеева и др. // Делопроизводство №3, 4, 2003 с. 89-92