Обеспечение сохранности архивных документов

Обеспечение сохранности  архивных документов 

 

 

Содержание

 

1.Введение

 

2.История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

 

3.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

 

4.Режимы хранения документов

 

5.Топографирование и учет движения документов

 

6.Хранение документов в электронной форме

 

7. Практическая часть

 

8.Заключение

 

9.Список используемой литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Введение

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено  более 80% ее информационных ресурсов. При  архивном хранении документов они в  той или иной мере подвергаются воздействию  различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств  материалов – старение. Массовым разрушением  документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности  и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная  ситуация наблюдается в других библиотеках  России.

Библиотечные, музейные и  архивные фонды содержат издания  и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся  в процессе хранения и использования. Цель хранения – снизить воздействие  неблагоприятных факторов и увеличить  долговечность документов. В различных  странах мира ведется интенсивный  поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

В настоящее время в  архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих  о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности  является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят  и соответствующие постановления  нашего правительства.

 

 

 

 

 

 

2.История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

Архивы недостаточно собрать  – не менее важно обеспечить сохранность  документов. К сожалению, вся история  развития архивной сферы в нашей  стране насыщена безвозвратной гибелью  документов. Причиной этого явились  не только стихийные бедствия, но и  очень часто безответственное, бездумное  отношение к документам, в том  числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди  граждан так же бытует мнение о  «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников⁴.

Но ведь архивы это еще  и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших  предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о  чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее  – горят, гибнут и в наши дни. Нет  ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни – это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в  начале 20-х годов ХХ века – «Сохраняйте  архивы!» - столь же актуален и сегодня.

Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе. И  за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое  суровое наказание как битье  кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем – пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».

В советские времена закон  также был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных  сведений из документов.

Одним из первых специальных  Законодательных актов по проблемам  защиты архивных документов стал Закон  СССР «Об охране и использовании  памятников истории и культуры»  от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного  наследия⁵. К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.

В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного  фонда Российской Федерации, обязаны  обеспечить их сохранность. На особо  ценные и уникальные документы создаются  страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы  независимо от формы собственности  на них.

Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена  уголовная ответственность. В Уголовном  кодексе РФ (1996 года) есть несколько  статей, устанавливающих ответственность  за эти правонарушения: ст. 164 – «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 – «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 – «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.

В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности  документов – одна из важнейших  функций архивных учреждений⁶.

Специалистам решившим связать  свою профессиональную деятельность с  архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:

1.  обеспечение физико-химической сохранности документов;

2.  создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;

3.  учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;

4.  копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

5.  консервация документов. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

Следует помнить, что документы  хранятся в архиве для того, чтобы  ими пользоваться в течение тех  сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены  от неблагоприятных условий, порчи  их физической основы и нанесенного  на них текста, а так же от хищений  и потерь по небрежности.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего  по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных  архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые  проекты, разработанные для архивов  с различным объемом документов⁷.

В том случае, если здание архива сооружается специально, его  строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных  ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными нормами  проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Федеральной  архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под  архив, признать его годным можно  только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь  выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние  физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено  соответствие помещение вышеперечисленным  критериям, составляется акт, который  подписывают все члены экспертной комиссии⁸.

Требования, предъявляемые  к помещениям архива, зафиксированы  в современных нормативных и  методических документах, прежде всего  в Основных правилах работы архивов  организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:

1.  помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;

2.  поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;

3.  поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью

4.  архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели – как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.

Основные площади здания отводятся под хранилища; они  изолируются от читального зала и  административных помещений. Кроме  них обязательны: комната для  приема и разбора поступающих  дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты  для сотрудников; читальный зал  с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для  обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости  может быть установлена дезинфекционная  камера; комнаты для реставрации  и переплета документов и другое⁹.

Хранилище организуется в  изолированном помещении. К хранилищу  предъявляются наиболее строгие  требования:

1.  совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

2.  не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;

3.  помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;

4.  внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов;

5.  в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;

6.  помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

7.  электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

8.  хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;

9.  вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;

10.  размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;

11.  лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов¹⁰.

Размещение документов в  хранилище связано не только с  обеспечением их сохранности, но и возможного быстрого поиска в целях использования. Хранить документы на полу, подоконнике  и в не разобранных кипах не допускается. В хранилищах устанавливаются  стационарные металлические стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнеупорным  составом), для хранения особо ценных дел и учетных документов –  сейфы и металлические шкафы. Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) – 120 см; проходы между стеллажами – 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом – 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей – 45; расстояние от пола до нижней полки – 20; а в цокольных этажах – 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой. Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световой режимы хранения дел.

Размеры стеллажа: высота – 220-240 см, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок  и связок – 35-40, расстояние между  полками по высоте – 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа – 25-30 см; расстояние между полками  – 35 см.

Если помещение архива имеет высоту более 4 м, то для рационального  использования площади целесообразно  устанавливать двухъярусные стеллажи с межъярусными перекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими безопасность работ. Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальные стеллажи.

Эффективная эксплуатация помещений  зависит от правильного определения  назначения служебных помещений, помогающего  в работе с документами, и от рационального  размещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в  хранилищах применяются откидные и  легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки.