Штатное расписание: составление и оформление

Все виды премий и надбавок, установленных в организации, должны быть закреплены в локальном нормативном акте. Разовые премии в штатном расписании не указываются.

Подсчет итоговых данных по графам 5-9 производится в случае, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени (например, в рублях за месяц).

 

Количество штатных единиц

 

В графе 4 формы N Т-3 указывается количество штатных единиц. При этом допускается указание не в целых единицах, а в долях - 0,25, 0,5, 0,75, с учетом особенностей работы по совместительству. Итоговая сумма по графе 4 указывается в верхнем правом углу в графе "Штат в количестве ___ единиц".

 

Порядок установления наименования должности

 

Если в различных коммерческих организациях наименования должностей работников, выполняющих одни и те же функции, могут варьироваться, то в бюджетных организациях к данному нюансу следует подходить более строго, поскольку от него может зависеть заработная плата и стаж работника.

В целях унификации наименований профессий и должностей, а также определения объема трудовых обязанностей работника приняты следующие классификаторы:

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367, в ред. от 18.07.2007;

- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, в ред. от 29.04.2008;

- Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденный Постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 N 787, в ред. от 20.12.2003.

Кроме того, Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 N 9 утвержден Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, разъясняющий отдельные вопросы, связанные с применением указанного справочника на практике.

При разработке штатного расписания рекомендуем указывать наименования должностей, а также закреплять в трудовых договорах обязанности в соответствии с указанными классификаторами, особенно если работник занимает должность, для которой нормативными правовыми актами предусмотрены гарантии и компенсации.

Если есть необходимость изменить наименование должности, следует помнить: когда должность предполагает досрочное назначение пенсии, ее наименование должно соответствовать указанным в списках работ, профессий, должностей, специальностей и учреждений, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости согласно ст. 27 Федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", и правилах исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости согласно этой статье, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 N 781 (ред. от 26.05.2009).

В своей работе сотрудникам кадровых служб рекомендуем использовать приказы Минздравсоцразвития, устанавливающие тождество отдельных наименований должностей и структурных подразделений. Подобных приказов достаточно много. В качестве примера можно привести:

- Приказ от 13.06.2006 N 464, которым установлено тождество наименований структурных подразделений "послеоперационной терапии и реанимации", "анестезиологии, послеоперационной терапии и реанимации", "гипотермии, анестезиологии, послеоперационной терапии и реанимации", "искусственного кровообращения", "анестезиологии и реанимации искусственного кровообращения", "анестезиологии и реаниматологии" и "анестезиологии-реаниматологии" наименованию структурного подразделения "анестезиологии-реанимации", предусмотренному Перечнем структурных подразделений учреждений здравоохранения и должностей врачей и среднего медицинского персонала, работа в которых в течение года засчитывается в стаж работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, как год и шесть месяцев*(2);

- Приказ от 13.06.2006 N 463, установивший тождество наименований должностей "фельдшер по наркологии" и "фельдшер-нарколог" наименованию должности "фельдшер", предусмотренному Списком должностей и учреждений, работа в которых засчитывается в стаж работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости лицам, осуществлявшим лечебную и иную деятельность по охране здоровья населения в учреждениях здравоохранения, в соответствии с подпунктом 20 п. 1 ст. 27 Федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", утвержденным Постановлением Правительства РФ N 781.

Должности государственных гражданских служащих должны соответствовать наименованиям, указанным в реестре, утвержденном Указом Президента РФ от 31.12.2005 N 1574 (ред. от 01.09.2009). Произвольное изменение наименования должности или структурного подразделения приведет к сложностям при назначении пенсии.

 

Внесение изменений в штатное расписание

 

Если в штатном расписании имеются вакантные должности (то есть не занятые конкретными работниками) и в ближайшее время не планируется их замещение или, наоборот, необходимо внести новые должности, производится изменение штатного расписания. Для этого издается приказ по основной деятельности "О внесении изменений в штатное расписание", в котором указывается, вводится или упраздняется должность, а также структурное подразделение, к которому она относится, наименование должности, количество штатных единиц, оклад и надбавки. Как правило, изменения отражаются в дополнении к существующему штатному расписанию, составленном по форме N Т-3, но содержащем лишь сведения о вновь введенных должностях. Если же изменения многочисленны, ликвидируются отдельные подразделения или упраздняются должности, а также если штат учреждения небольшой, можно составить новое штатное расписание. Количество изменений штатного расписания в течение года не ограничено правовыми нормами, его можно менять по мере необходимости.

 

Обратите внимание! Если в штатном расписании имеются вакантные должности, они не обязательно должны быть заполнены или упразднены. Если в дальнейшем планируется принятие работников, эти должности можно оставлять в штатном расписании незаполненными.

 

Псковский краеведческий музей

 

Приказ N 23

 

г. Псков                                                                06.11.2009

 

О внесении изменений в штатное расписание

 

С целью повышения качества оказываемых услуг

Приказываю:

1. Внести следующие изменения  в штатное расписание:

1) В подразделении "Специалисты" ввести должность "Экскурсовод" - 1 штатная единица, месячный оклад 8 000 рублей;

2) Из подразделения "Администрация" исключить должность "Заместитель директора по научной работе" - 1 штатная единица.

3) Изменения штатного  расписания вести в действие  с 06.11.2009.

4) Ответственным за исполнение  приказа назначить начальника  отдела кадров Михееву Г.Л.

 

Директор                         Семенов                  /В.А. Семенов/

 

Иначе обстоит дело, если необходимо упразднить должность, которую замещает работник. В данном случае речь идет о сокращении численности или штата работников. Подробно эта тема рассмотрена в N 10 журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения", укажем лишь моменты, относящиеся к штатному расписанию. Документальное оформление будет таким: не менее чем за два месяца до предполагаемой даты расторжения трудовых договоров с работниками составляется приказ о сокращении численности или штата работников и утверждается новое штатное расписание. В графе "На период с..." указывается дата не ранее предполагаемого дня увольнения сотрудников.

Если на предприятии или в учреждении производится реорганизация, новое штатное расписание оформляется в аналогичном порядке - составляется и утверждается приказом. Если при этом сохраняются должности работников, оснований для расторжения трудовых договоров в связи с сокращением численности или штата работников не имеется.

Часто возникает вопрос о возможности уменьшения оклада работника путем внесения изменений в штатное расписание. Подобные действия работодателя будут нарушением трудового права, поскольку ст. 57 ТК РФ установлено, что условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) должны быть указаны в трудовом договоре. Соответственно, любые изменения в этой части возможны лишь с согласия работника, подтвержденные соглашением сторон к трудовому договору. Обратим ваше внимание, что формулировка ст. 57 ТК РФ обязывает работодателя указывать в трудовом договоре условия оплаты труда, и ссылка в этом случае на штатное расписание может быть признана трудовой инспекцией или судом недостаточной.

 

Есть ли отличия между штатным расписанием и штатной расстановкой?

 

Общеустановленного определения термина "штатная расстановка" в законодательстве не содержится. В пункте 34 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержденного Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), лишь указано, что штатные расстановки хранятся 75 лет. На практике чаще всего штатная расстановка представлена формой штатного расписания, дополненной графой с указанием фамилии, имени, отчества работника, занимающего конкретную должность.

Однако понятие "штатная расстановка" упоминается в нескольких ведомственных нормативных правовых актах. Например, Приказом Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 утверждена и введена в действие Инструкция по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, п. 98 которой установлено, что штатная расстановка формируется на основании приказов о приеме, переводах, увольнении работников и содержит:

- наименования и перечень  структурных подразделений;

- наименования должностей;

- сведения о количестве  штатных единиц;

- размеры должностных  окладов;

- размер ежемесячной  надбавки к должностному окладу, установленной для конкретного  работника;

- размер доплат и иных  выплат стимулирующего и компенсационного  характера, установленных для конкретного работника;

- фамилию, имя, отчество  работников, замещающих должности;

- номер и дату приказа  о назначении (переводе) на должность;

- номер и дату приказа  о приеме.

Если законом для конкретного учреждения не установлен порядок составления и оформления штатной расстановки, рекомендуем разработать ее форму и утвердить локальным нормативным актом, например, правилами делопроизводства в отделе кадров.

Важное отличие штатной расстановки от штатного расписания - ее не обязательно утверждать руководителю учреждения. То есть штатную расстановку ведет кадровик и по мере необходимости (при приеме, переводе и увольнении сотрудников) вносит в нее изменения.

 

Как долго хранится штатное расписание?

 

После внесения изменений в штатное расписание или утверждения нового утратившее силу хранится в архиве работодателя. Согласно Перечню штатные расписания подлежат хранению в течение трех лет, а штатные расстановки - в течение 75 лет начиная с года, следующего за годом, в котором указанные документы были изменены. Такая разница связана с тем, что штатное расписание обезличено и содержит лишь наименования профессий, а штатная расстановка содержит имя работника, занимавшего должность в определенный промежуток времени, что позволит в дальнейшем разрешить возможные споры с назначением пенсии или установлением факта трудовых отношений. В соответствии с п. 2.9 Перечня исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

Порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов урегулирован Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Кроме того, обеспечение сохранности, описание, учет и использование документов архивного фонда РФ, отнесенные к государственной собственности, регламентированы Основными правилами работы архивов организаций*(3), распространяющимися на архивы государственных организаций, а также обязательными для всех негосударственных организаций.

 

М.О. Строкина,

эксперт журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения"

 

"Отдел кадров бюджетного  учреждения", N 11, 12, ноябрь, декабрь 2009 г.

 

────────────────────────────────────────────────────────────────────────

*(1) Федеральный закон от 19.06.2000 N 82-ФЗ "О минимальном размере оплаты труда" (ред. от 24.06.2008, с изм. от 27.11.2008)

*(2) Приложение к  Правилам исчисления периодов  работы, дающей право на досрочное  назначение трудовой пенсии по старости лицам, осуществлявшим лечебную и иную деятельность по охране здоровья населения в учреждениях здравоохранения, в соответствии с подпунктом 20 пункта 1 статьи 27 Федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", утв. Постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 N 781.

*(3) Одобрены Решением  Коллегии Росархива от 06.02.2002.