Шпаргалка по "Делопроизводству"

20. Основные  этапы подготовки дел к хранению. 
Подготовка док-тов к временному хранению включает: экспертизу ценности док-тов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности док-тов, передачу дел в ведомственный архив организации. 
Экспертиза ценности док-тов осуществляется постоянно действующей ЭК учреждения, кот. определяет научно-историческое, социально-культурное и иное значение док-тов в целях их отбора на хранение и установление срока хранения. ЭК назначается приказом руководителя организации в составе 3-5 человек (председатель - один из руководящих работников). Заседания ЭК протоколируются. Отбор док-тов и дел к уничтожению оформляется актом. Акты утверждаются руководством организации.  
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению,  кот. предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле в правом верхн. углу черным графитовым карандашом; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи док-тов дела. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, т.е. подшиваются, листы в них не нумеруются, док-ты в них хранятся в папках-скоросшивателях. 
В процессе группировки документов в дела составляется внутренняя опись док-тов, находящихся в деле. Она помещается в начале дела и включает индексы док-тов, краткое содержание, даты и номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.  
   На все завершенные дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи дел. В структурных подразделениях описи дел составляются ответственными за делопроизводство по установленной форме под методическим руководством работников архива.  
   В конце описи на отдельном листе составляется итоговая запись, в кот. цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы и утверждается руководителем структурного подразделения Она составляется в двух экз., один остается в структурном подразделении, а второй передается в архив вместе с делами. Описи дел по личному составу составляются в трех экз.  
Сдача дел в архив организации осуществляется по графику, утвержденному руководством организации. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на док-ты для пополнения справочного аппарата архива. Зав. архивом расписывается в приеме дел на всех экз. годовых разделов описей, указывал дату приема и количество принятых дел.

21. Текстовое   документирование.

22. Современная   структура  управления  документацией   в   России.

23.Правила  оформления  реквизитов  документов. 
СТБ 6.38-2004 стандартом установлено 32 реквизита:  
1.  Государственный герб РБ. Располагается на верхнем поле по центру. Диаметр 17 мм. Изображать герб на своих бланках имеют право только государственные организации. Гербовые бланки изготавливаются только организацией, имеющей лицензию на это. Гербовые бланки обязательно должны быть нумерные и подлежать обязательному учету.  
2. Эмблема или товарный знак. Располагается ниже герба на рабочем поле под гербом или на левом не рабочем поле перед названием организации (при угловом оформлении до реквизитов). В частных организациях эмблема может располагаться вместо герба.  
3. Код организации. Располагается в правом углу верхнего не рабочего поля. 
4. Код документа. 5. Название вышестоящей организации. 6. Название организации  
7. Название структурного подразделения. Пишется полностью согласно правовым документам. Если правовыми документами закреплено сокращенное название организации, то его можно указывать на бланке после полного названия в скобках. 
8. Название документа. Пишется большими буквами. 9. Дата. Оформляется только цифровым способом (01.10.2010). 10. Регистрационный индекс. Всегда стоит на одной строке с датой.  11. Место издания. 12. Почтовый адрес.  Оформл. согласно требован. оформления почтовых операций (ул.Советская,15 246000 г.Гомель, Гомельская область, Республика Беларусь). 
13. Коммуникативные данные.Реквизит оформляется на бланке письма (тел (0232)445050). 
14. Коммерческие данные. Указываются на бланке письма - р/с 000 в ф-ле № 300 АСБ «Беларусбанк». 15. Ссылка на входящий документ. Оформляется на бланке письма (на №_____от_____).     16. Реквизит утверждения. Оформляется с 5 таб. положения.  
17. Адресат. Пишется с четвертого таб. положения. Ректору ГГМУ (полн.) Лызикову А.Н. 
18. Резолюция. Письменное указание руководителя. Оформляется между адресатом и текстом на свободном месте.  
19. Заголовок к тексту. Пишется с 0 таб. положения до 4 таб. Положения разрешается переносить слова, точка в конце заголовка не ставится. Если объем заголовка превышает более 5 строк, то заголовок продлевается до 6 таб. положения.  Заголовок должен отражать краткое содержание текста. 20. Отметка об ограниченном доступе к документу. Пишется в правом верхнем углу  вверху рабочего поля документа с 5 табулярного положения.  
21. Текст. Делится на абзацы. Первая строка абзаца пишется с первого табулярного положения (12,5 мм.). вторая и последующая строка – с 0 табулярного положения.    
22. Отметка о наличии приложения. Оформляется после текста с 0 табулярного положения.  
23. Реквизит подписи. Состоит из 3-х элементов: должности, подписи и расшифровки подписи.  24.     Гриф согласования.    Оформляется с 0 табулярного положения. 
25. Отметка о заверении копии.   Верно:   Секретарь подпись А.Н.Иванова   
26.  Отметка об исполнителе. Оформ на бланке письма с 0 таб положения после реквизита подпись: Иванов 77 00 21 
27.  Отметка об исполнении и направлении в дело. Оформляется  на последнем листе документа, может содержать информацию: ссылку на исх. документ или краткий отчёт по решению вопроса: В дело 13-10.   
28. Отметка о регистрации входящего документа. Проставляется на первом листе документа в правом  нижнем углу и представляет собой штамп, в котором указаны дата регистрации и регистрационный индекс. 
29. Отметка о переносе данных  на машинные носители. Оформляется внизу документа. 
30. Гриф «приложение». Оформляется на приложении с 5 табулярного положения:   
Приложение 1 К приказу ректора  ГГМУ от___________№___   
31. Визы. 32. Печать 

24.Особенности   оформления  текста  документов.

25.Особенности  оформления  протокола. 
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях. Конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он состоит из двух частей: вводной и основной.  
Во вводной части после заголовка, даты и места проведения мероприятия  указывают фамилии и инициалы  председателя и секретаря заседания, перечисляют фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке, приводят повестку дня.  
Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), отдельно по каждому вопросу. Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишут прописными буквами, после них ставят  двоеточие и на следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика. Основное содержание докладов и выступлений помещае6тся в тексте протокола или прилагается к нему: постановление печатается полностью.  
Протоколы подразделяются на:  полные, краткие и сокращенные. 
Полный протокол отражает все рассматриваемые вопросы в стенографической  записи в порядке их обсуждения и принятия  решения. 
Протокол краткой формы составляется при наличии  стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко анализируются также оперативные совещания. 
В сокращенной форме протокола кратко излагается суть основных  докладов и выступлений.  
Протокол подписывается председателем комиссии и секретарем, нумеруются протоколы порядковым номером в пределах календарного года.  
Выписка из протокола.  В выписке записывают вводную часть протокола, включая повестку дня, а затем приводят дословную запись  основной части  рассматриваемого вопроса.

26.Техническое   документирование. 
1. Печатание и оформление документов в редакторе Word.  
2. Поля страницы: верхнее и нижнее – 20 мм.; левое – 30 мм.; правое – 10 мм (допускается до 0,8мм.). 
3. Шрифт- размер 15, обычный, за исключением  индекса структурного подразделения, в котором готовился документ. Он печатается 9 шрифтом с межстрочным интервалом – 9пт. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт. 
4. Межстрочный интервал -  для формата А 4 – одинарный. В адресах, заголовках и подписях – точно 14 пт. 
5. Первая строка в абзаце с отступом – 12,5 мм. 
6. Выравнивание – по всей ширине, без переноса слов. 
7. Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются с интервалом – точно 14пт. 
8. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения» отделяются друг от друга – одним интервалом. 
9. Реквизиты документа  отделяются друг от друга – полуторным интервалом. 
10. От границы левого поля без отступа первой строки печатаются 9 реквизитов: «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «наименования должности в реквизитах «Подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи  «Верно», а также слова «Слушали, Выступили, Решили, Постановили», «Приказываю», «Предлагаю», «Обязываю». 
11. Начало абзацев – с отступом первой строки – 12,5 мм.  
12. Реквизит «Адресат» - с отступом от левого поля 80мм. 
13. Реквизиты «гриф утверждения» и «Гриф ограниченного доступа» - с отступом левого поля 100мм. 
14. Реквизит «Отметка о приложении к правовому акту» - оформляется в правом верхнем углу с отступом от левого поля – 120 мм. 
15. Расшифровка подписи в реквизите  «Подпись» - с отступом от левого поля – 120 мм. на уровне последней строки наименования  должности. 
16. Реквизит «Примечание» и «Основание» оформляются от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст – через межстрочный интервал – точно 14 пт. 
17. В левом нижнем углу  лицевой стороны последней страницы  документа печатаются индекс структурного  подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, инициалы того, кто печатал текст, дата создания документа, имя файла. Шрифт – обычный 9 пт., межстрочный интервал – точно 9 пт.

28.Деловая   переписка,  ее классификация. 
Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать, по возможности, один вопрос, чтобы их легче было систематизировать и осуществлять контроль за исполнением. 
Письма могут состоять из одной основной части, без пояснений. Например: «Просим выделить 175 тысяч рублей для закупки оборудования», или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы создания документа, ссылки на решения вышестоящих органов. 
Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации, имеют реквизиты – адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии предложений. Подписываются должностным лицом о рамках его компетенции, Обязательно наносится реквизит отметка об исполнителе. Наименование вида документа не указывается. 
Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы – инициативные и ответные. Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Например, такие письма могут выражать просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Письма-ответы – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит, ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который он отвечает. 
Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо – напоминание, гарантийное и др. 
Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей.

29.Особенности   оформления  документов,  передаваемых  по каналам  электросвязи. 
Современная управленческая деятельность требует большого кол-ва разнообразных док-ов, которые имеют устойчивую тенденцию к росту. При этом становятся более сложными правила их оформления, растут требования к внешнему виду. Всё это приводит к умножению бумажного документооборота, росту расходов на его обеспечение. Решение данной проблемы в замене традиционного документа документом электронным, либо замене бумажного документооборота электронным.  
Электронный док-т на машинном носителе приравнивается к бумажному док-ту и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Основным требованием подлинности электронного док-та является наличие в нём специального реквизита -  электронно-цифровой подписи. Метод цифровой подписи основан на том, что каждый абонент компьютерной сети имеет личный ключ подписи, который явл. секретным и известную всем абонентам сети проверочную комбинацию необходимую для проверки подписи. Комбинация не позволяет подделать подпись. В законе установлена обязательная структура электронных док-ов, он должен сост. из двух частей: общей и особенной. Общая часть включает информацию, составляющую содержание док-та, а особенная – его часть, представляющую собой одну или несколько электронно-цифровых подписей. Электронные док-ты имеют две формы представления: 
• форма внутреннего представления – запись инф-ии сост. электронный док-т на машинном носителе 
• форма внешнего представления – воспроизведение электр. док-та на экране дисплея на бумажных, либо иноотделимо от машинного объекта материальном объекте, доступном,для визуального обозрения, виде и форме понятной для восприятия человеком. 
Особенностью электронного документооборота является регистрация и хранение открытых ключей проверки электронных подписей всех участников элементооборота. 
Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом. 
Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобки – скб. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2000. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Под чертой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая проставляется подписывающим телеграмму. 
Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело. 
Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс, дата, адресат, текст, наименование должности (с указанием учреждения) и фамилии лица, подписавшего документ, время приема-передачи телефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов.

30. Основные  правила  организации  документооборота  в  учреждении.