Шпаргалка по "Делопроизводству"

10. Особенности  работы с исходящими документами, 
Исходящий документ - официальный док-нт, отправляемый из учреждения. Большинство исх. док-тов являются ответом организации на вход. док-ты. Некоторая часть исх. док-тов готовится на основе внутренних док-тов организации. Небольшое число исх. док-тов может требовать поступления входящих док-тов (например запросы в другие организации). 
Проект исх. док-та составляет исполнитель. Исх. док-ты оформляются в двух экз., за искл. факсов и телефонограмм (в одном экз). Проект исх. док-та может быть согласован как со специалистами др. организаций, так и внутри организации. Если док-нт проходит согласование с другой организацией, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Док-нт, проходящий согласование внутри организации оформляется реквизитом «визы согласования документа». Подготовленный проект исх. док-та предоставляется на подпись руководителю. К проекту док-та исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный док-нт. Целесообразно в организации установить порядок, при кот. право подписания док-тов имеют не только руководитель организации, но и др. руководящие работники, в пределах их компетенции. Руководитель организации может внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем, исх. док-т передается на регистрацию. Отправляемые док-ты регистрир. в «Журнале регистрации исх. док-тов». После регистрации и присвоения исх. док-ту регистрационного № необходимо зафиксировать его на обоих экз. После регистрации док-ты направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исх. док-тов и сортировка их по корреспондентам. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления. Отправка исх. док-тов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых док-тов или единственный экз. факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

11. Состав  обязательных реквизитов организационно- распорядительных документов, их  назначение. 
Решение – это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д. 
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции. 
Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. 
Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ») 
Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа – ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись.

12. Процедуры  и операции работы с внутренними  документами 
Внутренний документ – официальный док-нт, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные док-ты используются для организации работы учреждения, т.к. они обеспечивают решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутрен. док-там относятся  организационно-правовые, организац.-распорядительные док-ты. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные док-ты, док-ты по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутрен. док-ты, а только переписка наиболее крупн. структурн. подразделений организации и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутрен. док-ты, порождающие исходящие документы.

13. Требования, предъявляемые к бланкам документов. 
Служебные док-ты, как правило, составляются на бланке, который конструируется в соответствии с формуляром-образцом. Бланк – стандартный лист бумаги форматом А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм), на котором воспроизводится постоянная информация док-а и отводится место для переменной информации. Для формата А4 установлены следующие размеры полей: с левой стороны – 30 мм, с правой – не менее 8 мм, сверху и снизу – не менее 20 мм. Для каждого из них допускается два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный. 
В учреждения, организациях и на предприятиях обычно разрабатывают бланки двух видов: для писем и общий для других организационно-распорядительных док-ов. Возможно изготовление бланков других организационно-распорядительных док-ов (ОРД), если таких док-ов создаётся более 300 в год. Порядок расположения и границы реквизитов в проектируемых бланках ОРД должны строго соответствовать СТБ 6.38-95. Ограниченные отметки для полей и отдельных реквизитов печатают на бланке в виде уголков или других обозначений. Бланки типовых док-ов массового применения, как правило, должно иметь трафаретные части текста с постоянной информацией, которые при оформлении док-та дополняются переменной информацией.

14. Контроль  процесса исполнения документов. 
Организация контроля исполнения должна беспечивать своевременное и качественное исполнение док-ов. Контроль исполнения включает: 
• постановку док-ов на контроль 
• проверку своевременного доведения док-ов до исполнителя 
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения 
• учёт и обобщение результатов контроля исполнения док-ов 
• информирование руководителя 
Ответственность за организацию контроля по своевременному  исполнению док-ов и содержащихся в них поручений возлагается на руководство организации и руководителей структурных подразделений, а также на должностных лиц, указанных в тексте док-та или резолюции служебного док-та. 
Отметка о контроле содержит букву «К» или слово «Контроль» и выполняются от руки или штемпелем. Контроль исполнения док-ов осуществляется по журналам регистрации. В организациях с большим документооборотом применяются контрольные карточки учёта исполнения док-ов, которые оформляются на двух экземплярах.

15. Состав  организационных документов. 
Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы. 
Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.  
Текст устава может содержать следующие разделы: 
• общие 
• организационное единство 
• регламентация деятельности 
• финансово-материальная база 
• отчётность и ревизионная деятельность 
• порядок ликвидации и ответственности по делам организации 
Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). 
Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Текст положения включает следующие разделы: 
• Общие положения; 
• Цели и задачи; 
• Функции; 
• Права и обязанности; 
• Руководство; 
• Взаимоотношения с другими подразделениями. 
Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками, визирует юридическая служба, утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения. 
Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц. 
Инструкция оформляется на общем бланке организации. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: 
• Общие положения; 
• Должностные обязанности; 
• Права; 
• Ответственность; 
• Взаимоотношения. 
Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы.

16. Систематизация документов в организации. 
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации. Этой инструкцией должны руководствоваться работники организации, ответственные за формирование и хранение дел. Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации . В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется ведомственным архивом. 
Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка регистратор 
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: 
• помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел; – запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, за исключением экземпляров особо ценных документов; 
• документы постоянного и временного хранения группировать отдельно; 
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа; 
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с СТБ.  
Требования к оформлению документов: 
• группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют – судебные дела, личные дела, переходящие дела; 
• группировать в дело документы в зависимости от специфики деятельности того или иного учреждения ( Например: документы учебных заведений, которые формируются на учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона и др.); 
• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1, т.2» и т.д. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

17. Правила  составления и оформления  организационных  документов. 
Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава должно включать: наименование учреждения, организации, предприятия, его вид; местонахождение (почт. адрес); предмет и цель деятельности; порядок образования имущества; порядок распределения прибыли; порядок образования учреждения; порядок управления и прекращения деятельности; органы управления. Текст устава содержит следующие разделы: Общие положения; Уставной фонд; Порядок деятельности; Управление; Учет и отчетность; Распределение прибыли; Прочие накопления; Прекращение деятельности; Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов: наименование организации – автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);  наименование вида док-та – УСТАВ; дата; регистрацион. номер, место издания; гриф утверждения; текст; подпись. 
Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различают: положения об организациях, структурных подразделениях, о коллегиальных и совещательных органах, о временных органах (комиссиях, советах). Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования. Текст положения включает след. разделы: Общие положения; Цели и задачи; Функции; Права и обязанности; Руководство; Взаимоотношения с другими подразделениями. Положения подписывают должностные лица, являющиеся разработчиками, визирует юридическая служба, утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения. 
Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, технологические, финансовые и иные стороны деятельности организаций, (их структурных подразделений), должностных лиц. Оформляется на общем бланке организации и содержит реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, кот. нумеруются арабскими цифрами, а кол-во разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, кот. ее разработало, а утверждается руководителем организации. Инструкции бывают: должностные; по безопасности труда и др. Должн. инструкц. определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должн. инструкции состоит из след. разделов: Общие положения; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения. 
Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

18. Номенклатура дел и ее назначение. 
Номенклатура дел - это систематизированный список документов с указанием сроков хранения. 
Номенклатура дел составляется в ноябре-декабре месяце, вводится в действие с января наступающего года. 
Сначала составляется номенклатура дел в отделах, на основании дел отделов составляется номенклатура дел организации. 
Номенклатура дел составляется ежегодно. В течение года номенклатура дел может обновляться.   
Номенклатура дел организация согласовывает с экспертной комиссией организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива. 
Номенклатура дел  организации  согласовывает с государственным архивом 1 раз в 5 лет или в случае большого структурного изменения в организации. 
Номенклатура дел отдела согласовывает с экспертной комиссией отдела, если такая имеется. 
Номенклатуру дел организации подписывают: 
Отдела – начальником общего отдела 
Организации – утверждается руководителем.   
Вся номенклатура печатается на общем бланке. 
Номенклатура дел отдела  печатается в 2 экземплярах, номенклатура дел организации - в 4 экземплярах. 
Оформляется таблицей. В таблице указывается: 
1.Индекс дела. 
2.Заголовок дела (тома части). 
3.Количество дел. 
4.Срок хранения и номер статьи по перечню. 
5.Примечание. 
Номенклатура дел отделов согласовывается  с ведомственным  отделом.  В дело можно подшивать 250 листов. Сквозная нумерация. 

19. Основные  распорядительные документы, их  назначение,  состав и порядок  оформления. 
Текст распорядительного документа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В констатирующей части указывается документ, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.  Распорядительная часть излагается в повелительной форме (ПРИКАЗЫВАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, РЕШИЛИ). С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель, действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. 
   Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов предоставляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. 
Решение – это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д. 
Распоряжение- распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках своей компетенции. Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, администрации предприятий в пределах прав, предоставленных им законами РБ.  
Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»). 
Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Приказы делятся на 2 подгруппы:  По личному составу;  Подразделяются на 2 группы: 1. О приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, премировании сотрудников. 2. О предоставлении отпусков,  наложении взысканий, командировках. По основной деятельности.  Текс приказа состоит из двух частей: констатирующей (В связи…… В целях…На основании…и т.д.); распорядительной ((ПРИКАЗЫВАЮ.). Перед текстом приказа пишут заголовок (о чем приказ – Об увольнении….). Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа – ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись. 
Поручение – распорядительный документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания.