Русское Зарубежье и архивная россика за рубежом

 

 

 

 

 

2. Нормативно-методическая база делопроизводства

 

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты  Российской Федерации в сфере  информатизации и документации;

- указы и распоряжения  Президента Российской Федерации,  постановления и распоряжения  Правительства РФ, регламентирующие  вопросы документационного обеспечения  на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных  органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов  представительной и исполнительной  власти субъектов РФ и их  территориальных образований, регламентирующие  вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты  на документацию;

- унифицированные системы  документации;

- общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной информации;

- государственную систему  документационного обеспечения  управления;

- нормативные документы  по организации управленческого  труда и охране труда; 

- нормативные документы  по организации архивного хранения  документов.

Закон Российской Федерации  “О стандартизации” от 10 июня 1993 года № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных  органов управления, предприятий  и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона.

Федеральный закон РФ “Об информации, информатизации и  защите информации” от 20 февраля 1995 года № 24-Ф3 устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности.

Документирование информации - обязательное условие для ее включения  в информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов их массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством  РФ, в том числе он имеет право:

- назначить лицо, осуществляющее  хозяйственное ведение информационными ресурсами, или оперативное управление ими;

- установить в пределах  своей компетенции режим и  правила обработки, защиты информационных  ресурсов и доступа к ним; 

- определять условия  распоряжения документами при  их копировании и распространении.

  Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организация и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Развитие отдельных  положений этого закона нашло  выражение в Указе Президента “Об основах государственной  политики в сфере информатизации”  от 20 января 1994 года, постановлениях Правительства  “Об информационном обеспечении предпринимательства в РФ” от 1 декабря 1994 года, “Об улучшении информационного обеспечения населения РФ” от 12 января 1996 года и др.

  Федеральный закон “Об участии в международном информационном обмене” от 4 июля 1996 года № 85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства. Закон РФ “О государственной тайне” от 21 июля 1993 года № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ “Об архивном деле в РФ” направлен на совершенствование  организации архивного дела в  стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства.

 

3. Понятие «делопроизводство»

 

  Исторически документирование развивается по двум направлениям: документирование по общим вопросам управления и документирование специальных сторон управленческой деятельности. Первон направление охватывает основную, оперативную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникший при документальном оформлении этой деятельности, получил название общей документации. Отдельные стороны деятельности учреждений находят отражение в системах специальной документации (бухгалтерской, статистической, военной, технической, дипломатической и др.). Необходимость выделения данных систем была вызвана особенностями содержания документов, правил их составления и работы с ними.

  В настоящее время термин «делопроизводство» приравнивается к понятию «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и определяется как «отрасль деятельности», обеспечивающая документирование и огранизацию работы с официальными документами». 

Таким образом, задачи делопроизводства охватывают документирование и организацию  работы с документами.  
 Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с  документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.  Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. 

Документационное обеспечение  управления можно рассматривать как промежуточную стадию при переходе от традиционного делопроизводства к управлению документацией, которое следует понимать как полноценную управленческую функцию организации.

Важно, что документационное обеспечение управления имеет дело не только с организационно-распорядительными документами, с которыми в основном связано традиционное делопроизводство, но и управленческой, научно-технической, практической, конструкционной и другой документацией. 
 Документационное обеспечение управления включает и принципиально новые виды документации, определяемые как информационные ресурсы, ― реестры, регистры, базы и банки данных, Интернет-сайты и т.п. Необходимо, чтобы в современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним были едиными. Управленческое решение должно приниматься не только на основании распорядительного документа; следует проводить анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступной руководитель в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы.      Достоинство термина «документационное обеспечение управления»² очевидно, поскольку его внутренняя языковая форма подчеркивает функциональную связь с управленческой деятельностью. Однако у термина есть недостаток: он состоит из трёх слов, и хотя термины-словосочетания вполне допустимы, из соображений удобства предпочтение отдается термину-слову. 
 Необходимость в делопроизводстве возникает только тогда, когда имеет место процесс управления, но последний может существовать лишь в том случае, если в нем поставлено делопроизводство, т.е. определен порядок документирования и работы с документами. Следовательно, делопроизводство и управление – это две стороны одного процесса, они взаимообусловлены и взаимоувязаны. Без управленческого аппарата нет делопроизводства, без делопроизводства не может работать управленческий аппарат.  
 Таким образом, можно утверждать, что делопроизводство представляет собой технологию управления. Обм этом свидетельствует и история его развития.  
 В наследство от советского периода нам досталось понимание делопроизводства как чисто технического и второстепенного процесса, состоящего из отдельных операций: курьерская доставка, обработка получаемых и отправляемых документов, их учет в журнале. 
 Однако, как было отмечено выше, у делопроизводства есть и вторая сторона – оно, как в зеркале, отражает саму систему управления. Постановка делопроизводства в организациях указывает чащего всего на наличие плохо организованной системы управления с нечеткими задачами, отсутствием распределения обязанностей и делегирования полномочий на нижестоящий уровень. Процесс управления прописан не так тщательно и скрупулезно, как этого требует организация управленческого труда в XIX в. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Теоретическое  делопроизводство в XIX в.

 

1. Система министерского делопроизводства XIX в.

 

На протяжении XIX —  начала XX в. осуществляется законодательная  регламентация делопроизводства учреждений. Наряду с этим появляется достаточно обширная делопроизводственная литература. Большое значение в этот период имели гак называемые письмовники — сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX в. начинают издаваться регулярно. Известно более 100 сборников образцов документов, изданных до 1917г. Цель издания сборников образцов - дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула  главным образом верхний уровень  управления - высшие и центральные  учреждения, и вместе с реформами  Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях  конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как "исполнительное".

Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных  дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции  и на правах министерства - Государственное  казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - 1 января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

Окончательно единоличное  министерское начало победило лишь с  изданием 28 января 1811 г. «Общего учреждения министерств» -законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними. Структура министерств имела следующий вид:

 

 

 

Министры назначались  самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации  министерств: директора, возглавлявшие  департаменты, подчинялись непосредственно  министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений. Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа "для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения". В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих.

"Общим учреждением  министерств" вводилось единообразие  в систему делопроизводства министерств:  от создания документов и до  их архивного хранения. Особое  место уделено порядку "сношений" (переписке) министерств с другими учреждениями.

Следует отметить, что  само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой  занималась не только и не столько  канцелярия, сколько весь аппарат  учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».