Разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении (на примере МУ «Досугово-профилактический центр

Использование системы в практической деятельности вашей организации позволит значительно облегчить выполнение задач исполнителям, занятым формированием, согласованием и обработкой документов, вовлеченных в документооборот, и, кроме того, обеспечит организации в целом достижение нового качественного уровня в решении таких вопросов как:

- организация единого централизованного  хранилища документов, его оптимальная систематизация.

- формализация технологических  процессов формирования, согласования  и обработки документов, актуальность  и достоверность схем их рассылки.

- улучшение средств контроля  над ходом выполнения процессов  формирования и обработки документов, регулирование и управление системой документооборота.

     - повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицированных ФАПСИ систем электронно-цифровой подписи и шифрования.

- достижение высокой степени  независимости работы над документами  от личных качеств персонала, за счет автоматического исполнения  большинства формальных действий.

- возможность адаптации учетных и аналитических систем, функционирующих в организации, к процессам движения документов по их технологическим маршрутам.

- возможность получения статистических  и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов.

• создание полнофункциональной системы контроля исполнения поручений.

2.3.4. Система электронного документооборота LanDocs

Линия программных продуктов LanDocs разработки компании «ЛАНИТ» предназначена для построения автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятиях различного масштаба и специализации. С использованием программной продукции LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений:

- система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исполнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;

- корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;

- система автоматизации деятельности  ведомственных архивов и архивных подразделений организаций, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы Российской Федерации, обеспечивающая подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и предоставляющая возможность реализации специальных технологий массового (пакетного) ввода документов на бумажной основе в электронный архив;

- система автоматизированной поддержки деловых процессов организации, реализующая возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов.

Информационная безопасность перечисленных проектных решений обеспечивается специализированной подсистемой безопасности, реализующей механизмы электронной цифровой подписи (в том числе – сертифицированных ФАПСИ) для подтверждения авторства и целостности документов, шифрования данных для их защиты от несанкционированного доступа, а также выполняющей функции Центра сертификации ключей (поддерживает сертификаты формата X.509) и осуществляющей протоколирование действий пользователей в специальном журнале безопасности.

2.3.5. Система электронного  документооборота БОСС-Референт

Система документационного обеспечения управления БОСС-Референт - это программный пакет, который позволяет организациям создавать эффективные системы управления электронным документооборотом и автоматизации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур. В частности, создание в организации подобных систем позволяет:

- повысить скорость принятия  решений и их качество 

- усилить контроль исполнительской  дисциплины 

- повысить управляемость организации 

- увеличить продуктивность работы отдельных сотрудников, рабочих групп, организации в целом.

Система БОСС-Референт имеет большое число внедрений и предназначена для предприятий различных размеров и форм собственности:

- крупные коммерческие предприятия  и холдинги 

- федеральные органы власти

- региональные органы государственной  власти и другие  

государственные предприятия

- территориально распределённые  предприятия 

- компании со сложной организационной  структурой 

- компании с большим объёмом  документооборота 

- небольшие, стремительно растущие компании.

Функционалом системы БОСС-Референт могут воспользоваться как руководители, так и начальники отделов, IT-специалисты, делопроизводители, исполнители, секретари и другие сотрудники предприятий, благодаря широкому кругу автоматизированных бизнес-процессов:

- работа с внутренними документами  организации 

- обработка входящих и исходящих  документов 

- управление внешними контактами 

- работа с договорами организации 

- организация новостных каналов  и конференций 

- ведение справочника организации в электронном виде

- поддержка инженерного обеспечения  хозяйственных объектов организации

• организация и планирование мероприятий.

2.3.6. Система электронного  документооборота DIRECTUM

DIRECTUM – корпоративная  система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. Кроме того, DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

- управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.), полнотекстовый и атрибутивный поиск, версии документов и электронно-цифровая подпись, структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.

- управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования  и обработки документов на  всех стадиях их жизненного  цикла (docflow), выдача электронных заданий и контроль их исполнения, взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов, поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

- управление совещаниями. Организация  подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки), формирование и рассылка протокола, контроль исполнения решений совещания.

- канцелярия. Регистрация бумажных  документов в соответствии с  требованиями ГСДОУ, ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов, контроль местонахождения бумажных документов.

- управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Эффективное использование системы DIRECTUM также обеспечивают следующие компоненты:

- сервер репликации. Создание территориально  распределенных систем, обменивающихся  в режиме off-line, иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

- сервер веб-доступа к DIRECTUM. Доступ  с помощью браузера из любой  точки мира к документам, задачам, заданиям и т.д.

- предметно-ориентированный инструмент  разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников и отчетов, встроенный язык программирования, настройка форм карточек и событий, интеграция с другими системами.

 

2.3.7. Система электронного  документооборота NauDoc

Назначение системы NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.

Преимущества системы NauDoc по сравнению с решениями-аналогами:

- система является лидером среди российских систем своего класса (в соответствии с анализом отечественных систем автоматизации делопроизводства, проведенного журналом "Компьютерра" в октябре 2005 года);

- низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями (по данным аналитического отчета DSS Consulting от августа 2005 года и в соответствии с справочником "Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения");

- простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;

- гибкость системы, возможность  полноценной настройки под конкретные процессы организации;

- веб-интерфейс, позволяющий обеспечить  безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;

- работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.;

- возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации;

• возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.

2.3.8. Система электронного  документооборота DocsVision

Новая версия комплексной платформы DocsVision, разработанная на базе самых современных программных технологий и предназначенная для автоматизации процессов управления, документооборота и для создания интегрированных приложений. DocsVision - результат многолетней работы в области разработки приложений для автоматизации процессов управления и документооборота.

DocsVision обеспечивает тесную интеграцию  всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

- автоматизация управления предприятием 

- поддержка процессного подхода  в организации управления 

- автоматизация систем менеджмента качества

- автоматизация процессов согласования  и утверждения документов 

- средства контроля исполнения  документов и заданий 

- маршрутизация и доставка документов  на рабочие места 

пользователей

- управление процессами обработки  документов 

- организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками

- автоматизация канцелярии 

- создание электронного архива  документов

Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. В данном обзоре предлагается анализ наиболее популярных отечественных разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами:

Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

СЭД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала (см. Приложение №1). Как показано в таблице, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.