Разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении (на примере МУ «Досугово-профилактический центр

Среди преимуществ автоматизации документооборота и перехода к полномасштабному применению электронных документов в управлении можно выделить следующие25:

Первая группа - Исчисляемый эффект, обусловленный улучшением управленческих процессов и не поддающийся количественным подсчетам.

Ко второй группе эффектов (неисчисляемых):относят

Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.).

Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления.

Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступной более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации.

Формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры.

Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей (удаленное взаимодействие, поддержка деятельности рабочих групп и др.).

Таблица 2.2. Сравнение эффективности работы с бумажными и электронными документами (неисчисляемый эффект)

Работа с бумажными документами (традиционная технология)	Работа с электронными документами (автоматизированная технология)
Ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта)	Автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам
Ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров	Автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов
Ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения	Автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту
Размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям	Автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети
Ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников	Автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети
Многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений	Однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений
Ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений	Автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа
Почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров	Автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии

Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации.

2.3. Обзор и сравнение  систем автоматизации документооборота

Электронный документооборот постепенно входит в жизнь большинства российских компаний и государственных ведомств. Спрос, как известно, рождает предложение и в настоящее время на рынке представлены множество систем, как отечественных, так и зарубежных. В данном материале рассмотрены исключительно российские разработки. Оставшуюся долю рынка занимает ряд малораспространенных продуктов, а также локализованные версии иностранных систем. Кроме того, существует довольно большое количество компаний, предлагающих проектные решения по реализации централизованного электронного документооборота.

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация защищенной работы в сетевом режиме [26]. Ниже приводится подробная классификация функций систем, по которым и производился сравнительный обзор. Эта классификация является устоявшейся и принята большинством экспертов по системам документооборота. Возможности систем были разделены на три группы: канцелярия, управление электронными документами и деловыми процессами, администрирование системы.

2.3.1. Система электронного  документооборота ДЕЛО

Исторически в учреждениях России и стран СНГ сложилась единая и строго регламентированная методика организации работы с документами. Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно расширить её возможности. «ДЕЛО» – это программная система, позволяющая создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами.

Это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.

«ДЕЛО» успешно используется для автоматизации документационного обеспечения управления предприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также в государственных органах власти и местного самоуправления:

- позволяет автоматизировать документооборот  в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства;

- позволяет реализовать современный  электронный документооборот с  сохранением процессов обработки  бумажных документов;

- предоставляет возможность организации  потока работ (workflow) с осуществлением  контроля за движением и исполнением документов;

- масштабируемо система может  быть установлена на одном  компьютере, в учрежденческой сети  или в различных структурных  подразделениях с самостоятельным делопроизводством;

- поддерживает централизованную  и децентрализованную схему организации делопроизводства;

- поставляется как в готовом, так и в заказном варианте.

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа над проектами документов

Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:

- создание РК проекта документа, в том числе и «во исполнение»  распорядительного документа;

- изменение проекта с сохранением  предыдущих версий;

- согласование проекта документа;

- утверждение проекта документа;

- регистрация документа, созданного  на основе проекта.

При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.

Регистрация документов

Для каждого документа в системе «ДЕЛО» формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее.

Состав реквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.

Контроль исполнения

В системе «ДЕЛО» реализован контроль исполнения документов. На контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Возможно формирование напоминаний исполнителям и сводок об исполнении контрольных документов.

2.3.2. Система электронного  документооборота ЕВФРАТ-Документооборот

Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:

- повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач, анализа организационно-распорядительной деятельности;

- сокращение непроизводительных  затрат рабочего времени сотрудников  и издержек на расходные материалы;

- создание единого информационного  пространства предприятия;

- обеспечение надежности учета  и хранения документации;

- организация эффективной защиты  информации.

ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:

- осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных;

- организовывать контроль исполнения  поручений;

- формировать различные журналы  и отчеты.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим. Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.

Система контроля исполнения позволяет полностью воспроизвести порядок прохождения документа в организации. Это достигается за счет создания параллельных (имеющих нескольких соисполнителей) и последовательных (исполняющихся не одновременно, а друг за другом) поручений, а также подпоручений, исходящих от ответственного исполнителя. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает сотрудникам правильно организовать свою работу и улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению (начало работы над поручением, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

При помощи поручений особого вида в новой версии стало намного проще проводить процессы согласования документов.

В состав системы входят следующие модули:

- АРМ Пользователя;

- АРМ Администратора;

- модуль "Графический дизайнер  маршрутов" дает возможность спроектировать типовые маршруты движения документов в организации;

- дизайнер форм - средство настройки  регистрационно-контрольных карточек;

- менеджер журналов и отчетов - средство настройки отчетов;

- средства настройки ЭЦП и  протоколов действий пользователей;

Дополнительно в систему могут входить:

- "НТТР-сервер", который дает  возможность пользователям получать  доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира;

- "Архивариус", предоставляющий средства автоматизации процессов списания и хранения документов

Основными функциями системы являются:

- регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

- постановка документов на контроль;

- возможность создания параллельных  и последовательных поручений, подпоручений  соисполнителям;

- возможность проектирования типовых  маршрутов движения документов;

- слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

- поиск документов по любому  из полей регистрационной карточки  и по тексту присоединенных  к карточке файлов с учетом  морфологии русского языка;

- разграничение прав доступа  к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

- протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;

- подготовка и печать журналов  и отчетов;

- рассылка документов, переписка  между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;

- возможность автоматизации процессов  хранения и списания документов  в архив;

• доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

2.3.3. Система электронного документооборота Optima WorkFlow

Комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTIMA-WorkFlow предназначена для управления процеcсами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства.